对企业合同管理中风险控制的措施探讨

作者:未知

  摘要:企业在发展过程中,合同管理作为内部控制管理的手段之一,为构建企业内部管控体系以及维护企业的合法权益,降低企业经营风险、提高经济效益、增强企业竞争力发挥着不可替代的重要作用,需要在合同管理的全过程进行风险防范与控制。本文对合同管理存在的主要风险进行分析,探讨下对企业合同管理中风险控制措施。
  关键词:合同管理 风险 控制策略
  一、引言
  企业在经营过程中,合同管理贯穿于生产经营活动的始终,一般包括合同签订管理、合同履行管理、合同变更管理以及合同档案管理。任何企业从事商业交易,需要与其他主体签订合同,在合同上明确双方的权利责任与义务,以此为依据展开经济活动,一旦出现纠纷,合同就是最直接的、最有效的证据,否则将会给企业造成较大的损失。为避免经济合同风险的发生,从合同签订到合同履行完毕必须采取相应的措施进行风险控制。
  二、合同管理的流程
  合同管理是企业经营管理中的重要工作,可以划分为四个阶段:合同准备阶段,包括调查、初步确定合同对象、合同洽谈、谈判、拟订合同文本、合同审核等会签程序;合同签署阶段,包括正式签署合同、将合同分送相关部门等程序;合同履行阶段,包括合同履行、变更或转让、终止、处理纠纷等程序;合同履行后管理階段,包括合同归档保管、执行情况评价等程序。
  三、合同管理存在的风险
  (一)合同主体风险
  签订合同前对合作对象进行初步审查,是合同风险控制的第一步。一是要了解合作对象的基本情况,获取经年检的营业执照复印件;如果合作方是个人,应详细记录其身份证号码、家庭住址、电话,有助于在签订合同的时候,以及在供货、付款条件上采取相应的对策,避免防范风险。二是对合同相对方主体资格的审查,即审查对方是否具有签订合同的资格,是否具有履约能力等。我国法律对某些行业的从业资格做了限制性规定,如药品、房地产开发、建筑施工和航空航天等行业,对主体资格要求拥有相应的资质证书或是批准证书,才能在允许的范围内进行经营活动。
  (二)合同内容风险
  合同内容包含主要条款和附属文件两个部分,签订合同时要对合同标的、规格型号、数量价格、质量要求、付款条件、发票开具、适用税率及违约责任等主要条款约定明确,否则在合同履行时会引起争议,甚至产生纠纷诉诸法律等。特别是“营改增”政策全面实施后,合同中涉税条款及发票开具将直接影响到企业税负水平。在以合同控税的情况下,对合同内容中的税收条款,首先应当对纳税主体信息、应税行为种类及范围、适用税率等内容进行详细约定,确保合同主体信息与发票记载信息一致。其次要明确发票种类,对开具的增值税专用发票,尤其要约定合同相对方开票义务以及发票质量要求、开具与送达时间、发票遗失、发票记载项目变更等情形及其处置措施,确保进项税额合法合规抵扣,做好前期风险防范,规避履约过程中可能发生的相关争议,切实做到防范风险于未然。
  (三)合同履行过程中的风险
  合同的履行过程有许多不确定性的因素,双方可能会对合同内容进行变更,影响合同的正常履行,进而影响公司正常的生产经营及资产安全。如产品市场价格上涨、行业市场环境发生变化、未按期发货、发货产品规格不符、运输途中的损失等因素,双方需要重新修订合同条款,如果其中一方不同意进行合同内容变更,会影响合同履行的效率或者致使合同无法履行。在合同履行的过程中,若是其中一方企业受到自身因素的影响,无法继续履行合同,会给另一方企业带来严重的经济损失。
  四、合同管理中风险控制措施
  (一)建立健全合同管理制度
  企业应当制定合同管理的相关制度或办法,统一认识,建立健全合同管理制度,规范合同条款。企业在有条件的情况下应当成立法务部门,从专业的角度重点检查合同条款中是否存在违反相关法律法规的现象;对于合同条款中存在的漏洞和歧义进行必要的修改,确保合同条款内容准确、明晰、合法、合规。
  (二)建立完善的合同管理机制,明确合同管理的任务
