事业单位加强内部控制管理的路径探讨

作者:未知

  摘要:事业单位是我国政府机构中的重要组织形式,其主要的工作宗旨就是为人民服务,为群众处理日常生活中的行政事务。事业单位加强内部控制,可以提高其管理水平和对经营风险的应对能力,更好履行其公共服务职能,预防腐败,维护好社会公共利益。本文通过对内部控制相关理论进行阐述,指出目前事业单位在内部控制管理上存在的问题主要是内控机制不完善、预算管理控制不严、政府采购及资产管理不够细化、内部控制信息化管理水平不高,造成事业单位内控管理效率不高。因此,事业单位在完善内部控制管理的路径上,要结合单位的具体公共服务内容和类型,建立自上而下的内部控制机制,建立内控领导小组,明确每个内控人员的职责;建立内部控制协同机制,实现业财融合,建立标准的业务流程;优化预算管理组织框架和流程,实现全面预算管理制度;完善政府采购和资产管理环节,降低采购成本,提升资产管理质量;同时要做好内部控制管理信息化建设,构建良好的管控平台,实现内控数据的共享,提高事业单位服务质量。
  关键词:事业单位;内部控制;路径
  事业单位加强内部控制管理,通过制定制度、实施措施和执行程序,对于公共服务活动中的风险进行防范和管控,可以提高事业单位的办事效率,将权力关进制度的笼子中。事业单位加强内部控制管理从实践意义上来讲,节约了事业单位运行的管理成本,保护了国家资产的安全完整性,提高了单位内部资金的利用效率,最重要的是防范了廉政的风险。因此,本文基于事业单位内部控制管理对当下社会的影响,通过分析事业单位内部控制管理中存在的问题,指出加强内部控制管理的策略,希望对事业单位发展提供借鉴。
  一、内部控制相关概念
  (一)内部控制概念
  内部控制是现代企事业单位加强内部管理的重要举措,是在单位实践中不断完善和发展起来的。内部控制强调在管理中以预防风险为主,通过建立完善的企业内部制度和程序减少舞弊或者高风险事件的发生,提高管理效率和质量。行政事业单位内部管理是政府部门管理重要组成部分,主要要素包括风险评估和识别、内部环境优化、内部控制活动、内部控制监督等。内部控制强调控制的过程,要与行政事业单位的财务、管理、会计系统等融为一体,经济活动要以预算编制为前提,各个部门履行好职责,实现对总目标的有效监督和自我约束。
  (二)内部控制目标
  对事业单位内控进行目标分解,主要包含以下几个方面的内容:(1)确保单位内部的控制活动符合国家相关的法律政策。具体的就是内部控制在预算、资产、建设项目等的管理上要符合政策,不发生违法事件。(2)确保单位内部资产使用安全有效。事业单位内部资产属于国有资产,单位在使用中要保证资产的使用效率,确保资产的安全性。(3)预防腐败情况的出现。建立的内部控制措施要保證单位职工的廉洁性,内部控制中要强调行政监督的重要性。(4)保证公共服务效率。事业单位担负着重要的使命,保证公共服务效率是内部控制的总目标。
  (三)实现内部控制方法
  事业单位在建立和实施内部控制过程中,要以审计处、财务处、资产管理处等为核心部门,单位内部党委统一领导,实施重点内部控制。这些单位内部控制方法从具体的类型上来讲,主要包括以下几个方面:(1)权责明确制。按照控制论的理论,事业单位一些功能性比较相似部门要进行适当的分离,明确具体岗位的工作职责和权利,做到相互监督和控制。(2)授权审批控制。单位内部所有业务来往和需要进行权限的审批,只有对业务产生原因、带来的影响进行全面审查后再进行业务签署。(3)归口的管理。明确单位内部业务的归口管理,按照统一的事业单位流程进行管控。(4)预算控制。根据单位目标和计划进行预算编制,控制资金使用的范围,预算控制要贯穿在整个经济活动中。
  二、事业单位内部控制管理中存在的问题
  (一)内部控制工作机制不够完善
