物业企业财务管理存在的问题和完善措施探究

作者:未知

  摘要 随着我国房地产业多年的快速发展,国内物业服务市场规模也在迅速增长,物业服务行业迎来了巨大的机遇和挑战。一方面,企业数量、管理面积、营业收入和从业人员规模不断增加,形成了规模效应,但面临调整发展战略、优化提升效益的新课题;另一方面,政府监管日趋完善,社会及民众对物业服务的关注和需求更加密切、理性和多样,对物业管理服务质量、履行社会责任提出了更高的要求。财务管理工作贯穿物业管理服务的全过程,正视其中存在的问题、积极应对、做好财务管理,是提高企业竞争力的关键。本文从物业企业财务管理的角度,分析物业企业财务管理的特点、存在的主要问题,提出在新形势下加强物业企业财务管理的对策和措施。物业企业存在资产运作控制能力不足、内部控制体系不完善、财务人员综合能力有待提高、财务信息化程度尚需提升等问题,需要通过提高物业企业资产运作管控水平、优化完善企业内部控制制度、提高财务分析能力、提高物业企业财务人员的业务素质、加强物业企业财务信息化建设等措施来改进。本文旨在为物业企业更好地发展提供参考与借鉴。
  关键词 物业企业;财务管理;问题;对策
  一、物业企业财务管理的内容与要求
  (一)物业企业财务管理的主要内容
  物业企业财务管理是运用专业知识、技能和方法,对企业资金的筹集、使用和分配活动进行管理,包括筹资管理、投资管理、营运资金管理、利润分配管理,组织企业财务活动。物业企业财务管理是企业管理的重要组成部分,贯穿企业经营的全过程。
  物业管理为社会大众提供多类型、全方位、不间断的过程服务,涵盖客服报修、公共秩序维护、保洁绿化、设备设施维护等诸多环节,是一个劳动密集型行业,管理服务过程呈现出多样性、时效性,体现在日常纷繁的工作细节中。在时代不断发展和物业管理服务品质需求越来越高的新形势下,诸多物业企业的财务管理开始主动积极使用财务预测、财务分析、全面预算、成本控制等财务手段和管理方法,并通过互联网、物业管理系统和财务核算系统等大数据云计算信息化技术的应用,逐步提高财务综合管理水平,以适应全过程管理的需求,财务管理在物业企业实现价值最大化目标方面发挥着极其重要的作用。
  (二)物业企业财务管理的要求
  营运资金管理是物业企业财务管理中非常重要的一环,物业企业的现金流量主要包括现金流入和现金流出两个环节。物业企业自身初始资金存量较少,为了使经营活动中的现金流量净额最大化,必须发挥预算管理、成本控制等财务管理手段的作用,尽量增加现金流入、减少现金流出。
  二、物业服务企业在财务管理方面存在的主要问题
  (一)资产运作控制能力不足
  多数物业企业为中小规模,注册资本不足,自有房屋、土地等实物资产资源有限,属于轻资产经营,因此创收能力、融资能力受到限制,主要表现为资金管理效率不高、融资能力不足等方面。其主要原因是营运资金缺乏高效严谨的管理调度,不能多渠道安全地使用资金,造成闲置率高,形成资源浪费。部分企业对应收账款的收取管理缺乏重视,只片面重视提升物业服务水平和质量,而忽视或回避资金催收追缴,导致应收账款收缴率不足100%,持续形成新的欠费,资金周转时间延长,给公司带来更大的财务风险。物业企业收入的来源主要包括物业费、停车费、供暖费、经营服务和特约维修等,收入来源单一,盈利能力较弱,因此无法通过公开发行股票和债券在金融市场上获得资金。
  (二)内部控制体系不完善
  内部控制包括5个方面:内部环境、风险评估、控制活动、信息沟通交流、监督管理。在开展内部控制活动的实践过程中,许多物业企业不能严格有效地执行内控管理制度,有的甚至放松经营业务的制衡约束管理,造成风险防范能力欠佳。
  物业企业无法实施有效的内部控制,主要是组织结构设计缺乏合理性,管理职能重復或缺失,导致企业权力和责任过度集中或职责不清,有些企业为了减少管理成本,往往存在一人兼多职的现象,分权不明确,不相容岗位未完全分离,同时针对重点岗位的监管程序没有有效有序运行。实施企业内部控制方案需要有正常有效的目标,在业务策划审核、决策审批、实施、检查改进等环节要权责明确、分工制衡、规范流畅、以有效的制度流程来支持,充分考虑对例外因素的管控。有些企业在这方面存在设计缺陷,无法有效地控制资金资产,从而增加了贪污、挪用等风险发生的概率;部分企业在运行过程中,往往存在先实施、后完成审批手续的现象,问题发生后互相推卸责任,降低了工作效率、增加了企业风险,影响企业正常发展。
