“互联网+”预约报账系统中审批流程再造研究
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摘要：“互联网+”正急速重构传统财务信息化建设，网上预约报账系统的出现，也为“报账难”提供了高效的解决方案，但在高校信息化变革和推进的过程中，依然存在诸多值得研究的问题。本文从预约审签环节切入，通过分析审批流程在当前高校的应用现状及存在的问题，从信息化角度、智能化角度、管理模型角度分别研究了审签过程，提出了诸多优化思路和创新方法，进而为高校财务智能化建设提供参考。
关键词：“互联网+财务”;高校财务;预约报账;审签流程
引言
我国高校正值高速发展时期，资金投入逐年递增，经费来源渠道多样，财务管理工作复杂度随之增加。而今科技发展日新月异，在2019年的《政府工作报告》中明确提出了深入开展“互联网+”行动，互联网与财务的融合加速了财务信息化的发展，推动财务服务和财务管理进入新的阶段。围绕着高校财务突出问题“报账难”，先后经历了现场预约挂号报账系统、网上预约排号报账系统、网上预约无等候报账系统等，从传统的局部信息化到互联网应用，构成了财务信息化在预约报账体系的进化路径。新型的“互联网+”财务应用网上预约无等候报账系统，不但解决了排队叫号的问题，也是高效财务信息化的一种体现，但在使用过程中，依然暴露出诸多问题，值得探讨、优化。本文围绕报账系统中的审批过程展开讨论，为预约报账系统的优化提出诸多设计思路。
一、不等候预约报账系统的应用现状
网上不等候预约报账系统是最近几年新出现的“互联网+”财务的应用典范，是解决高校“报账难”的一种有效途径。目前高校已逐步从网上预约报账系统过渡到网上不等候预约报账系统，后者不但解决了现场排队叫号的问题，而且分离了网上叫号和现场财务单据审核的过程，降低了报账人员现场等待时间，从而提升了师生报账效率和满意度。具体流程为报账人员通过用户名和密码登录到系统，根据需要填写报账单据，提交和报账相关的材料与图片，进入单据审批流程，审批通过的单据报账人可以择期投送到财务部门，财务相关人员审核实体单据是否符合财务报账制度，审核通过后在系统中更新单据状态，进入付款队列，报账资金通过银连接口实现自动转账。
该系统的实现方式在目前高校报账系统中具有较高的使用效率，但在逐步推行过程中也出现了一些问题。第一;“挂单率”高。挂单率是报账人员在提交单据后，不能完整的走完整个审批流程，在某一个节点出现问题，导致审核流程停滞。第二;信息不对称。这里主要是指在系统使用过程中，报账人员对预算管理情况、项目经费使用情况及借款情况等掌握不明确，在报账过程中容易出现各种与经费管理、业务数据等不符的情况，导致报账停滞。第三;系统智能化程度不够。因报账系统初始植入规则不够完善，对于存在问题的单据，无法全面校验单据的规范性及准确性，导致单据提交后，在后续审批阶段依然无法通过，只能退回单据，重新修改提交，影响报账进度。
二、审批流程应用现状
网上不等候预约报账系统一般包含网上预约报账系统、网上审签系统、预算控费系统、银校直联系统、基础数据系统和查询通知系统等，其中网上审签系统的使用程度与使用深度直接影响了报账的整体效率。通过研究多家高校单位，发现已部署网上不等候预约报账系统的单位中，一部分高校已实行网上审签系统，另一部分暂未开启网上审批系统。两种应用效果各有不同，但总体来说开启网上审签系统的整体报账效率会有一定程度的提高，以下针对两种应用效果分别做深入探讨：
（1）已实行网上预约报账系统但未使用网上审批流程的高校，采用线上提交、线下审批的方式。报账人员线上填写报销单据及材料，线下打印单据，按照业务审核流程，找相关领导签字，完成报账审批流程。但在整个审批过程，主要审批人都是相关部门领导和校领导，本身事务繁忙，参加外部学习、交流较多，审批过程相对漫长，导致报账流程停滞。另一方面，审批人在审批单据时，也会因为政策规章制度等知识储备不足，而随意签字审批，导致审批失去了内控设置的初衷，比如涉及科研项目经费的办公设备购置、劳务费及差旅费等业务，审批人往往不能准确地判断此类业务是否符合政策制度规定、是否在经费预算管理范围内等，直接签字通过，使得审批流于形式，失去了審批的本身意义。