  很多事业单位的内部控制工作机制还不够完善,内部控制制度建设只有整体性指导,而无针对性指导。卿文洁[1]通过对湖南省相关事业单位进行调查,发现很多事业单位财务会计内控制度尚未建立,由办公室或上级单位代理负责财务工作,这极大地制约了单位内部控制机制的建立健全。同时在内控工作机制中,大部分事业单位直接借鉴别的事业单位内控模板,没有建立自己的内控标准。万光文[2]指出部分行政事业单位没有专门的内部控制机构,存在岗位设置不合理、人员配备不齐的现象,有的单位虽然建立了内部控制制度,但不完善,内部控制制度设计中缺少科学性、全面性、制衡性,无法实现对经济活动的全程监督、风险防控。
  (二)预算管理内部控制不严格
  事业单位预算管理是财务人员对核算的各种不确定性因素进行合理的测算,主要目的就是控制成本,做到对未来阶段性资金的收支,对单位的经营活动进行提前的规划,对单位资源进行合理的分配,实现成本的最佳化管理,减少铺张浪费现象。杨立艳[3]认为事业单位在预算管理内控中没有形成全面预算管理体系,预算执行和调整比较随意,预算管理没有渗透到各个部门之中。张庆龙[4]指出,很多事业单位在预算编制阶段,对收支预测不合理,预算编制方法不科学,部分行政事业单位习惯于以上一个财政年度的实际支出数据为基础修修补补,没有全盘考虑单位发展目标。因此,预算管理内部控制不严格,还没有建立全面预算管理机制是很多事业单位存在的问题。
  (三)政府采购及资产管理内部控制不完善
  事业单位采购内部控制主要包括采购的请购和审批、供应商的选择和审批、采购合同的拟定、审核与审批,同时要对采购和验收的相关记录进行保存,最后是付款的申请、审批和执行。在政府采购管理制度上,很多事业单位没有对采购的预算和计划进行管理,临时性急需购买物资需申报调整预算,但手续完善性不好。刘佳昕[5]指出,在实践中,一些政府机关并没有把采购预算单独列示,而是笼统归入财政预算中,同时预算也没有编制到具体的项目,这就使采购单位、采购中心、财务部门无法很好地交接工作,增加了采购成本与实施难度。采购方式不严格,王荣[6]指出很多事业单位没有建立和完善资产台账管理制度,做不到定期和不定期的对固定资产进行盘点,同时资产清理活动做得不好,对于废弃资产的处置还不到位,做不到以账对物、以账查物、见物就点、见账就清不重不漏。   (四)内部控制管理信息化程度不高
  随着信息化建设的推进,事业单位因为工作需要已经建立起了自己的信息化系统,通过在各个部门进行信息化子系统的安装,实现业务和财务的融合,方便单位内部的统一管理。但是,就实际情况来看,信息化系统在各个部门还存在相互独立的现象,不能起到相互制约相互监督的效果。阎瑞凤[7]认为部分行政事业单位的各个部门之间,没有做好有效的沟通和交流,信息交换不及时,导致财务会计工作和内部控制监督不能形成优势互补,会计信息的价值得不到充分的体现,也会导致事业单位内控力度弱化。同时,受到传统化管理模式的影响,事业单位领导层还不适用信息化管理的模式,对于信息化内控管理方式还不够重视,纸质化签审的模式仍然占据主导地位,没有结合到具体的流程中。目前事业单位通过信息化软件建立防控流程是内部控制比较显性的实现方法,在设定流程业务规则、细化流程、识别风险以及风险预警上需要发挥出信息化系统的作用,但是由于各个部门的业务融合性还不强,导致在业务数据的收集、整理和分析上还不是很全面,数据可靠性不强,导致信息化系统发挥的作用并不高。
  三、事业单位加强内部控制管理的路径
  (一)完善内部控制工作机制
