二维码技术在人事档案中的应用探析
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【摘要】二维码广泛应用于社会生活中，电视、网络乃至报刊上都能看到二维码的身影，因其特有优势逐步应用于各单位人事档案信息管理系统中。本文以人事档案为对象，探究二维码技术在人事档案的宣传、管理和利用工作中发挥的重要作用。
【关键词】二维码;人事档案;应用
二维码是一种二维条形码，该技术起源于日本，广泛应用于社交网站，以一维码技术为基础，并在其基础上发展而来。首先看一维码技术，一维码能够表达字母与数字，但却无法表达汉字和图片，若要应用于社会生活系统，必须建立与索引字段关联的相应数据库，并存储相关的数据与图片，可见一维码技术应用对数据库的依赖程度非常高。再看二维码技术，它突破了这个依赖性，不仅具有信息容量大、编码范围广、容错率高等优秀特性，同时成本极低。可以说，二维码技术既具备了一维码的优势，又突破了其对电脑数据库依赖的瓶颈。
有人说“条码的使用实现了物流与信息流的完美结合”。人事档案管理，从一定意义上讲是对物流与信息流的管理：从档案实体管理的角度来看是一种物流管理，从档案信息管理的角度来看又是一种信息流的管理。若将二维码技术应用到人事档案管理领域，将是对物流与信息流管理的一次技术改革。
一、可行性分析
目前二维码技术已经普及，但人事档案的应用不多见，但以下因素决定了二维码技术应用于人事档案具有切实可行性，不仅仅停留在构想上。
（一）良好的网络环境。随着互联网技术的蓬勃发展，我国网民数量越来越多，手机智能客户端用户迅猛增长，在整体网民中所占比例越来越大，移动端上网将成为人们最主要的上网方式。移动网民有赶超电脑用户的趋势，成为互联网最大规模用户群。用户扫描二维码对手机信号要求较高，目前我国3G、4G通信已经普及，5G通信即将推行。这都为二维码技术应用于人事档案系统提供了良好的社会应用大环境。
（二）“微时代”的社会背景。当今社会处在微时代，智能手机用户增长迅速，为二维码技术在人事档案中的应用提供了广泛的社会基础。目前手机扫描二维码、扫码支付等相关功能已相当普及，人们对二维码扫描的依赖性也逐渐增加。相关信息显示，扫码行为主要体现在扫描网址、文本、支付、下载等几方面。可将与档案馆有关的网址链接制作成二维码，用户用智能手机扫描二维码便可浏览或下载相关信息，或在档案宣传材料中附上二维码，若用户对馆藏内容感兴趣，可用手机对宣传材料上的二维码进行扫描或拍照。
（三）技术应用难度低。二维码相比其他存储方式，如磁卡、IC卡、光卡等，技术应用难度较低，成本要求低，存储量大，抗磁力抗静电性强，在影印性、传真性等方面优势都较为明显。与射频识别系统相比，二维码技术最大的优点在于二维码技术基本上是无成本的，射频识别系统应用推广的瓶颈并不在于识读设备，而在于芯片成本过高。权威人士曾预测，在芯片成本降低到1美分之前，射频识别技术是无法取代条码技术的。二维码所携带的信息是一维码的几十倍，能够将一些信息如生产日期、生产厂家放在条码中，更有利于厂家防伪。另外，二维码还有纠错能力，二维码撕掉一半或者被污染了，所带的信息还可以還原，而一维码就做不到这一点。二维码技术具有信息容量大、编码范围广、容错率高等特性，同时成本也非常低。具备了一维码的优势，又突破了其对电脑数据库依赖的瓶颈。二维码技术成熟、制作简便、推广比之其他技术要容易。
二、二维码技术在人事档案中的应用
