新时代背景下电网企业档案信息化的思考

作者:未知

  摘要:本文本文在基于新时代的背景的前提下,通过分析电网企业档案信息化工作的特点、存在的问题和所面临的挑战,发现存在的问题,从立足档案信息化建设“一个中心”,推动档案数据治理和优化档案管理“两个端口”,实现档案资料完整和查询利用便利两个等方面阐述,阐述如何提高新时代背景下电网企业档案信息化工作。
  关键词:电网企业;档案信息化;大云物移链
  在中国特色社会主义进入新时代之际,电网企业档案工作作为新时代中国特色社会主义事业的一部分,也迎来了一个新时代的发展时期。同时,“大云物移链”等形势对档案的特性和档案工作产生了深刻的影响。本文通过分析新时代电网企业档案信息化工作的特点和所面临的挑战,寻求提高新时代背景下电网企业档案信息化工作的对策。
  一、 电网企业档案信息化的背景
  (一)1.适应国家档案信息化建设的迫切需要
  习近平总书记在浙江省档案馆调研时曾指出:“要提高档案信息化水平,运用现代化技术做好档案管理工作”。2020年6月20日,十三届全国人大常委会审议通过了修订后的《中华人民共和国档案法》,新增“档案信息化建设”一章,奠定了为信息化在的法律上奠定基础。全国档案事业发展“十三五”规划明确提出,要实现以信息化为核心的档案管理现代化。面对档案工作的新形勢形式,档案管理智能化程度、规范化水平、信息化进程更应该紧跟时代步伐、以适应时代转型的要求。
  (二) 2.服务于电网发展中心的必然要求
  “善理疾者绝其源”,档案作为是企业的核心资源和重要资产,档案信息作为可视为企业的“数据仓库”,。在依法从严治企的大背景下,面对各种新兴传播平台的广泛应用,如何在实现档案信息完整、档案安全储藏保管、档案开发利用便捷,更好得服务于公司改革发展、经营管理、安全生产、风险管控等各方面工作,对于企业持续健康高质量发展具有现实而长远的意义。
  (三3.)解决数据共享的切实需要
  近年来,众多公司加快部署全业务统一数据中心部署,以信息驱动业务,以、数据管理企业,逐渐明确促进了资源集约、专业贯通、末端融合的发展趋势和管理要求十分清晰和明确。但从在公司层面看,由于专业系统较多,存在一定程度的信息孤岛现象,缺乏需求互通、数据共享的平台。
  档案管理平台作为各类资料和数据的最终归集点,如何使档案信息跨单位、跨业务、跨门类的共享利用、知识挖掘,更大程度地发挥档案价值,减少重复录入,是当前档案工作研究的课题方向。
  4.(四)落实“放管服”要求,切实减轻基层负担的有效手段
  由于公司中各类型档案数量大、种类杂,传统归档方式高度依赖人员的熟练程度和专业能力,导致基层负担较重。通过引入档案智能化整编、算法等先进的信息化手段,运用电子档案平台丰富的接口,可以能切实落实国家“放管服”的要求,有效减轻基层档案人员的负担。
  二、 新时代背景下电网企业档案信息化存在的问题
  (一)1.认识问题
  一是对档案信息化的重要性认识不足。表现为各档案部门自身对档案信息化建设重视不够,造成单位信息化与档案信息化的脱节,档案信息化与档案业务工作脱节,“两张皮”现象比较普遍。
  二是对电子档案认识存在有偏差。表现为认为没有将形成的电子数据不是视为档案,不需要缺乏专门的档案部门进行管理,。一方面,认为电子档案不可靠、不可信,没有想办法把将电子档案管起来妥善保管;;另一方面,缺乏对认为电子档案特殊性的认识就是档案,没什么特殊性,不需再作特别的规定。
  (二)2.实践问题
  档案信息化建设总体滞后。
  首先,从政府角度看,由于认识所限,没有把档案信息化统筹到政府信息化大局之中,导致档案信息化建设或被遗漏掉,或被边缘化;从档案部门角度看,存在着缺少没有超前谋划、没有和主动融入的问题,导致有些地方和部门的档案信息化建设举步维艰。
  二是其次,电子文件不归档、电子档案失管现象时有发生。办公自动化系统、业务系统没有电子文件归档功能的情况不在少数,电子档案管理缺乏系统平台支撑的情况比较普遍,数字档案馆(室)建设总体滞后,从而导致的电子文件不归档、电子档案失管的等问题难以解决。
  三是电子档案认定难、使用难。电子档案标准不健全、管理不规范、法律效力不明确等问题比较突出,电子档案的真实性、可靠性难以保障,跨部门、跨区域-一体化应用平台建设滞后,难以实现导致电子档案共享利用难以实现。
  三、 新时代背景下电网企业档案信息化工作的对策
  (一) 1.立足档案信息化建设“一个中心”,推动档案数据治理
  以档案管理系统为平台,各业务系统对接为依托,构建存量数字化和增量电子化并重的数字档案资源体系,实现“一网查档”的便捷服务,为公司档案现代化管理提供重要支撑。
  1.(1)实现增量档案100%电子化。
  一是推进线上线下同步归档,完善文书档案、科技档案、实物档案、声像档案等各类档案的数字化要求,夯实档案管理应用的“大数据”基础。二是实现业务系统与档案系统的接口对接,全面保证了电子文件的完整性和可靠性。三是严格审核电子化档案电子化审核把关。对于线上无法归档的档案,应下发入库档案电子化要求,确保入库档案100%电子化。
  2.