  针对事业单位普遍存在的内部控制机制不严格的现象,事业单位领导层要重视内控工作机制的完善,从各个方面强化内控管理,可以从以下几个方面进行内控工作机制的建立:(1)成立内部控制工作小组。可以设置内部控制规范工作领导小组办公室,负责组织协调单位内部的内控工作,要将内控的理念深入到单位内部的各个科室中,纪检监察室负责成立内控审计小组,作为内控机制的审查机构,强化内控领导小组的责任。(2)完善控制制度,明确控制的标准。在事业单位内部建立起完善的控制制度,包括岗位责任制度、业务流程制度、收人审核制度、会计核算制度、内部审计制度等。同时要明确控制的标准,根据事业单位的性质和工作特征建立起内控的标准,比如成本降低率、风险控制率、成本差用率等。内控制度建立较好的单位可以相应的建立指标控制制度,将一些总目标进行分解,建立子目标控制制度,促进事业单位工作与经营活动高效进行。(3)形成风险防控机制。要根据现代企事业单位风险控制方法,建立起适合本单位的风险防控机制,对于风险进行识别,明确风险的控制点,对于控制点周围的活动建立相应的预警、评估、报告和应急规章制度,将风险抑制在萌芽阶段,减少不必要的损失。
  (二)形成内控机制的部门协同机制
  传统的内部控制理念都是“内部控制是财务部门的事情”,这种理解是很片面的。做好内部控制管理不仅关系到财务的高效率化,同时也能提高各个部门之间的互通交流性,让每个部门都各司其职,遇到风险问题集体解决,做到内控管理的“协同效应”。因此,在部门协同上,可以从以下一些方面进行优化:(1)建立良好的内部沟通机制。事业单位在重大和一般性的决策中,要争取让全部门参与,对于内控运行的结果进行评估和检查,财务部门可以带头成立会议联席制度,及时发现内控管理中出现的问题,组织各个部门进行协商解决,帮助事业单位领导层掌握单位的运行情况。(2)构建差异化分级管理内控体系。事业单位要围绕风险管理目标,规范单位在财务、内部审计、采购、人力资源等各项基础管理和重要业务流程,对于流程中的各个环节进行研究梳理,基于各个业务部门、下属单位以及合作事业单位的共同特点以及业务的差异,构建起差异化的分级管理内控体系,对于部门活动实行统一管理和控制,最大限度的分散管理风险,提高部门间协作抵御风险的能力。(3)强化业财融合。业财一体化改善的是财务数据的状况,把财务数据与业务数据融合在一起,保证数据的及时性、准確性和连贯性。在业财融合中,要统一事业单位的业务处理流程,将业务处理流程规范化和标准化;建立会计总账与业务明细账之间的勾稽关系,做到账务的清晰可查,减少内控中的财务风险。
  (三)预算管理组织构架和流程优化
  事业单位在内部控制管理中要重视预算管理的重要性,根据单位情况组建预算管理内控小组,预算领导小组的工作由单位的决策层制定,领导小组下设组长、副组长和小组成员,组长负责预算管理的集中化管理,强化部门之间在预算管理上的一致性,按照全面预算管理的思路领导预算管理工作;副组长协助组长进行预算管理的流程部署,作为部门间的协调者,做好事前预防、事中监督和事后纠偏工作;小组成员具体承担预算的编制工作,将全面预算步骤进行分解,下放到各个部门中。在预算管理的流程优化中,要从以下几点做好工作:(1)科学的编制预算。按照“自上而下、上下结合”的原则,制定好事业单位经营业务收入指标、成本费用支出指标和应收账款降低率等指标,让预算指标更加符合事业单位的日常服务性活动。(2)对于预算强制执行。将预算执行情况纳入事业单位的年终考评中,强化预算管理内控小组的责任心,摒弃“重预算编制、轻执行”的现象,通过建立事业单位责任人授权审批制度,控制月度资金支出额度在总预算项目中的比重不超过5%。(3)强化预算管理的监督。事业单位要在各个部门中建立预算管理信息化系统,对于部门执行预算情况进行实时的监控,定期召开预算执行的分析会,对于超出预算的情况进行分析说明,及时发现预算偏差,制定相应的控制方法。
  (四)政府采购及资产管理关键岗位及流程优化