（2）已实行网上预约报账系统且已开启网上审批流程的高校，采用线上提交、线上审批的方式。报账人员在网上报账系统中按照要求填写报账单，上传相关单据附件，提交报账单进入审批流程，线上审批流程与线下流程相同，只是把线下审批行为转入线上进行。但在整个审批流程中，依然存在审核人员外出学习、外部交流、科研活动等情况，有了网上审批，审核人员就可以通过电脑或者手机App实现实时审核，查看审批单据的详情，包括：填报科目、经费使用情况、费用发生明细、提交的附件合同等，在审批时可以关注更多的业务细节。同时，网上审批也可以提供审批流程的实时显示，关注审批流程进度和审批当前环节，及时跟踪单据状态，从而让审批更具有真实意义，提升报账流转效率。实际使用过程中依然存在线下审批的问题，使部分审批过程流于形式。
三、审批流程优化与重构
在高校突出的“报账难”问题中，审批流程的执行效率直接关系到整个报账过程的执行时间。而审核是一种监控和管理手段，是验证报账人员是否按照既定的财务规章制度去执行报账，通过审核检测经济业务是否存在问题，有助于强化报账人员的报账知识体系，有助于部门的财务科学管理，有助于全校的财务科学管理，不断完善高校财务管理体系。所以，研究现有审批流程，优化与重构审批流程具有非常重要的意义，本文从以下三个方向深入探讨：
（1）从信息化角度研究，当前互联网为移动互联时代，智能终端手机快速更新换代，网络4G普及以及5G的应用推广，越来越多的财务系统支持移动端应用，但在校内发布推广系统的过程中，师生们使用的并不是很广泛，主要由于当前移动应用泛滥，师生们对于新App的应用接受程度有限，使得App安装使用频率依然很低，重点消息依然很难推送到用户。在推广App移动办公审批的过程中，应该结合微信及微信小程序应用，微信现在已成为人际链接最大的移动互联平台，基本人人都有微信，而微信小程序作为新时代的移动轻量级应用，既可以满足移动端的信息交互与传递，也可以在不安装App的情况下实现移动办公应用。另外，微信是用户在使用移动应用时使用频次最高的App，在这种情况下，需要审批的信息可以即时推送到微信终端，有效提示审批管理者进行单据审批，从而缩短审批过程，提升单据审批效率。 （2）从智能化角度研究，大数据和人工智能的发展已经很多年了，互联网云系统应用的相对较多，而校内的企业服务系统应用却很少。网上不等候预约报账系统的审签模块的设计在整个审批流程中可以从审批的流程、不同部门、全年时间周期分布、审批类型、审批人、审批时间等多维度记录发生的流水数据，运用大数据进行统计分析，利用人工智能构建模型预测，在用户提交申请单后，智能的计算出当前审批节点等待时间，后续节点执行时间等。在此过程中，通过构建审批人个人数据画像，依据审批人对不同类型的单据发生时间、个人的审批爱好等，在预定的规则触发因素时，系统依据已设定的模型，通过微信智能跟踪，提醒用户进行审批。另外，通过大数据统计分析，针对单据的类型，做动态评估，用户在填报单据时，可以根据单据类型、经费使用情况、经费回收时间等自动调整单据的优先级，设定为高、中、低三种级别，高级为时间急迫性型，需要在设定比较短的时间内完成，中级和低级相对审批时间宽松，这样通过智能化的方式有效规整审批单据，提升审批效率。
（3）从管理考核模型研究，信息化的建设和智能化的推进有效地提升了审批的效能，但是任何信息化的执行推进，达到最大化利用效率都需要高校内部的管理制度配合，所以管理考核模型的设计成为最后一击的推进剂。以下从部门协作审批指标和个体审批指标出发，探索研究指标的制定如下：部门协作审批指标主要是衡量部门之间协同的执行效率，借助大数据，统计所有已发生的报账单据审批流转过程中的等待时间，按照部门维度，依据数据和发生的总时间，计算出平均用時，从这些数据出发，分析出在审批过程中部门之间协同流转的执行效率，从而可以得出不同部门在审批过程中的审批效能指数;个体审批指标是从审批者个人出发，通过大数据统计的数据，从个人审批时间、审批类型、学期不同阶段的审批数据、审批总数和审批人层级等制定个体审批评估模型，在每个学期末使用系统自动评估所有审批人在这个学期的审批效能指数。针对以上两个管理考核模型，对末位排名10%部门和个体，依据已制定财务规章制度进行通知，并发送系统统计结果到相关人邮箱，以有效督促部门和审核个体，从而提升全校的审核效率。
结语
通过对当前高校实施的网上预约报账系统进行研究，抽离出在整个报账过程中的审批环节，结合系统在当前高校的应用效果，以影响“报账难”的关键因素为切入点，针对审签系统展开研究，从信息化、智能化、管理模型设计角度展开分析，结合高校现状，寻找对应的解决方案，逐步优化网上报账系统，提升财务系统智能化水平，提升师生满意度，从而更好地服务于高校建设。
参考文献
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