企业档案管理存在的问题及创新思路
来源:用户上传
作者:
【摘要】随着企业的发展，企业档案管理越发重要。但现存的很多档案管理问题严重制约了企业对档案的需求，通过创新思路来解决这种档案管理的现状，变得越来越重要。
【关键词】企业档案;管理;现存问题;创新思路
在企业发展过程中，企业档案有着记录企业发展进程的作用，是对企业过去、现在以及将来经营活动的管理，也是对企业真实存在的见证。但在很多时候，企业档案管理工作的重要性并没有被很多企业所重视：一方面，企业档案并不直接产生企业经济效益，并未引起管理者的重视;另一方面，企业档案管理过程较为繁琐，现存的管理方法并不高效。
然而随着社会的发展，商业环境成熟，企业档案的管理问题已经变得越来越明显，并有阻碍企业健康发展的迹象。因此企业档案管理工作人员需要有更好创新方式来管理企业档案，而如何就企业档案管理问题进行创造性的管理，是一个值得档案管理者思考的问题。
一、当下企业档案管理客观存在的问题
（一）缺乏能动性。在以经济建设为中心的社会背景下，许多人认为档案的改革和发展似乎不太重要，而企业也把主要精力和财力用于发展生产上。因此，管理人员能动性的缺乏是普遍的问题，由于档案管理工作缺少有效的考核机制，难以和管理人员的薪资挂钩，管理人员在思想上容易出现懈怠的情绪，不能将档案管理工作落到实处。
（二）管理制度陈旧。很多企业，特别是一些国有企业的管理者，在观念上认为企业档案管理并不是核心业务，对档案的管理只需要维持现状即可，无需进行创新，只要不出问题就行。管理者这种思想观念让企业档案管理工作变得很单一，也很封闭，随着外界商业环境对企业档案管理的要求变高，这种管理方式已经很难适应。
（三）认知局限。很多管理者并没有认识到档案管理工作的重要性，认为对档案管理工作的投入并无太大价值，他们更多的是将精力放在企业生产工作和经营活动中，而在档案管理工作中缺乏足够的动力，更无法将企业档案管理工作与企业生产经营活动进行有机结合，产生更大的价值。
（四）革新意识不强。一方面，现行的大型企业的经营者认为档案管理属于附属工作，按照老规矩做好服务工作就行，因此导致认知的片面性、管理的单一性以及工作方式的单调和原始性，致使其改革缺失动力，无法跟上时代的发展;另一方面，档案部门长期以来形成的思维定式，使他们害怕承担改革带来的不良后果，因此安于现状的思维比较普遍，所以创新意义也是十分薄弱的，综合而言是革新意识不强。
二、企业档案管理工作的创新思路
（一）提升服务意识。企业档案管理工作者需要提升、强化服务意识。明白自身工作的价值，理解档案管理的意义，规范档案工作的程序，并不断提高管理水平，充分有效去挖掘和管理企业档案的价值，在工作过程中，将工作落实到细节实处，不但在深度上有所提升，也要在管理的广度上有所拓展。让原本“档案无用”的思维彻底摒弃，更多的是拥有服務的意识，使企业档案的价值得到利用，甚至让企业得以更好发展。要提升服务意识，重点在于始终抓住核心，也就是有工作重心。知道企业的发展需要什么、企业的经营活动是什么、知道企业正处于什么发展阶段。只有知道了企业发展需要什么，档案管理工作才能够更好地与企业的发展协同，也就能发挥企业档案管理的作用，做到有的放矢，有目标、有条理也有结果。否则缺乏这种服务意识，仅仅是“做一天和尚撞一天钟”，不可能将企业管理工作落到实处，更不会为企业的发展带来帮助。
（二）管理机制要创新。对于档案管理，除了需要管理人员提升服务意识外，还需要在管理机制上有所创新。因为很多企业在快速发展的过程中，将企业档案管理工作抛之脑后，企业在档案管理方面的管理机制已经变得非常陈旧，效率低，出错率高。因此企业领导者首先要重视企业档案的管理，并能够在企业档案管理机制上做出必要的创新，让整个企业的档案管理工作能够适应公司快速发展的需求。
（三）管理对象和手段需要创新。随着社会的进步，互联网行业的发展，对于信息的管理越来越便捷。与此同时，很多电子文件取代了原先的纸质文件，企业档案的形式也由原先以纸质为主，变成以电子文件的形式为主，这个时候需要在企业档案管理中，考虑电子文件的管理，也就是管理对象需要创新。档案工作的管理创新必须有一定的手段进行辅助，毕竟档案是很重要的东西，出了任何差错都无法弥补损失，因此健全完善的工作机制和律法手段是必不可少的，用以防治档案工作的随意和盲目，达到有法可依、违法必究的管理层次，形成规范化工作体系与机制。
（四）工作方式需要创新。传统的档案管理定位为提供文件和档案的查阅，也就是领导需要什么资料，就找到资料给领导。随着社会的发展、科学的进步以及互联网信息产业的发展，整个社会对档案的需求产生了多样性的需求，这些需求体现在数字化、精准快速的响应上，客户对传统的纸质文档需求不高，而是对电子形式的文档需求旺盛，因此在企业档案管理中，需要更多地采用数字化的管理方式，以应对客户对档案的新的需求。针对新的需求，我们建立企业档案管理网络体系，即从企业的产品效益、市场经营、品牌形象等领域出发，去建立和完善企业档案管理网络。在该管理网络中能够清晰体现员工在企业中的需求，以便管理人员及时调配资源进行处理，当然也要经常在企业中宣传档案知识和相关法规，可以有的放矢地加强档案意识。档案网络建设是一个系统性工程，必然要得到企业以及相关部门的同意，才能有效展开建设工作，管理人员得到保障之后，才能适应现代管理工作。
（五）服务观念的改变。改变需要打破常规，不应该被各种条条框框束缚。新时代，企业档案的发展出现了很多问题，这些问题目前没有什么经验可以借鉴，只有开阔思维、改变观念、大胆尝试、敢于改变才有可能突破现在的状态，才能在探索中找到合适的企业档案管理的方法。随着社会的快速发展，互联网行业极速变化，企业档案管理工作变得越来越重要，如何搭建档案信息化管理团队，成为企业档案管理工作亟须解决的问题。在这个过程中，团队的经验很重要，但团队服务观念的建设不容忽视。不但要提升他们的互联网操作能力，也要强化他们的服务意识，这样才能在企业档案管理工作中配合企业发展，最终实现企业与个人共同成长。
三、结语
综上所述，对于企业档案管理者，最重要的职责就是管理好企业的档案资源，并充分利用好这些资源，在具体的工作中，不断提升自身的服务观念，改进档案管理的方法，建立一套完整有效的档案管理体系，并主动为企业的经营活动提供力所能及的支持，真正将企业档案的价值发挥出来。对于档案管理者而言，明白了档案工作的价值所在，也就有了积极工作的热情，能够勤于思考、勇于改进，并能够在工作的过程中，始终站在企业角度对待自身的工作。
【参考文献】
[1]黄乐.企业档案管理的信息化与创新[J].包钢科技，2014， 40（5）：96-98.
[2]刘美英.当今企业档案管理存在的问题及对策[J].卷宗， 2015，5（9）：20.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15245013.htm