  采购管理是事业单位内部控制管理中的重要内容,针对事业单位采购审批环节多、流程复杂、审批时间长的缺点,要对政府采购流程进行优化,从下面几个方面进行内控控制优化:(1)基于成本控制原则进行采购。在采购流程中,对于重大项目采购要实行招标制度,通过对方案进行比对,选择性价比最好的采购商集中采购需要物品,采购计划表需要通过单位决策层进行审批,根据采购物资进度的不同,采用按级授权的方式,保证决策层对金额大的物品的审批工作,避免决策层从事大量的小金额、采购频繁物资的审批工作,提高采购的效率。(2)坚持简洁性原则。对于部门提交的一些频繁的采购活动,可以引入计算机自动化程序,适当的缩短采购流程,提高采购反应速度,实现最佳采购效果。   加强事业单位资产管理,强化内部控制,可以保证事业单位资产的优质率,强化员工对于资产管理的意识,事业单位资产管理要从以下几个方面对流程进行优化:(1)加强制度建设,强化内部控制。不断完善单位内部的资产管理制度,规范资产购置、使用管理、处置资产等管理行为,强化资产管理内部控制管理,降低资产运行成本,提高经济效益。(2)建立资产的台账,摸清单位资产情况,强化内控。对于具体资产要建立相应的台账,明确好资产的具体责任人,对于到期和报废的资产进行及时清理,研究制定闲置资产改造方案,挖掘其利用价值,减少固定成本的开支。(3)保证资产的合理利用。事业单位要保证资产的合理利用,将资产维修费、折旧费纳入年度的预算编制中,做到专款管理、专账管理,制定固定资产的维护保养计划。
  (五)完善内部控制信息化建设
  事业单位内部控制进行信息化建设,可以实现财务管理一体化的目标,提高事业单位内控管理的精细化,内部控制信息化要以预算为核心,以资金监管为重点,以智能化管控为手段,涵盖事业单位的全部部门,事业单位要结合单位实际情况,整合人事管理系统、财务管理系统、科研管理系统等,编制内部管理信息整体解决方案,具体要从以下几个方面进行优化:(1)构建管控平台。主要是通过信息化的手段强化事业单位内部控制规则管理、风险预警规则管理、数据交换共享管理等。(2)构建业务管控系统。事业单位根据自己的主营业务范围,构建起核算、支付、政府采购、建设项目等业务子系统,以预算管理为主线,加强事中控制、事后的分析,对业务全过程进行监控,保证业务活动符合事业单位内部管理的标准。(3)构建风险管控平台。事业单位通过指标监控、访问控制、业务检测等信息化手段,决策层实时的了解业务开展情况,实现对业务流程的全面指导作用,提高了事业单位服务质量,信息化系统的建立方便了各级管理层了解风险监控状态,提高了事业单位风险防控能力。
  四、结语
  综上所述,当前在事业单位内部控制管理上的研究,大部分学者都是基于内控理论去讨论事业单位内部控制方式,很少针对事业单位存在的具体问题进行分析,从单位的角度进行说明。本文通过论述事业单位在内部控制管理中存在的问题,系统的提出了优化内部控制管理的措施。在内部控制管理中,事业单位要完善内部控制机制,形成一套自上而下的内部控制管理方法,建立相應的内控标准;形成内控机制的部门协同机制,财务部门与业务部门实现融合,对于子部门财务数据提高审核;实行全面预算制度,形成部门管理的一致性;同时要优化政府采购和资金管理流程,减少采购和资金管理上的成本支出,提高事业单位运行效率;最后,要进行信息化建设,保证内部控制管理的精细化,提高事业单位内控防控能力。
  参考文献:
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  [2]万光文.论如何加强行政事业单位内部控制制度建设[J].中国总会计师,2016,21 (6):86-87.
  [3]杨立艳,王永成.基于全面预算管理强化行政事业单位内部控制[J].地方财政研究,2018,32 (006):87-92.
  [4]张庆龙,马雯.中国首份行政事业单位内部控制实施情况白皮书(四)[J].会计之友,2015,27 (16):11-14.
  [5]刘佳昕.浅析政府采购业务内部控制[J],财经监督,2017,16 (33):15-16.
  [6]王荣.浅析如何有效加强事业单位政府采购内部控制工作[J].行政事业资产与财务,2017,29 (12):41-42.
  [7]阎瑞凤.信息化环境下行政事业单位会计内部控制和监督[J].财经界,2019,21 (9):17-18.
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