（一）人事档案的宣传工作。档案对于用户自身职称评定、升职转岗、工龄认定、退休金领取等手续办理都会产生重大影响，然而不少人的档案管理意识非常淡薄，更有甚者坚持“档案无用论”，只有在真正用到的时候才急忙寻找。不少人直到临退休才想起自身档案，到时再想补充相应材料极其麻烦。在档案宣传材料中附上二维码，如果用户想了解馆藏全貌或对某一方面档案有兴趣，可用手机对宣传材料上的二维码进行扫描或拍照，二维码中含有与档案馆有关的网址链接，访问这一链接便可浏览或下载相关信息。有了微时代的“随身档案馆”，人们利用起来方便，接触档案机会多，档案意识自然很高，档案宣传的目的也就达到了。
（二）人事档案的实体管理。1.归档编号。在人事档案接收时，需要编制档号，作为档案的唯一标识。目前我国没有统一的档号编制标准，各单位都有自己的一套规则来编制档号，档号编好后由手写在档案袋上或是录入到电脑上再打印粘贴。这种档号编制方法费时费力，且不利于档案管理信息化水平的提高。二维码技术可以解决上述问题。采用二维码技术编制档号，把用户身份证号码及用户姓名存入二维码，就能够保证档号的唯一性。2.著录定位。档案在入馆著录时，可以将档案的详细信息和存储位置信息一起录人档案信息管理系统，之后把档案的著录信息转换为二维码并打印出来贴于档案盒上。这样，档案入库时工作人员只需用库房二维码阅读器材扫描二维码，阅读器就会把读取到的信息发送到档案信息录入系统。同时，存储位置管理系统获取二维码内容信息后，会自动定位，通过自动打开储柜门等方式引导档案馆工作人员快速找到储位。这样便可以快速精准地采集档号信息，在系统中自动著录，并在入库时快速入库。3.材料补递。人事档案具有很强的流动性，这是其他类别的档案所不具备的特质，案卷内容具有动态更新性，经常需要补递材料。可在新加入的材料下方贴一个二维码，二维码信息内容包含该材料用户姓名、身份证号码以及材料名称等。档案馆工作人员只需扫描二维码，通过新材料用户相关资料找到原先的档案信息，再把信息添加到系统中，之后通过储位系统找到档案存放地点，把材料放进档案。
（三）人事档案的利用。1.应用于电子档案。二维码技术具有可加密性，可运用其加密性来加密档案，以支持电子档案的利用。首先，档案馆接到用户的查档请求后，先验证用户身份，此处可引入手机二维码身份识别系统，将借阅者的姓名、照片等个人信息编成二维码直接存储在手机上，即为用户的二维码身份凭证，用手机显示此二维码并在档案馆的专用识读设备上扫描，即可实现“身份验证”。验证成功后，查找到用户所需要的电子档案信息，发送或复印给用户即可。2.应用于实体档案的利用。人事档案管理运用二维码之后，借阅室只需要用二维码阅读器扫描二维码，就能在电脑系统中自动登记借阅情况。在调用档案时，根据扫描二维码从储位管理系统中得到的储位信息就可以迅速找到存储位置，并引导工作人员快速找到档案。之后档案借阅室只需要用二维码阅读器扫描档案上的二维码，就能在电脑系统中自动登记借阅情况。归还档案时同理，扫描二维码就可以自动登记归还情况。这样就实现了对档案实体入库出库以及借阅归还的自动化管理。除此之外，基于二维码技术的档案信息系统还可以对档案借阅、档案销毁、报表统计等实行自动化、智能化管理。
三、二维码应用于人事档案面临的挑战
由于档案工作的特点，档案管理系统与二维码技术的嫁接并不简单。首先，二维码制码技术已发展成熟，要实际应用，必须对二维码进行有效的识读，二维码识读技术对图形采集技术有较高的要求，对处理速度和可靠性的也有很高的要求，我们经常看到有人扫不出二维码的现象，对包含了大量信息内容的二维码来说，若识读不出来，是无法用手工完成输入的。其次，要将二维码技术运用到人事档案实体管理中，应建立一个基于二维码技术的档案信息管理系统，该系统可由档案管理信息系统、数据库以及二维码系统三部分组成，各部分要包含若干个功能子系统，在设计系统并付诸运行的过程中，需要耗费大量资金与人力。
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