信息化背景下的事业单位档案管理模式探讨
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作者:白伟澔
[摘 要]现阶段，社会经济稳步发展，事业单位对档案管理的重视程度不断提高。为了从根本上满足信息时代发展的需求，相关工作人员需要创新档案管理模式，合理利用现代信息技术的优势，满足事业单位的长远发展需求。文章首先分析了事业单位信息化档案管理中存在的问题，并以此为基础，提出了转变传统的档案管理模式、构建完善的档案信息管理系统、加大档案管理防护力度、健全电子档案管理机制等措施，希望推动事业单位可持续发展。
[关键词]信息化;事业单位;档案管理;安全管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.086
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2020）16-0-02
0 引 言
事业单位涉及的工作内容比较复杂，各项工作流程比较烦琐，尤其是档案管理工作，需要各个部门的工作人员通力合作，积极整合存储部分资料，为相关人员提供有效参考。在档案管理工作过程中，传统的档案管理模式已经逐渐被淘汰，现代档案管理模式应以科学化的创新思路为基础，建立信息化平台，逐步完善档案管理机制，储存国家政治经济建设等方面的重要信息，避免出现档案信息不完整、档案丢失问题发生，同时减轻档案管理人员的压力，提升事业单位的整体管理效率，保证单位档案的安全性。
1 事业单位开展档案管理工作的意义
在当前市场经济发展速度不断加快的背景下，事业单位也对自身的发展要求与方向进行了相应调整，档案管理工作受到单位的重视。积极落实档案管理工作，能为事业单位创造相应的经济价值与社会价值。事业单位要想在多变的市场环境中占据有利地位，需要规范化实行档案管理工作，运用科学的信息化管理模式，不断创新、完善单位档案管理工作。事业单位要想实现发展与进步，需要保证各项工作互相配合，通过综合分析工作流程与管理模式，编制合理化的档案管理方案。事业单位的档案管理处于重要的改革阶段，需要单位发现合适的落脚点，并收集广泛的信息与资料，落实集成化的管理工作，建立内部档案数据库，以此分析档案基本内容。此外，还要结合新时期的发展目标，科学化评估事业单位现状，并调整单位的中长期发展规划，培养更多的高素质人才。
2 事业单位信息化档案管理中存在的问题
2.1 对档案管理的重视程度有待提升
目前，许多事业单位的管理人员都对档案管理的重视度不足，没有认识到档案信息化管理的重要意义，使当前档案管理制度不完善，管理体系也不健全，日常管理工作流于形式，监管力度不到位，工作效率过低。档案管理是基础性工作，需要领导层重视档案管理工作。现阶段，由于领导层不重视档案管理工作，导致档案管理人员的工作比较随意，认为档案管理就是抄写与保管资料，没有意识到档案管理会对事业单位的实际运营产生较大影响。
2.2 管理资金不足
现阶段，大多数事业单位的管理者普遍认为不需要将过多的资金放在档案管理上，因为这将导致项目成本投入之外的运营成本提高，浪费资金。此外，事业单位内部的档案管理设备比较陈旧，无法整合、分析与存储大量的信息资料与数据。有些事业单位还沿用传统的手写档案方式，纸张保存存在一定难度，还可能随着时间流逝出现破损问题，在无形之中产生较大的损失，不利于事业单位健康发展。
2.3 档案管理现代化水平不高
在信息化技术不断发展的背景下，许多技术与设备被引入到事业单位的档案管理过程中，然而，由于缺乏高素质人才，档案管理部门没有有效利用信息技术与硬件设备，使单位的信息化水平相对较低。事业单位的档案管理机构设置混乱，档案管理工作存在一定的盲目性，缺乏明确的档案管理目标，也没有结合各个部门的基本情况，制定档案管理标准。同时，档案资料利用与开发工作效果不佳，阻碍档案管理水平提升。
3 信息化背景下的事业单位档案管理模式构建措施
3.1 转变传统的档案管理模式，加快信息化档案管理进程
