基于内控的公立医院财务审批制度设计

作者:未知

  摘要:随着医改的深入推进,公立医院传统的财务审批模式也亟待改进。目前部分公立医院的财务审批模式还存在着一些问题,制约着财务工作效率,也给医院管理带来了内控风险。本文分析了当前部分公立医院财务审批模式存在的问题与风险,从实用性角度出发,就完善公立医院财务审批制度进行探讨。
  关键词:内控;公立医院;财务审批;制度设计
  公立医院财务审批制度现状
  财务审批既包括财务人员对原始单据的审核,也包括归口部门、院领导对报销业务的审批,是公立医院财务核算工作的基础。建立规范的财务审批制度,是保障公立医院收支活动合法合规、医疗工作平稳运行的前提。在传统的“一支笔”审批模式下,公立医院法人代表对医院的一切经营管理和业务活动负有审批责任,权力过度集中导致某些“一支笔”滥用职权,假公济私。医改的深入推进对公立医院财务管理工作提出了新的要求,大多数公立医院已经改变传统的财务审批模式,根据分管院领导的职责分工建立分级授权审批制度,医院财务审批模式日益向着科学、合理、高效的方向发展。但是,部分公立医院的财务审批模式还存在着一些问题,制约着财务工作效率,也给医院管理带来了内控风险。
  现有财务审批制度存在的内控风险
  1.财务审批授权不科学,执行不严格
  (1)授权内容不明确。对于分管院领导的授权内容缺乏明文规定,没有双方签字的书面授权书作为备查,不利于医院财务制度的规范,也不符合审计制度要求。
  (2)授权额度过低。授予分管院长的审批额度过低,与医院日常业务的规模不匹配,审批权仍集中在法人代表手中,容易导致权力滥用,给医院带来内控风险。
  (3)常规事项授权不够简化。对人员工资、每月固定支付的水电燃气费等常规费用的审批未简化授权,导致工资支付不及时、水电燃气费发票不能及时归档。
  (4)授权执行不严格。在授权审批制度的实际执行中,未严格遵守审批次序,常常是院领导审批后才交给相关部门,造成部门审核流于形式,未能发挥应有的管控作用。
  2.事前审批制度不完善或审批流程过于繁琐
  (1)未建立事前审批制度。业务活动开展前未经过必要的事前审批流程,在开支发生后直接进行报销审批,可能出现预算不足、支出范围和标准不符合规定等问题,导致后续报销不顺畅,预算未能发挥应有的作用,使财务审批被动、滞后。
  (2)事前审批未体现重要性原则。对包括各部门日常办公费、零星劳务支出等在内的所有业务活动事无巨细地一律进行事前审批,导致业务部门工作疲于应付,机动性不足,对突发情况缺乏应急能力,制约着工作效率,影响业务活动的正常开展。
  3.职责划分不明确
  (1)预算归口部门、费用开支部门、院领导分工不明确。由于费用开支部门、预算归口部门由不同的院领导分管,在实际报销时,报销人往往随机选择其中一位分管领导进行审批,导致审批无序,且不能兼顾两位院领导的知情权。
  (2)财务初复审分工不明确。有的公立医院未设置财务复审岗位,审核责任集中于财务初审岗位,使得其工作疏忽导致的审核漏洞不能被及时发现并纠正,既极大地考验着财务人员的职业操守、专业素养,也给报销审核管理工作带来风险隐患。
  4.报销审核、审批效率低下
  (1)事前审批效率低。传统的事前审批通过线下纸质方式进行,审批流程冗长,效率低下。
  (2)报销审核效率低。基于财经法律法规及单位规章制度更新而未及时知晓报销人,导致报销人因审核材料准备不充足、相关项目填写不正确,反复奔波于财务部门与业务部门之间;财务人员既要反复对报销规定作出解释,又要审核票据的真实完整性,严重制约着财务审批效率。
  (3)报销审批效率低。有的公立医院部门之间工作协调不顺畅,加之报销审核、审批流程繁琐,导致报销人来回奔波送签,耗费了大量工作时间和精力;同时,零星繁杂的审批事项也对院领导的日常工作造成了极大干扰。
  审批制度设计建议
  1.建立并完善授权审批制度
  (1)公立医院应出台相关规章制度,明确院领导分工与授权额度。在重大、特殊事项上体现集体决策原则,同时赋予分管院领导一定程度的财务审批权。
  (2)各类费用开支的审批必须遵守“统一领导、分级授权”的原则,保证决策、执行、监督相分离,统筹兼顾、科学安排资金的使用。
  (3)对于工资、每月固定支付的水电燃气费等常规事项,可以不作额度限制,全权委托相关职能部门负责人或分管院领导进行审批。
  (4)委托人、受托人应签订一式三份的书面授权书,明确授权内容、时效等,委托人、受托人各自保管一份,财务部门保管一份作为备查。
  (5)报销审批工作应严格按照授权书执行,根据授权额度逐级审批,不得越级审批。
  2.明确事前审批、事后审批的范围
  (1)对于“三公”经费、培训、进修、差旅费等,应通过书面申请或协同办公系统进行事前审批,审查支出事项是否合理、是否具有相应预算等,重大、特殊事项须经院办公会讨论决定。
  (2)对于业务部门日常办公费、零星劳务、工作餐等小额、零星开支,可结合实际情况,统一采取事后审批的方式,以提高工作效率,保障业务活动的有序开展。
  3.明确开支、归口部门和财务初复审责任分工
  (1)开支部门作为业务活动开展部门,重点审核业务活动是否必要,分管开支部门的院领导对开支事项进行事前审核把关。
  (2)预算归口管理部门重点审核支出是否具有相应预算,支出范围和标准是否符合规定,分管归口部门的院领导对开支事项进行事后审批。
  (3)财务初审岗位负责对原始票据进行初步审核,确保支出合法、附件真实、金额准确,对审批工作承担主要责任。
  (4)财务复审岗位负责对初审工作、审批完成情况进行检查,对审批工作承担次要责任。
  4.依托信息系統进行网上报销,或实行集中送审制度
  (1)通过集中培训、部门会议以及微信公众号、手机App等宣贯财务审批制度,加深员工对财务审批制度的理解。
  (2)依托信息系统建设开发财务共享平台,报销人通过线上填报报销申请及扫描上传原始单据,系统自动对发票进行验真、查重,并根据不同业务对应的审批流依次推送到部门负责人、报销初审、归口部门、院领导、报销复审处,最后通过银企直连完成支付。
  (3)网上报账系统应与医院各部门系统关联,及时更新相关信息,并嵌入相应的费用报销标准,系统自动对支出标准进行审核与控制,实现内控信息化,减轻财务初审压力。
  (4)对于暂时没有条件进行线上报销的公立医院,可由财务人员将报销单进行统一收集、分类、登记,定期送交院领导进行集中审批,避免报销人来回奔波,提高财务审批效率。
  参考文献:
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