新形势下提高机关档案管理工作水平探究

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　　【摘要】做好档案的管理工作有利于工作的日常进行，也有利于单位的良性发展，对于单位的日常管理和员工的评选、晋升具有重要的作用。在过去的几十年，大多数单位的档案管理比较杂乱，出现很多档案无法查找的情况，这也是当前机关档案管理工作中遇到的难题。针对以上现象，笔者提出自己的看法，旨在共同寻找合适的方案，改善机关档案存在的问题。
　　【关键词】机关档案;档案管理;提高管理;思索与探究
　　社会的发展越来越快速和便捷，因此我们在工作中要随着社会的变化加以整改，做好档案管理工作是一个单位对待工作态度的体现。档案管理工作最主要的内容就是对档案的整理和保管，并且记录好档案的使用情况。做好档案管理工作关系到一个部门甚至一个单位的工作水平和整体工作效率，必须对其进行高度重视，提出具体的解决措施。
　　一、机关档案管理工作的重要性
　　对于机关单位来说，档案的管理和处置是一件十分重要的事情，处理档案的方式不正确可能引起资料的泄露和文件的损毁等重要问题，档案作为一个单位的重要存在，管理不容半点马虎。对于机关单位的文件应该及时备份、编号、收存等，并且对于工作中产生的文件要及时进行翻阅、整理、分类和保存，对于文件的有序处理能够在工作中起到事半功倍的作用，大大节约工作中不必要的准备时间，便于工作的展开和总结。
　　从目前的机关工作来看，工作内容是十分繁杂的，这就意味着机关单位的档案内容十分庞大，对于档案的有效处理能够使机关单位的档案工作跟上社会的需求，工作的需要，使档案管理工作逐渐走向现代化、信息化、科学化，成为机关单位工作时的得力助手，共同增强机关单位的工作效率。
　　二、机关档案管理工作存在的问题
　　（一）档案管理人员的综合素质较差。在当前的机关党委中，档案管理多数是退休人员或劳动能力较差的人担任的，这些管理人员要么年龄较大，要么专业素质较低，对于档案管理岗位的责任感和使命感十分欠缺。这些档案管理人员在单位的工作方式多为死板的机械工作，对于档案的整理仅仅是保管好或者记录好档案的借调往来记录，对档案没有明确的分类和有效的管理手段，很容易导致档案的丢失或是损毁，在需要借调档案时需要花费大量的时间去寻找，十分麻烦。对于当前的档案管理人员来说，他们认为档案管理岗位是十分简单的，因此没有在这个岗位花费大量的时间去思考，对于岗位的更新欠缺实际行动。在信息化和科学化的当下，很多工作岗位开始使用科技信息改变工作方式，但是大多数管理人员年龄偏大，素质偏低，无法适应新技术的使用或是学会现代化工具的使用，因此在档案管理中较为落后。
　　（二）档案管理制度不健全。随着工作的进行，很多在工作中没有妥善解决好的问题逐渐暴露出来，特别是管理制度，如果管理制度不健全，阻碍工作的有序进行，当前的档案管理工作存在这种情况，没有制定完善的档案管理规定和制度，会导致档案的管理出现不可挽回的局面。大多数单位对于档案管理沒有完善有效的管理制度，在日常工作中，机关单位对于档案的重视程度不够，认为档案管理只是一件小事，因此对于档案管理工作没有明确划分界限，没有明确要求档案管理的具体工作职责，也没有明确专人管理专门的档案类别，这样导致后续档案借调时可能出现没有登记好往来记录的情况，也会在后续档案出现问题时无法进行追责，对档案的管理是十分不利的。档案管理制度的不健全还有一个原因是当前的机关单位有些沿用旧的管理方式，以领导的想法为主要工作内容，领导对于有些档案的借调并没有按照档案管理方式明确登记好，最后导致档案丢失或损毁，无法进行追责。