在事业单位传统的档案管理工作中，档案管理人员经常接触的工作是录音、照片管理以及纸质资料的收集与管理工作等。这些工作需要人工操作完成，对于档案管理人员来说，整体的工作量与压力较大，且涉及的部门与环节比较复杂。在传统的档案管理工作中，如果受到相关因素的制约，档案管理部门可能无法提炼有效的信息，还可能导致大量的信息资源流失，无法实现合理利用，不利于后续档案管理工作顺利开展。在新时期背景下，多媒体技术、光盘刻录等方式的出现，给档案管理工作提供了新的发展契机。事业单位档案管理过程中，应利用科学化的管理方式，做好档案资料的数字化处理工作，合理利用资源。同时，事业单位需要将档案信息的共享与交换流程规范化，特别是由于事业单位的档案与文书工作关系紧密，文书质量会直接影响档案管理质量，因此，推行数字化的文书管理，能有效减少归档时间与人力消耗。就傳统的事业单位档案管理工作看，由于管理流程复杂、管理人员工作随意等，会导致文件丢失或被破坏问题发生。因此，推行数字化管理，积极开展档案管理与备份工作，能够保证档案的完整性，同时，设计并上线先进的管理软件，并做好相关软件应用的培训工作，从根本上保证事业单位档案信息的绝对安全性。
3.2 构建完善的档案信息管理系统，健全档案人才培养机制
事业单位在建立或完善档案管理制度时，首先，保证电子档案管理的安全性。尽管档案管理工作在不断优化和改进，但在实际操作过程中，仍存在一些风险问题。因此，事业单位需要建立完善的档案信息管理系统，做好硬件设备的防范工作，避免病毒入侵，保证电子档案信息的安全。在此基础上，保证档案管理的真实性，因为电子文档生成到存档的整个过程无法保证数据的完整性，所以档案管理人员要利用合理的管理措施，以我国的法律法规为基础，做好档案的保护工作。其次，加强复合型人才的培养，不断提升工作团队综合素养，为事业单位档案信息化管理打造一支专业型、复合型队伍。在增强档案管理工作实践创新能力的基础上，使相关工作人员树立良好的安全责任意识与创新意识，确保档案管理人员了解信息化知识，并科学运用到工作中。最后，落实量化考核工作，将档案管理工作落实到岗位目标管理与考核过程中，保证各个业务部门都有专门的档案管理人员，并进行严格审查。在进行档案信息化管理工作的过程中，事业单位应重点做好签字、核对等一系列审核工作，在建立纠错机制的同时，定期对档案工作人员进行专项培训工作，在丰富档案管理人员相关管理知识与技能的基础上，确保档案信息的完整性，使事业单位的档案管理工作向科学化与信息化的脚步发展。 3.3 加大档案安全管理力度，保障档案安全性
随着现代化档案管理理论的不断变化，事业单位开始更加注重档案的实际价值，保证档案的完整性与真实性。利用数字化技术与云平台等，虽然能为档案管理提供许多方便，但也存在很多问题。例如，在互联网中，存在许多黑客、病毒程序，使各个部门在档案传输的过程中，可能出现泄密、数据丢失事件。基于此，事业单位在进行档案管理的过程中，需要树立良好的安全意识与保密意识，逐步做好事前的控制工作，编制事后的处理方案。例如：根据档案的保密程度，合理运用访问权限技术、区块链技术、数字加密技术等信息技术，保证档案管理的安全性。同时，利用云储存平台，自动备份电子档案，避免档案丢失问题。
3.4 健全电子档案管理机制，明确档案管理标准
档案管理工作是一项需要工作人员认真、严谨对待的工作，如有疏忽、纰漏，会影响其他工作正常进行。因此，事业单位应健全电子档案管理机制、明确档案管理标准等。①事业单位不仅要梳理电子档案的管理流程，还要细化、规范流程，合理配置单位内部的资源，降低电子档案管理的成本支出，实现电子档案管理的专业化管理。②明确单位各类型电子档案的格式标准，统一处理与录入电子档案，如：针对文字类的电子档案，可以利用PDF格式存储;对于图片类的档案，需要保证图片的清晰度，使用高清格式进行存储。③事业单位要尽快出台《纸质档案数字化技术标准与技术规范》《电子执法档案暂行管理办法》等规章制度，对档案管理行为进行约束与监督。在明确安全管理责任的基础上，建立健全绩效考核机制，从上到下对各个部门的档案进行管控，保证档案的安全性与准确性，不断提升整体的档案管理效率。
4 结 语
在信息化背景下，事业单位实行科学化、规范化的档案管理势在必行。通过完善档案管理制度，建立健全信息化平台，既能保证档案管理工作顺利进行，还能减少人力成本支出，不断提升档案管理效率。事业单位在摒除传统手写档案管理方式的基础上，推行无纸化办公，能为各个部门的工作提供依据，方便工作人员查阅资料与档案。基于此，事业单位需要不断加大档案管理资金投入，适当引入软件设备与硬件设备，以此加快档案管理的改革速度，健全档案人才培养机制，并加大档案安全管理力度，保证事业单位档案的安全性与实效性。
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