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新时代高校内部审计信息系统构建思路探讨

来源:用户上传      作者:李明明

  [摘 要]在大数据时代,信息化是高校内部审计技术创新发展的必然趋势,构建内部审计信息系统是高校实现内部审计信息化的必经之路。本文从信息系统构建的必要性、构建要求、预期效果、保障措施4个方面探讨了新时代背景下高校内部审计信息系统的构建思路,旨在为相关研究提供参考。
  [关键词]新时代;审计信息系统;构建思路
  doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.20.024
  [中图分类号]F239.45;F239.1 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2020)20-00-02
  0     引 言
  目前,信息技术得到广泛运用,深刻影响了高校内部审计的环境,既给高校内部审计工作的开展带来了挑战,也带来了机遇。在信息爆炸式增长的大数据时代,审计线索往往隐藏在海量的数据中,而内部审计资源在一定时间内是不变的。因此,加强内部审计信息化建设,实现审计技术和方法创新发展,成为新时期实现“审计全覆盖”战略目标的关键。
  1     新时代构建高校内部审计信息系统的必要性
  1.1   国家监督管理的要求
  国家对高校审计信息管理系统建设发展提出新要求。2015年,国务院印发了《关于完善审计制度若干重大问题的框架意见》,提出内部审计机构应加强信息化建设,通过先进的手段,提高审计效率,实现内部审计的价值增值。同时,《审计署关于内部审计工作的规定》提出要建立健全审计发现问题的整改机制,开展后续跟踪审计,拓宽内部审计的职责范围。由于在一定时期内审计资源是有限的,在保证审计质量的前提下提高审计效率,成为实现“审计全覆盖”目标的关键。
  1.2   高校自身发展的需要
  近年来,国内高等院校年招生规模呈持续增长态势,为适应这种态势,各高等院校建设投入资金逐年增长,总体收支规模较以往年份增长幅度较大。在此种情形下,高校管理层对审计信息时效性的要求自然提高,传统审计模式已不能满足高校规模扩张后的管理需求。只有通过构建审计信息管理系统,利用大数据审计手段,对相关业务进行全流程监控,实现审计范围全覆盖,才能为高校管理层提供具有时效性的审计建议,进而加强高校内部风险控制,及时调整重要决策。
  1.3   内部审计发展的需求
  目前,高等院校加快推进“智慧校园”建设,内部审计部门应建立与学校智能化管理水平相适应的审计信息管理系统,与整个学校智能化建设接轨,为内部审计模式转型提供技术支持。审计信息管理系统的建设促进了审计方式由“传统的手工、半手工审计”向“大数据审计”转变,审计职能由“监督检查”向“服务咨询”转变,审计内容由“单一项目审计”转向“综合管理审计”,审计方法由“现场审计”向“联网审计”转变。
  2     高校内部审计信息系统的构建要求
  高校内部审计信息系统的构建要求包括系统设计原则和系统构建框架两个方面。
  2.1   系统设计原则
  设计原则指高校内部审计信息系统在运行使用过程中应遵循的原则。具体系统设计原则如下。
  2.1.1   简易操作原则
  高校内部审计信息系统通过整合审计资源,梳理明确审计业务流程,使审计工作更加快捷、简便,保证审计质量,提高审计效率。这要求信息系统在设置过程中应避免增加用户负担,保证操作界面简单直观。在系统设置过程中,应充分考虑审计人员的使用习惯,使具有不同计算机水平的人员均能理解操作界面的功能选项。
  2.1.2   拓展兼容原则
  系统应具备一定的拓展性,采用可变流程模式,使系统用户能够快速创建、修改、删除各类审计业务模板,提高系统的实际可操作性。比如,在开展具体审计项目时,现有的表单条数不足以保证审计证据的充分性,需要系统允许添加新的表单,保证审计工作的质量。
  2.1.3   交互共享原则
  为了满足“智慧校园”建设需要,高校开始构建内部审计信息系统。设置系统时,还应考虑校园网其他业务管理系统,预留接口,与校园OA、国资管理、人事管理、财务管理系统进行数据交流,实现校园数据共享。
  2.1.4   可靠安全原则
  在信息系统环境下,审计结果具有可靠性特点。因此,高校应通过设置审计流程关键控制点的方式保证审计质量,控制审计风险。比如,前一阶段审计工作结果未通过审核,无法进行下一阶段审计工作。同时,信息系统还应具有良好的数据安全保证,系统后台具备完整的系统日志。
  2.2   系统构建框架
  系统框架是高校内部审计信息系统具体功能模块的划分。构建高校内部审计信息系统是实现内部审计信息化、促进审计技术创新发展的关键环节。具体来说,高校内部审计信息系统包括日常审核业务子系统、专项审计业务子系统、审计资源管理业务子系统。
  2.2.1   日常审核業务子系统
  日常审核业务子系统包括采购项目审核、工程项目审核、科研项目审核作业模块。审计人员能够根据统一编号,实时追踪项目,实现对项目的全流程监督管理。
  2.2.2   专项审计业务子系统