　　（三）档案管理的软硬件设施不齐全。缺乏先进的管理软硬件导致出现问题，是档案管理存在的一个弊端，在当前的档案保存中，大多数档案文件摆放在办公室的一角书柜上，并没有为档案文件准备一个封闭的空间进行存放，人多手杂的办公室对于档案的保存十分不利，工作繁忙之下很容易遗失和损毁文件。再者就是对于软件的分类和筛选的问题，随时信息化和科技化的不断提升，工作中利用信息化成为提高工作效率的有效手段，但是大多数机关单位档案管理部门，对于信息技术的使用并不普及，还是沿用旧时的书写登记等方式，但是人工作业不仅容易出错，更容易出现倦怠情绪，这样会导致很多文件在往来借调中出现错误，不利于档案管理工作的进行。
　　三、机关档案管理工作问题的解决方案
　　（一）提升档案管理人员的综合素质。提升档案管理人员的综合素质是加强档案管理工作的有效措施之一。在当前的档案管理工作中，可以招收一些专业对口的工作人员对于档案进行专门的管理，专业管理人员对于档案的管理工作具有足够的工作经验，对于档案管理工作具有紧跟时代变化的想法和学习思维，能够随着社会要求逐渐改善档案管理的工作方式和手段，对于档案管理工作具有极大的推进作用。加强档案管理人员的培训是提升档案管理人员工作能力的有效措施，对管理人员进行严格的一对一培训，对于管理人员的学习成果进行严格的检查等，确保不会出现对于工作不理解、不明白的地方。对于在岗的档案管理人员，要经常性组织开展教育工作，提高档案管理人员的思想觉悟，促进档案管理人员的身心发展，提高他们的思想认识，端正工作态度，对档案管理工作充满责任感、使命感。
　　（二）制定完善有效的档案管理工作制度。制定完善的管理工作制度是每个公司或者单位都必须要做的事情，只有完善管理规定，才能合理约束工作人员的工作态度和工作行为，才能保证工作的有序进行。在档案管理工作中，制定严格完善的工作管理制度，能够优化管理人员的工作习惯和工作职责，对于档案管理中出现的问题有一个详细的解决方案，对于在档案管理中需要进行的工作有明确的流程，能够减少管理人员的工作失误和加强其他同事对于档案管理人员的工作配合。
　　（三）配置软硬件工作设施。配备软硬件工作设施是保证工作有序进行的条件，工作设施决定了工作进度，良好的工作设施会促进工作的展开。在档案管理工作中，庞大的档案文件会造成管理人员工作缓慢以及出现大概率的错误等情况，因此机关单位需要借助先进的软硬件设施来满足日常档案管理工作的需求，实现工作的有效管理和提高工作效率。在信息化技术快速发展的今天，有很多软硬件值得我们纳入档案管理工作中：首先，可以采用电脑管理技术，对档案管理文件进行登记，这样比较方便文件的检索和查找。其次，配置专门的档案库房，集中保存和管理文件，这样不仅方便档案管理人员对文件的保管，而且便于文件储存。再次，利用先进技术对文件进行电脑录入，使用自助服务机对文件进行自主借还等服务，这样不仅方便了文件的调阅，而且减轻了档案管理人员的工作强度，也降低了登记的错误率。最后，可以在信息技术、科学技术的帮助下，对档案进行定期检查，这样可以明确档案的使用情况，防止档案太久未使用而不知所踪。
　　四、结语
　　在信息化时代，借助先进的科学技术开展工作已经成为工作潮流，提升了各行各业的工作效率，在机关单位的档案管理工作中，要及时转变旧的工作观念，逐渐由传统的手工工作走向了技术革新，逐渐走向精细化、信息化、科学技术化，这是时代的进步，也是档案管理工作的美好时代。同时，对于档案管理人员，要不断进行技术提高教育和思想态度教育，使档案管理工作在时代的变化下脱颖而出，大力推动档案管理工作的开展，更好地促进社会各行各业的进步，促进社会的发展。
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