浅谈企业合同审批系统

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　　摘要：完善的合同管理系统是企业健康运行的重要标志。合同的签署关系到整个企业的生产经营情况，合同审批的方便快捷性，在一定程度上影响着企业的经营绩效。本文结合笔者工作实际，探讨了企业合同审批系统的建立与运行，旨在实现企业的无纸化办公与高效信息化管理。
　　关键词：合同管理;审批流程;审批系统
　　大型企业合同数量巨大、类型多样，金额大小不一，这就给合同的审批造成了一定困难。传统的合同审批流程，往往采用合同审批表的形式，公司各级领导层层把关，时间长，流程复杂，已不能满足现代化企业管理的需要。
　　一、审批合同的重要性
　　建设工程合同的签订是双方明确相互权利、义务的协议，是相互履行职责的体现。合同中明确规定了双方应遵循的法律法规、履行的时间、出现纠纷时的解决方式等。建设工程合同双方一旦签字生效，受到法律的保护。因此在合同签订之前，进行合同审批，明确甲乙双方应履行的权利和义务，对合同存在的风险进行评估和防范是非常重要的工作，从源头上对杜绝合同风险的发生，从而保护合同双方或一方的利益，减少损失。
　　工程合同的风险伴随在整个合同的订立、履行、变更或转移、终止的全过程中。按照合同管理的性质，合同管理的风险可分为可控风险和不可控风险、内部管理风险和外部环境风险、直接管理风险和间接管理风险等。根据合同管理风险的不同类型，准确分析风险产生的原因，采取有效的防范与控制措施，是降低合同风险的有效途径。
　　降低合同风险的途径也有很多种，合同是预防风险的有效手段，也是合作双方明确权利义务及解决争议的基本依据。合同条款公平与否，直接决定合同签署的进度，合同中规定的工程项目的进展和项目的效益。合同法赋予了合同双方平等的法律地位和权力，但在合同履行的过程中，并没有绝对的公平和平等。在合同审批签订过程要有理有据，才能保证自身在合同谈判中处于信息对称的状态。依据合同条款规避风险，要结合工程项目的实际情况进行风险预测，并采取积极有效的防控措施，签订建设工程合同，为之后的合同履行提供合法合理的依据和基础。
　　在合同谈判签约阶段，主要工作是明确合同的主要条款，即工程项目的范围、工期要求、需要提供的成果、付款情况、违约责任及争议解决办法等，除此之外，还要与对方确认相关的不利条款，尽量做到公平合理，结合工程项目的特点和实际情况进行合同风险预测，采取积极措施签订建设工程合同，使合同的风险变得可。
　　加强对建设工程合同的审批，增强合同管理人员对建设工程合同的审定的重视力度，加强建设工程合同的评审制度的落实，通过各个相关部门审核，保证建设工程合同内容公平、公正、合法、嚴谨。
　　二、合同审批的内容
　　（一）合同的效力
　　合同效力指合同对签订双方产生的法律拘束。其是合同在履行过程中解决问题和歧义、进行结算的依据。只有双方签订的合同有效，才能在此基础上履行合同义务。
　　（二）合同的条款
　　合同条款是双方权利和义务的具体化表示。合同条款需明确、具体、完整、互不冲突，否则将影响合同的执行，破坏双方的权利和义务。
　　（三）合同的内容
　　包括合同内容的合法性和合理性。合同内容中容易产生误解和歧义的词语要定义，用词要统一。合同用语不确切，不但使合同缺乏可操作性，而且还会导致纠纷的产生。
　　三、目前合同审批流程存在的问题
　　（一）时效性差
　　从合同的起草到审批完成、盖章生效，时间间隔过长。大型企业合同审批至少需要三级评审，即生产部门负责人、公司经营部门负责人、公司直属领导。对于合同金额较大或其他特殊合同，还需要法务部门参与。传统的审批形式则是打印合同审批表，各级负责人逐级签字生效。由于参与人员多，影响因素复杂，该过程往往复杂而漫长。这期间存在各种不确定性因素，给合同的签订带来风险。
　　（二）合同审批环节设置不严谨
　　合同审批过程中各环节负责合同内容的不同模块。由于合同内容是前后紧密相连，相辅相成的，这就要求合同审批环节的设置必须严谨合理。目前合同审批过程中，可能会出现合同漏审的情况，存在很大风险。
　　（三）合同审批表的文档管理缺乏系统性
　　合同审批表采用打印手签的形式，收集整理归档比较困难，且容易出现遗失的现象，后期查阅更是不便。如果出现问题，不利于责任追究。采用纸质的合同审批表，也不利于现代化企业所提倡的无纸化办公。
　　（四）预警功能缺失
　　传统的合同审批表存在签署环节延迟现象，合同中存在的问题不能及时传达给参与者，对关键节点不能起到预警的作用。且传统形式回退无痕迹，各环节审批人员无法及时掌控合同目前状态。极端情况可能出现签署不全，但合同已盖章生效的现象，给公司造成不可挽回的损失。
　　四、合同审批系统的建立
　　合同的审批涉及合同签署的生产部门、经营部门、公司主管部门、法务部门及合同管理部门等，各部门在合同审批过程中履行自己的职责。生产部门负责对合同谈判、签订、执行的全过程管理，将合同的基本信息录入合同管理系统，启动合同审批表，进入合同审批流程。经营部门负责审核各生产部门提交的合同文本，主要审核合同的支付条款、双方责任、赔偿条款等内容，确保合同条款切实可行。法务部门负责审核各生产部门提交的合同审批流程，主要审核合同权利、义务、违约责任、争议解决条款，确保公司的在合同履行过程中的利益。公司主管部门审批经法务审查会签后的合同文本，确保合同生效。合同管理部门负责合同文本的归档、保存、借阅等工作。
　　合同审批过程涉及的这些部门，环环相扣，发现问题能直接回退到相关环节，且能留下回退原因和痕迹，便于及时沟通解决。
　　合同审批的具体流程如图1所示。
　　五、合同审批系统的运行
　　合同审批流程由生产部门合同管理人员启动。如该合同后续发生合同变更、合同中止、合同终止等，都可在原合同基础上再次启动表单，进行相关的变更审批。合同审批的各环节如是多人负责，则对该环节涉及到的人员都可见，便于及时处理表单。合同的上级某个审批环节如发现问题，可根据问题的不同，回退给下级任何一个签署环节。
　　六、结语
　　合同审批系统的建立，能大幅节约审批时间。如遇审批负责人外出，也可通过移动设备办公，大大提高了办公效率。通过合同审批系统，可及时追踪合同审批进程，便于合同跟进工作的开展，为领导决策提供及时准确的信息。合同审批系统的建立，能够实现在不同环节多次退改，可以使合同的审批过程更加严谨，很大程度上降低了合同签订的风险。通过合同审批系统，能够方便地对已审批的合同按审批日期、合同类型、生产部门等进行分类，便于查询，为公司发展积累有用的资料。
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