  (三)财务人员综合能力有待提高
  受多种因素影响,一些企业财务人员在职业道德和专业能力方面有欠缺。有的财务人员忽视财税法规,财务业务处理行为存在随意性,不能发现和制止某些不合规的现象;有些财务人员片面就责权利与市场进行对比,产生不平衡心态;同时财务人员缺少必要的轮岗替换、经常性的专业培训,造成有的财务人员能力不能顺应环境和政策变化,降低了财务工作的质量和效率。此外,物业企业财务部门岗位定编短缺,无法实现专职和专责岗位,有些财务人员经常身兼多职,影响企业财务人员作用的正常发挥。
  (四)财务信息化程度和质量尚需提升
  物业企业现有的经营管理报表不能满足投资人、管理者层、债权人、业主等各方的信息需求,通常只会根据纳税申报的要求披露资产负债表和利润表,缺少对资产负债、现金流量、盈利能力的信息归集和深入分析,反映企业全方位财务和经营情况的综合数据的高质量管理信息不完整。业务部门、财务部门基础信息存在同样的问题,如客户信用管理信息、业主应收和欠费分析管理信息、项目资产结构和盈利预测、住房维修资金底数及使用等方面还需完善。有些企业信息化建设滞后,数据通过人工统计方法获得,效率低、易出错;有些企业未实行全面预算管理,实际执行与预算管理有脱节现象;有的企业绩效任务分解不及时、考核奖罚导向作用不明显。以上这些,都不能满足新形势下经营和服务的实际需求。   三、强化物业企业财務工作的措施与建议
  (一)提高资产运作管控水平
  首先,要加强资产和营运资金控制。为了防止出现坏账、呆账和错综复杂的三角债,物业企业应重视营运资金的回收率,确保经营管理业务100%回款或相关利益流入企业,才能形成企业的真实资产,为发展提供坚实的资金保障,因此业务部门与财务部门都要加大资金回收管理力度。在现金流出中,加强资金和预算管控一直是重要方面,进而有效降低成本费用,提高企业资金存量、经济效益。采取措施减少应收账款、预付款、存货和各类流动资金占用,对重点单位的应收账款加强管理,减少坏账风险,还可利用内部银行实现资金统一归集和管理,利用通知存款、结构性存款提高闲置资金的使用效率,降低资金占用成本;合理控制应付款项规模和资产负债率,可以借助信息化技术,建立内外部监督机制,对资金筹集过程进行检查监督,减少资金筹集过程中的损失。
  其次,规范财务预算管理,建立收入、支出预算管理目标体系,实施收入预算、资金支出全程跟踪和监控。例如,根据公司辖区内的历史收费、实际住户情况以及上级政策的调整等因素,根据各服务项目和国家收费价格编制收入预算,制定降控成本方案,采用混合预算等编制方式预测指标管理模型,对企业收入进行预测和分解下达,拓展资金渠道,提高资金增长率。在提高服务水平的同时,增强盈利能力,使所有者权益不断增加,建立符合资本市场要求的治理机制,依靠经营成果、资本积累解决各个项目单元发展失衡问题、促进发展;有条件的企业可依靠金融证券市场,采用发行债券或股票融资的方式,开拓多种融资渠道。
  (二)完善企业内部控制制度,有效控制企业风险
  应高度重视内部控制体系建设,内部控制建设、管理和评价监督是企业全员全方位的工作,组织结构要落实。财务内部控制仅仅是其中一个非常重要的组成部分,必须有健全可行的制度,来保证资产的安全和财务报告的准确可靠,提高物业管理水平和经营成果。依靠内部审计等手段发现重大及重要缺陷、风险和隐患,保证企业目标的实现。