  要想做好合同的管理工作,有效地防范风险,在合同的管理过程中,就必须要明确划分各部门的责任,督促相关的业务部门落实自身工作,通力合作,共同防范合同风险的发生。一方面,企业要建立完善的组织机构,并配备具有专业知识的工作人员,使之承担起合同管理的任务,同时还要明确部门的具体职责。另一方面,将企业的合同管理工作根据需要划分到企业的各个业务部门。在合同的签订、履行的过程中,要组织各部门要各司其职,积极参与,建立企业各部门参与的合同风险防范机制。
  (三)建立健全合同流程管理体系
  加强合同管理,明确合同拟定、审批、执行、归档等环节的程序和要求。建立健全流程管理体系。主要有前期的市场调研、合同策划、合同条款的谈判、合同文本拟定、合同内容的审核、合同的签订、合同义务的履行、合同内容的变更、合同的解除以及合同文本的存档等环节。将合同管理各个流程节点中的责任人、管理目标以及具体措施落实到位;建立专门的监督管理机构或部门,定期检查和评价合同管理中的薄弱环节,采取相应控制措施,促进合同有效履行,控制合同管理风险,切实维护企业的合法权益,使得合同管理流程规范化、完整化,使合同管理事前、事中、事后都处在可控状态。
  (四)严把合同审核关,重视合同订立和履行的监督和管理
  合同签订前,首先要争取合同文本的起草权,起草完成后须由合同归口管理部门提交给企业法律顾问或专业律师审查,提出修改意见并反馈给合同管理人员。合同管理人员应严格按照法律意见进行相应的修改。尤其要注意的是,对于格式文本合同,不能接受合同内容中有明显倾向对方的条款。对于重大合同,在对合同文本审查的同时,也要对合同背景进行调查。由企业法律部门牵头,组织由企业高管人员、专业技术人员、法律人员、财务人员组成的专业团队,对合作方的主体资格、资信、履约能力等方面进行实地的调查,做出风险的总体评估。这种审查不是形式上的审查,而是要确认对方是一个合法的法律主体,具备相关从业资格、完整的履约能力、技术条件是否过关等等。如果是特别重大合同,可以考虑聘请专业的机构进行尽职调查,由其出具尽职调查报告。对于工程项目和重大采购合同,应采用公开“招投标”程序,选择合格供应商,与中标人签订书面合同,明确双方的权利、义务和违约责任。
  (五)合同履行期间风险防范策略
  合同履行时要注意保留相关的证明资料,保存完整的书面往来文件,而且必须有对方当事人的确认。对依法签订生效的合同,合同执行部门要严格根据合同条款履行合同,不得单方面擅自变更或修改,凡经双方同意的改动内容,必须签订书面补充协议,作为合同附件进行管理。合同管理部门应做好合同履行的检查工作,监督合同履行情况,对不能够按时完成的合同,及时反馈给责任领导,并要求立即采取补救措施,防止合同违约。
  (六)建立合同管理系统,实现合同管理信息化
  企业可以建立合同管理系统,将合同主体、合同条款、合同履行相关的信息录入到系统当中,实时监控合同履行过程,促使合同管理向信息化、专业化的趋势发展,企业高层管理人员可以在合同管理系统中检索需要了解的信息,有利于提高管理决策的有效性,促进企业长久稳定发展。
  五、结束语
  建立健全合同管理制度,完善合同流程管理体系,提高合同信息化管理水平,强化管理,提高合同履约水平,使得合同管理向专业化、科学化、规范化发展,确保企业提高经济效益,从而促进企业长久稳定发展。
  参考文献:
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  [2]宋红艳.企业合同管理中风险控制措施探究[J].中国管理信息化,2017(18).
  [3]陆都.浅析企业合同管理中的法律风险及其防范对策[J].现代国企研究,2016(12):54-55.
  作者单位:甘肃广合会计师事务有限公司
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