  专项审计业务子系统包括审计准备阶段、审计实施阶段、审计结论阶段、审计整改阶段等作业模块。通过汇总各个作业模块的审计底稿,系统能够自动生成专项审计的项目档案,极大减轻了审计人员的日常工作量。
  2.2.3   审计资源管理业务子系统   审计资源管理业务子系统包括综合事务管理、审计档案管理、采购供应商信息管理、中介机构信息管理、法律法规信息管理、人员信息管理等模块。审计人员可以通过该子系统的各大模块查询信息,并引用至相关审计底稿,提高审计效率。
  3     高校内部审计信息系统构建的预期效果
  3.1   实现审计作业规范化,降低审计风险
  物资采购审核、基建工程审核、科研经费审计、专项资金审计是高校比较常见的审计业务。目前,对于上述4类业务,高校内审部门积累了丰富的审计经验,但由于缺乏有效的控制,在实际工作中容易产生人为失误、主观判断随意等问题。信息系统将上述业务的流程固化嵌入操作程序中,通过错误预警、待办提醒、分级授权、法规案例查询引用的方式,实现审计作业的规范化和标准化,从而避免人为失误,降低主观判断的随意性,降低审计风险。
  3.2   实现大数据联网审计,促进校内信息共享
  高校内部审计信息系统是高校信息化建设重要组成部分,而高校信息化发展趋势是校内信息融合共享,即财务管理系统、资产管理系统、后勤管理系统、学生管理系统、教师管理系统等各业务系统的数据交互共享。在校内信息共享的前提下,审计系统的数据采集模块能够对校内各类业务信息进行分类、即时采集。在审计业务开展过程中,可随时调取业务管理系统中的数据,实现联网审计。同时,审计系统作为学校信息化建设的重要组成部分,审计结果也属于学校业务信息,能够促进校内信息融合共享。
  3.3   实现业务全流程监控,提高风险管理能力
  目前,高校审计以采购项目、工程项目、专项资金审计项目为单位分类管理审核、审计项目。在信息系统内部建立项目时,自动生成专属于该项目的编号,作为该项目的唯一识别特征。审计人员能够以此编号,监控采购项目和工程项目的进展情况,查询专项审计中的审计底稿、结论、问题清单、整改情况等,为下一步工作提供依据。同时,审计系统以该编号为依据,自动整理分布在各个模块的审计资料,形成最终的审计档案。该档案以电子数据的形式存在于校园网服务器中,成为高校管理档案的一部分,为高校管理层决策提供参考。
  3.4   实现审计资源集中管理,辅助审计决策
  审计资源管理子系统中建立了采购供应商、法律法规、中介机构等信息库,针对各类审计项目搜集了海量中介信息以供参考。在审计作业的过程中,审计人员往往需要进行职业判断,从多种渠道获取信息作为审计结论的依据。其中,采购供应商信息、法律法规、中介机构意见等是内部审计运用较为频繁的参考信息。审计信息系统将以上供应商信息在系统内分类整理,集中管理,以备随时调出,辅助审计人员做出科学决策。
  4     高校內部审计信息系统构建措施
  4.1   制度保障
  在宏观层面,中国内部审计协会制定发布了《中国内部审计具体准则第2203号——信息系统审计》,为内部审计信息化建设提供了宏观指导。在内部审计准则的基础上,各高校内部审计部门应结合实际情况,制定信息化环境下的具体管理制度和工作规范,使内部审计信息系统构建和运行有章可循。
  4.2   组织保障
  高校在构建信息系统的过程中,应设置专门的信息化建设委员会统一规划统筹信息化建设工作,委员会主任由校领导担任,以保证相关工作推进。具体来说,一是要协调好各个业务信息系统构建工作,统一信息标准,消除数据差异,为实现信息数据共享打下良好基础,建立统一、安全、联网的信息共享平台;二是要构建数据中间交换平台,促进信息数据在校园网内数据自由流通;三是要统一校内思想,信息化建设是学校层面的工作,各自为战会造成不同程度的资源浪费,需要各部门统一思想意识,共同服务信息化建设的大局。
  4.3   资金保障
  资金保障主要指高校应配备相应软件系统的研发购置费、专业软件每年的使用费、服务器设备更新配置费和相关人员的信息化培训费等,以满足信息系统建设需要。目前,结合高校实际情况的个性化开发是高校内部审计信息系统的最佳选择,而个性化的开发具有成本高、开发周期长的特点。各高校应结合智慧校园建设情况,为内部审计信息系统划拨专项经费,开发适应高校环境的信息系统,在必要情况下增加预算,对审计信息系统进行二次开发,提升系统功能。
  4.4   人才保障
  一方面,对内部审计部门人员进行多元化配置,大力引进IT信息技术方面的人才充实内部审计队伍,使部门人员专业背景不仅限于财经、工程专业,给高校内部审计力量注入高新技术的活力。另一方面,加强现有内审人员的信息技术培训,提高内审队伍的信息技术水平,以促进内部审计信息系统构建,实现内部审计技术的创新发展。
  主要参考文献
  [1]张佳春,熊励,刘玉泉,等.高校内部审计信息化平台的建立和优化——以上海大学审计信息化平台为例[J].中国内部审计,2015(11):52-60.
  [2]祝青.高校内部审计信息化管理体系构建研究[J].会计之友,2015(12):114-118.
  [收稿日期]2020-09-11
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