  具体而言,一是为保证主营业务收入的实现和资金安全,应保证资金收费制度流程设计严谨规范,制定费用标准、记录收取、交存及财务核算紧密联系,落实不相容原则。二是针对物资材料等资产管理和控制,明确划分岗位权责,包括采购量、单价、验收岗位的控制和制约分离;集中采购、大宗采购和重大项目支出,由使用部门、审计监督部门、采购部门、财务部门共同参与招标或采用公开招标等形式,确保采购过程的透明度和公开性,并按规定授权审批,减少浪费和不合理采购。相关部门对零星采购的供应商、价格、质量进行筛选、审核。比价时注重同价格的优先选择一般纳税人单位供应商合作,以减轻企业的税负。此外,要有效进行成本降控,主要在于人工、能源、外包服务、绿化、设施设备运行维护费用等方面,职能部门、业务单元履职尽责,将控制手段前置落实,做到事前、事中、事后过程控制。另外,由于代收代付资金金额大,所以应加以高度重视,收取和支付水电费容易受到环境中水电费的数额、计量器具和管道泄漏等因素的影响,易受审批制度、读数表使用和收费标准的影响,应建立检查稽核制度,及时发现漏洞。
  (三)增强财务分析能力,为决策提供可靠信息
  为客观准确地反映财务会计核算成果、总结和发现物业企业在经营过程中的不足和问题,从而采取切实有效的行动不断改善经营服务,应着重从以下几个方面进行财务分析:
  第一,财务部门应定期评估公司的资产负债和盈利状况,反映一定时期内所有者权益、负债和资产构成变化,如实反映企业的偿付能力、资产状况、盈利能力等,分析影响的关键因素,从财务角度提出建议。
  第二,对占公司业务比重较高项目的财务状况、进度控制情况进行深入客观的预测分析,财务分析要对发现的相关部门业务存在的风险和不足进行评估和提示,及时向管理层汇报。
  第三,对企业的综合管理水平进行评价,管理水平最终体现在资产管理水平上,分析资产管理水平可以使物业企业在第一时间掌握资产的经营状况,从而相应地掌握资产结构、周转率及盈利能力。
  第四,加强财务预测和预算执行分析。目前市场竞争非常激烈,企业面临的风险主要来自市场风险,包括财务风险和经营风险,在财务预测的帮助下,预算制度是有效的,对企业不偏离预期目标、抵御财务风险非常重要,可以促进企业合理配置使用资源,为物业企业决策者制定出科学的管理决策和适时调整经营战略提供帮助。
  (四)提高物业企业财务人员的业务素质
  随着行业发展、法治化的深入,对财务人员的水平和质量的要求越来越高,稀缺的高素质财务人才已成为决定物业企业财务工作质量的关键因素之一。提高物业企业财务人员专业素质的主要途径有几个方面:一是提高财务人员的入职门槛,从职业道德、从业经验、管理能力、学历和职称等方面优中选优,提高人员的福利待遇,帮助其实现良好的职业生涯规划,留住和吸引优秀的财务人员为企业服务。二是持续开展财务继续教育等多种形式的专业培训,采用网络、经验交流、对标先进等方式提高现有财务人员的专业能力和管理水平。尤其注重职业道德和风险防范意识的增强,树立忠于职守、爱岗敬业、严谨细致的工作作风,提高风险识别和防范能力,降低企业发生财务欺诈的可能性。在职业发展中,注意培养提拔有德有才、忠诚可靠的后备人才。
  (五)加强物业企业财务信息化建设
  一是建立物业管理业务系统,将日常客户服务、接报修、回访、财务收费、库房收发、统计查询、满意度调查等管理环节纳入信息化管理,做到可视化、信息快捷传递、量化分析;二是实现财务核算和分析信息化,例如在原始单据采集验证、制单、记账、生成报表、财务指标数据分析整个过程中,以“财务机器人”的形式来完成,减少人为操控和误差,提高效率;三是加强资金收付管理系统建设,从资金审核、审批、预算等方面,进行严格的管控;四是加强各信息系统间的整合,推进数据关联共享,促进业务、财务融合,为公司经营决策提供有力支持。
  四、结语
  财务管理对物业企业的可持续发展、经营绩效和内部管理产生着巨大的影响。物业企业要积极面对财务管理中出现的各种问题,建立健全各项财务管理制度,有效实施,依法合规经营,采用现代管理手段和管理理念,充分发挥财务监督、控制和分析的作用,有效提高企业的经济效益,为企业的可持续发展打下坚实的基础。
  (作者单位为北京金隅大成物业管理有限公司)
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