事业单位档案工作规范化管理探讨

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　　【摘要】从原则上分析，档案管理工作本身就具备很强的保密性与服务性，因此，从多个方面受到限制与制约。档案管理工作不但是事业单位的重要工作之一，更是我国档案事业发展的基础与前提条件。在发展的重要阶段，需要不断提升科学化与标准化，困难面前，档案管理工作人员需要认识到自身工作的重要性，积极创新科学化的工作方法，使档案管理工作的效率与服务水平更上一层楼。
　　【关键词】规范化管理;档案管理;加强
　　标准化与规范化是事业单位档案管理工作发展的重要目标，也是实现可持续发展的前提基础，由于档案管理工作的内容比较复杂与繁琐，因此在诸多方面还需要一定的充实与改善，这对于档案管理工作的进一步发展有着千丝万缕的关联，因此，本文作者针对当前的一系列现象作了重要的论述，希望能为档案管理工作的新措施带来一定的参考价值，为事业单位的稳步发展提供便利的途径。
　　一、事业单位档案管理存在的问题分析
　　（一）档案管理设备比较落后。近几年来，事业单位对于资金的投入有着一定的限制和要求，这对于档案事业的开展无疑会造成一定的困扰与阻碍，由于资金的限制与设定，从而导致了档案设备的落后与缺失，有关部门缺乏资金，所以很难引进先进的计算机电子产品与一些高科技的办公产品，工作人员在平时的工作非常繁琐，这样的结果只会导致档案管理工作的效率无法得到提升与增加，而内部的管理程序也会出现混乱的现象。近几年来，计算机技术已经遍布人们的生活与工作中，被广泛认知与使用，事业单位更是需要计算机提升工作质量与工作效率，事业单位应该明确认识到这一点并重视，档案管理设备是工作的基础与保障，如果不能得到有力的保证，那么势必会在工作过程中出现疏漏与流失的现象，严重影响到档案管理工作的开展与进步，这对于事业单位的长远发展有百害而无一利。
　　（二）档案管理人员综合素养有待提高。从事档案管理工作的专业人员应该知道，事业单位的档案管理工作本身存在着一定的专业性与复杂性，如果工作人员专业水平不够，对工作的态度不够认真细致，再加上缺乏一定的工作经验，势必会影响档案管理工作的开展，这对于事业单位的长远发展会产生一定的阻碍。因此，在事业单位运用信息化技术开展工作的同时，务必要将工作人员的综合素养快速提升起来，要使他们明白，档案管理工作在事业单位中占据着非常重要的地位，与各部门之间都有非常紧密的关联，因此，在工作岗位方便，需要稳定长久的人员从事这一工作，人员的流动性会对档案管理工作造成很多的负面影响，对于工作人员的定期培训更需要严抓。
　　（三）档案管理制度还需建立并落实。建立一套完整性科学化的管理制度，是有序开展档案管理工作的前提条件与基础，从当前来看，部分事业单位的档案管理制度并不完善，其中存在诸多问题，没有得到合理解决，档案管理工作人员没有按照制度开展工作，导致档案资料的混乱与漏失现象屡有发生，这与档案制度的不统一有着直接的关系，因此，这个问题是当前比较重要的一项任务，需要尽快解决并落实下去。
　　（四）档案管理方式还需进一步规范化。档案规范化管理能够较好地推动事业单位实现科学化、规范化发展，提高单位的工作效率和工作质量。当前部分事业单位缺乏对档案规范化管理的认识，忽视档案管理规范化。甚至有些单位认为档案管理规范化不会产生经济效益而忽视其重要性，并且单位领导对档案管理工作不会关注。还有一些事业单位在人力财力等方面存在不足，造成档案规范化管理工作无法得到有效贯彻。当前很多事业单位对于档案管理的重视程度不足，并且在管理的方式上十分落后，将纸质档案进行分类后放到指定的场所。在需要相关文件时进行查阅，效率比较低。这种管理方式是以往档案管理采取的主要方式。随着社会的发展和进步，工作的内容逐渐精细化，档案的数量也明显提升，传统的档案管理方式效率低下，这会对整个单位的工作效率产生较大的影响。因此事业单位档案管理的方式要坚持与时俱进，不能够停滞不前，因此需要实现信息化和网络化管理，以此来提升档案化管理的实际效率。
　　二、事业单位档案管理规范化的方式方法分析
　　（一）需要科学化的档案管理系统。新形势下，加快档案管理的信息化转型是新时代賦予我们的新使命。对此，我们应将信息化档案管理与传统档案管理有机结合：一是对纸质档案进行扫描后再加工，形成“原件数字档案”。二是直接以数字模式形成数字信息档案，通过灵活的方式对事业单位的档案资料进行存储管理。三是要增加对档案管理的资金投入，更新硬件设备与软件设备，为档案管理的信息化转型奠定可靠的物质基础。四是档案管理人员要更新自身观念，提升自己的计算机使用水平，从根本上提升事业单位档案管理的水平。
　　（二）工作人员的专业技能与素养需要提升。首先，加强对档案管理人员专业素质的教育，使之熟练掌握专业化的档案管理知识与技能，并了解相关法律制度，能够按规章制度办事，在各种规章制度的指导下规范、认真、细致地开展档案管理工作。其次，加强对档案管理人员职业道德的教育，使其具有较高的思想道德素质和责任感。再次，要加强对档案管理人员的信息化技术培训，使之掌握计算机专业的知识，促进事业单位档案管理的信息化转型。
　　（三）档案管理制度需要进一步完善。档案管理制度在档案管理工作中非常重要，如何形成一套完善的管理制度以及完整的管理流程是当下比较重要的一个问题，因此，对于档案资料的收集与管理都需要有条理性进行，明确上级部门的规定与要求，根据实际情况进行操作与安排，将管理制度不断进行实践与创新，通过不同的形式与内容调整管理制度，明确档案管理规范化的重要性，对档案管理人员严格要求并定期进行相关的培训，促进管理工作效率的提升。另外，事业单位还要根据自身的实际情况因地制宜，把人民的服务当成工作的重点与核心目标，更好地为大众提供便利的服务。
　　（四）管理层需要高度重视。在事业单位中，管理层与基层工作人员都要清醒地认识到档案管理工作的重要性，以及在事业单位长久发展中起到的重要作用，要积极推广档案管理工作的创新力度，不断寻找更适合的新方法与新模式，将档案管理的创新目标提上日程。档案管理工作是事业单位的前提基础与保障，对于人才支持有着重要的促进作用，因此，提高档案管理工作的效率刻不容缓，事业单位要利用好信息化技术，从多方面改善工作人员对传统管理方法的旧观念。
　　三、结束语
　　从整体上来看，档案管理工作正在进一步提升与创新，未来的主要趋势就是档案管理实现科学化与规范化的发展，事业单位更要清醒地意识到这一点，加大创新力度，进一步提升档案管理水平与整体质量。总而言之，在当代社会大背景下，事业单位发生了不同程度的变化，若想将档案管理工作充分发挥其职能与作用，必须要与信息化技术相结合去落实操作，加快实现标准化管理的步伐，将档案管理工作全面提升与完善，为事业单位的整体发展做出铺垫。
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