医院电子档案管理与档案信息的安全防护措施

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　　【摘要】数字时代为医疗体系建设带来了革新，随着网络技术的不断发展，电子信息档案建立已逐渐成为一种趋势，通过建立数字档案，可以帮助医院各部门快速获取数据信息，对医院各类现代化系统应用都能提供帮助。基于此，本文将探讨医院电子档案管理与档案信息的安全防护措施。
　　【关键词】医院建设;电子档案;信息安全
　　医院档案中包含医院的科研成果、基建信息、病人病历等重要数据，对医院制度建设、人事管理、技术创新都有重要影响，因此档案管理工作的重要性不可忽视。通过建设电子档案，可以有效扩充档案内存，提高查找速率，进而提升管理效率，对于医院信息发展起到了推进作用。
　　一、医院电子档案建立的必要性
　　（一）提高医院档案管理质量。医院档案管理是医院管理的重要组成部分。随着医院的不断扩建，其档案数据也会越积越多，通过电子档案的建立，首先可以帮助管理者从繁多的纸质档案中解放出来，通过现代化数据归类、分析手段，快速找到所需资料，提高工作效率，节省工作时间。其次有助于医院档案建设的长远发展。传统纸质档案，虽然也会按照年限、用途进行分类归纳，但随着档案的增加，其所需的空间资源与人力资源在不断增加。纸质材料会因为环境影响而发潮、发霉，很多陈年档案因存放时间过久而出现字迹模糊的情况。所以建设电子档案可以大幅度提升档案存储量，且不易受环境影响，有利于医院档案长足建设。
　　（二）促进医院现代化建设。数据时代来袭，一个单位部门对于数据的应用能力，决定了其综合实力。医院电子档案，相当于医院的数据库，在此基础上，电子档案的信息系统可以帮助加强各科室间的数据共享，快速提供病人诊疗信息，提高各部门的协同能力与工作效率。管理人员可以通过诊疗数据，来增减临时岗位，结合实际情况提高医院服务质量与竞争实力。另外，电子档案与医院行政管理、药品、财务、外部接口等管理系统相辅相成，数据检索系统可以节省档案查询比对时间，新录入的数据可以反映出各部门实际工作情况，帮助医院管理者改良管理或是引入新的管理系统，不断完善医院现代化建设，提高医院信息化水平。
　　二、电子档案安全保护存在的问题
　　（一）医院人员素质不够高。医院档案管理工作人员一般都有较长的工作经验，对医院档案分类及存放都比较熟悉，这是其工作能力优势。但这类人员由于年纪较大，所以档案观念仍处在纸质档案时期，对于电子档案的操作系统、操作流程都不能保证百分百熟悉，因此在档案管理中不能做好数据录入的基础工作，容易因疲劳工作而造成人为误差，创新意识不强，也不能发挥出电子档案的全部优势，更难谈及数据保护工作。
　　（二）电子档案数据存储无保障。相较于纸质档案，电子档案不会发霉受潮，但其自身安全性却容易引起人们的担忧。首先是信息安全方面，医院档案中包含医院多年的科研成果，专著文献资料也较为丰富，信息安全隐患会导致文献资料被随意窃取或修改，而且难以追寻其踪迹，引发的后果较为恶劣。其次是网络安全方面，由于医院工作的特殊性，其联机性特点为一些黑客提供了机会，通过恶意攻击，获取医院信息数据进行修改或售卖，还可能释放病毒，导致整个档案体系瘫痪，影响医院日常工作运转并增加其运作成本。
　　（三）管理档案职责不明确。很多医院虽然有相应的档案管理部门，但是其档案管理范围仅限于日常文书、行政、会计、人事等。一些诊疗数据、影像、图片资料，由各科室分别保管，造成档案管理部门对于档案信息的掌握度不够全面，导致出现如下情况：第一是增加管理成本，很多档案在需要查询时，不能立刻找到，需要去其他科室询问。第二是某些部门由于自身原因，造成档案丢失或修改，档案管理部门并不清楚，大大降低了医院档案实用性与准确性，同样对档案安全造成影响。
　　三、电子档案信息安全防护措施
　　（一）提高人员素质建设。无论是多便捷的电子档案系统，都需要人的合理应用，才能充分发挥其价值。因此做好安全防护的第一步就是加强人员素质培训。医院应请专业人员对档案管理部门人员进行再培训，确保其了解电子档案系统的基本功能，并且具有一定的安全意识，首先，通过每日安全日志、数据检查备份这些基础功能，完成档案安全防护的初步工作。其次，不在管理档案的电脑上装网络应用，降低风险概率。医院还可以聘请第三方机构作为医院技术顾问，编写系统使用说明，协助档案管理人员完成日常维护工作，如果出现一些临时网络状况，能给出专业指导，保护数据。
　　（二）完善档案统一管理制度。针对医院当前职责不明的情况，医院可以从两方面入手，完善档案管理：一是结合医院实际情况，增加档案归档、使用、期限、范围等制度，并将其写入章程，方便各部门学习。将制度遵循情况纳入绩效考核中，以落实各部门的档案转移情况，及档案管理部门的工作情况，提高档案管理效率。二是利用现代化技术，完善电子档案网络系统。通过增开账户与多权限管理，让每个科室都能通过账号进行每日档案更新，提高档案收集效率，此间各科室只有本账号的录入与查询权限，如果出现信息输入错误，必须向管理部门请求权限，在信息核实之后进行修改，以此来避免人为风险因素。并且所有档案都归于档案库，每次打开操作界面，系统都会自动更新数据量，方便档案人员进行检查与统一管理，提高了档案管理的规范性与严密性，保障档案数据的可靠性与准确性。
　　（三）优化系统软硬件设施。首先是硬件设施。由于医院电子档案每日运作都会涉及大量的数据更新、检索等操作，所以对服务器要求较高，医院档案管理人员应配合技术人员，定期检查机房工作状态与硬件使用情况，及时更换老舊设备。并且定期对医院数据进行光盘刻录，分年限保管，在网络数据被修改后，通过光盘查询原始数据，增加数据的有效性。为确保数据安全，档案存储电脑应该进行断网操作，从源头上防止恶意攻击的可能性。外来人员进行档案拷贝时，也要先进行病毒查杀，确保设备安全，或是通过光盘断网拷贝，做好安全防护。其次是软件设施。传统档案系统在查杀病毒时，都是先被攻击，然后找出问题，补救解决，这是一个逆向的过程，比较被动而且易被攻击。因此医院可以聘请技术人员建立网关防御系统，配合相应病毒风险评估系统，提高电子档案的安全性，通过网关将一些恶意病毒直接拒之门外，通过风险评估系统，及时对系统漏洞做出提醒，辅助技术人员进行维护工作。另外，为确保在传输过程中的安全性，可以增设安全密钥系统或是建立医院内部局域网，这样既不影响正常电脑联机，还减少了网络公开性，确保数据信息的传输仅在医院内部，提高了传输速率，降低了技术维护难度。
　　四、总结
　　随着时代发展，医院数字化建设为其医疗水平与服务质量的显著提高，作出了巨大贡献。这与医院电子档案的建立与维护息息相关。传统电子档案管理中存在着人员素质不高、管理系统混乱、存储形式无保障等问题。因此，医院管理人员应不断提升员工素质与信息素养，定期维护更新软硬件设备，并建立较为完善的电子档案网络系统，方便各科室上传数据，提高档案建设的规范性与科学性，逐步做好档案安全防护工作。
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