加强城建档案管理信息化建设的对策研究

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　　【摘要】随着互联网的不断发展，信息化技术被城建档案管理所应用，该技术能够使城建档案实现大范围的信息共享，大大方便了相关工作人员的查询工作，并且该技术也能保证档案信息记录、上传的准确性，并有效地提高其整理效率，减轻了档案管理人员的负担。但是城建档案管理信息化建设还存在很多问题，其信息化管理体系、监督体系等有待完善，相关设施还待引进，且队伍建设不完全，从而使档案信息化管理工作不能正常进行，也无法在城市发展过程中发挥自己的作用。
　　【关键词】城建档案管理;信息化建设;存在问题;对策
　　城建档案管理的信息化建设能够提高工作人员的工作效率和质量，优化了其档案管理方式，能很好的支持各项科研工作，从而有效推进城市化发展的进程。但是城建档案信息化管理的工作模式还有待完善，所以相关管理人员和工作人员应该积极完善档案信息化管理体系和监督体系，引进更多先进的硬件设施、软件设备，建立健全管理队伍，并且加强安全管理力度，使得城建档案能够更好地服务于城市。本文主要分析了档案信息化管理存在的问题及解决对策，希望能够促进城建档案管理工作系统的完善，从而使其工作效率和质量提升，也能够在城市发展过程中作出一份贡献。
　　一、城建档案管理信息化建设的必要性
　　（一）有效提升档案管理人员的工作效率和质量。在传统的纸质城建档案管理中，当工作人员查找某一信息时，档案管理人员需要查询很多档案，任务繁重，工作量也比较大，从而给管理人员带来了很多工作负担。但是城建档案的信息化管理能很好地解决以上出现的问题，能够摆脱纸质档案管理模式的束缚，将档案的相关信息上传到网络上，当工作人员查询信息时，可以通过查找、扫描等来寻找自己想要的信息，这就为工作人员提供了极大的工作便利，也能使他们的工作效率有所提升，从而为相关单位节省了很多人力、物力、财力等资源。
　　（二）优化城建档案管理方式。城建档案信息化管理系统能够很好地完善档案管理工作，如使城建档案逐渐面向大众，加强大众对档案管理的监督力度，从而使档案的各项工作能够正常进行。信息化建设能够优化城建档案管理方式，使其更加科学、合理。
　　（三）保证科研工作能够高效完成。当进行科研活动时，其科技城建档案成了主要参考依据。城建档案的信息化管理能够很好地完善档案内容，保证其内容的正确性，也方便了管理人员的整理、查询等工作，所以科技档案信息化的管理效率和质量均有所提升，有效提高了科研项目对该科技档案的利用效率，从而对科研工作起到了促进作用。
　　二、城建档案管理信息化建设存在的问题
　　（一）其硬件设施和软件设施有待完善。在城建档案管理信息化建设过程中，其档案馆所拥有的硬件设施不完善，软件建设水平也不高，这就使城建档案的信息化管理系统存在落后性，不利于信息化系统在档案管理中作用的发挥。如城建档案中包含着很多图片、视频、文字等信息，而其信息处理水平并不高，软件建设还不完善，这就导致城建档案的信息得不到很好的整理、储存，影响到城建档案的管理效率，使得城建档案不能很好地为城市的建设与发展贡献力量。
　　（二）城建档案信息化建设过程中的管理体系和监督体系还不完善，监管力度也不高。我们知道，城建档案的信息化管理大大方便了工作人员的工作，也能够提高档案管理的效率和质量。但是城建档案信息化建设过程中的管理体系并不完善，这就使得很多工作缺乏一个正确、稳定的管理指标，容易导致档案管理工作混乱，也不能使工作人员的行为得到约束，做不到有规可依、违规必究，从而影响档案管理的工作效果。并且城建档案信息化的监督体系也不完善，其监督力度不高，使得档案管理在信息化建设过程中缺乏实时的监管，影响其管理工作的准确性，并且让一些工作人员抓住监管力度不高这一漏洞，不认真完成自己的工作任务，不利于档案管理工作的正常进行。
　　（三）其安全保密性较差。城建档案管理的信息化建设能够使档案很好地摆脱传统纸质形式的束缚，可以将档案信息上传到电脑上，大大方便了工作人员的信息查看。电子城建档案的安全保密性比较差，这是因为一个网络终端设备能够获取相关的档案信息，可以将档案信息发送到不同的网络终端上，这就给城建档案管理带来了一定的安全隐患，也给了一些不法人员可乘之机，使得城市的相关信息泄露出去，不利于城市的进一步建设。并且相关管理部门对电子城建档案的安全管理力度不高，相关安全管理体系也不完善，这就导致了档案信息化管理安全保密性差的结果。
　　三、加强城建档案管理信息化建设的对策
　　（一）加强对城建档案信息化管理硬件设施和软件设施的建设。为了加强城建档案信息化管理硬件设施的建设，可以对档案馆舍进行合理的改造，提高馆舍的安全性，也可以在档案馆舍中配备相应的消毒设备和空气净化设备，是档案信息得到更好的保存。为了提高城建档案信息化管理的软件建设水平，需要做到以下两点：第一，完善档案信息的网络建设，相关工作人员应以网络为基础，加强其信息化的软件基础建设，从而使其软件建设水平有所提高。第二，提高其信息处理水平，使档案信息得到很好的管理、储存。可以从软件的承载形式、预览形式等方面着手，根据城建档案信息的特点，有效提高软件信息处理水平。
　　（二）完善档案管理信息化建设的管理体系和监督体系，加强监管力度。为了完善档案管理信息化建设的管理体系和监督体系，要参考相关工作人员的意见，从而使管理体系和监督体系能够很好地应用于工作中。并且为了加强档案管理信息化建设的相关监管力度，管理人员可以采取奖惩制度，如对于严格执行监督工作的人员实行一定的精神或物质奖励，反之，对于不严格执行监督工作且出现一定工作失误的工作人员则实施一些惩罚措施，从而有效地提高了工作人员的监督积极性，营造良好的监督氛围，从而有利于档案管理信息化建设过程的正常进行。
　　（三）加强对档案管理信息化建设的安全管理力度。在城建档案信息化管理过程中，为了抵御黑客、病毒等的侵袭，加强杀毒软件的设置非常必要，这样能很好地避免因黑客入侵而使档案馆的珍贵信息泄露的现象的发生。并且城建档案的相关管理单位应该加强对档案的管理力度，完善其安全管理机制，并且为档案馆配备先进的消防设施、防盗设施等，从而使档案信息化管理工作能够正常进行下去，避免了很多事故的发生。
　　四、结束语
　　综上所述，城建档案管理信息化建设是其发展的必然之路，能够很好地提升档案管理的有效性、完善管理模式、减轻工作人员的负担，使得城建档案内容能够得到很好的完善，也能帮助档案发挥其作用。但是在建设过程中会受到很多因素的影响，使其建设效果并不明显。所以城建档案管理人员必须要紧跟时代发展的步伐，时刻关注科技发展，不断创新城建档案的信息化管理工作，使其更好地符合城市发展的需求，从而推进城市的进步与发展。
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