  (2)推进存量档案数字化加工。
  开展档案数据治理建设,开展公司库存实物档案整理及数字化加工。一是开展存量档案梳理,明确档案数字化加工范围,为数字化工作的实施打下坚实基础。二是扎实推进档案数字化加工。制定档案数字化加工方案、技术标准和验收规范,分步实施库存档案数字化加工,实现库存档案数字化目标任务。三是严把数字资源建设质量关。在开展数字化加工项目的同时,同步实施数据抽检,通过“自检+质检+抽检”的质量验收流程,提高数字化成果质量。   3.(3)强化档案数据共享。
  档案是企业的数据仓库,档案管理平台是公司各类资料和数据的最终的归集点。在档案信息化建设的基础上,应充分挖掘档案信息管理平台目录检索、全文检索、自动推送以及辅助开展研编等功能。扩宽档案查询利用覆盖范围,在全公司系统实现档案数据共享,充分发挥档案价值,解决信息孤岛问题现象。
  (二) 2.优化档案管理“两个端口”,实现档案资料完整和查询利用便利
  针对档案归集和档案应用管控机制变革,优化“档案归集”和“档案应用”两个端口,重塑档案归档业务流程,确保档案完整,拓宽档案利用范围,使用神经算法、智能整编等手段,提升档案归集效率,便于利数据查询。
  1.(1)明确归档职责任务,确保档案完整;应用智能整编等方法,提升档案归集效率。
  制定下发年度档案归档计划,覆盖全部类型和专业,建立重大事件、重要人物的专题档案,明晰各单位归档职责、任务和归档期限,理清职责界面不清的局面,全面提高公司档案资料归档的完整性。
  在档案平台文书档案方面,探索开展智能化业务研究,重新梳理原有档案归档模式,针对归档反复比对及,重复查找的问题,以“收文、发文及线下文件”三大类型为着眼点,归纳总结不同类型的归档流程。树立以“电子指导实体,线上指导线下”的理念和思路,应用智能整编技术,在省市县三级开展试点,基本实现了线上文书档案自动分类、自动鉴定、自动装盒的功能,极大简化人员人工操作,提升归档效率。
  在电网建设档案归档侧,探索基于神经网络算法的工程项目档案智能组卷。通过TF-IDF算法提取特征向量,搭建神经网络对其进行训练,实现案卷与文件之间的映射,提升组卷的合理性。
  2.(2)拓宽利用范围手段,便捷查询应用。
  在丰富档案数字资源的基础上,充分发挥档案信息管理平台的作用。实现档案利用权限全覆盖,完善利用审批制度,提高档案信息资源的利用效率。同时,建立健全突发事件档案便利查询应急响应机制,开通档案调阅绿色通道,為一线应急抢修人员提供准确的档案资料。
  在利用,使用二维码具有信息唯一性、容量大、成本低、保密性好的等特征,使用其对档案目录进行编辑,辅助档案柜内档案资料进行定位,简化查找过程。基于保密管理规定,兼顾服务的开放性和档案内容的安全性。,采取将档案一级目录设定为开放式数据,方便扫码获取查阅,应当需进一步了解档案内的详细内容(如卷内文件目录、图纸等)时,增加身份认证环节,通过验证后可继续浏览档案的具体内容,兼顾安全性与便捷性。
  [1]黄蔓玲. 企业档案信息网络化管理的探讨[J]. 档案学通讯,,2002(05):43-45.
  [2]苏青丽. 企业档案信息化管理系统构建目标的实现研究[J]. 办公室业务,,2016,000(002):73.
  [3]张诗茉,,张爽,,徐杰,,孙巍等. 大数据背景下企业档案信息服务体系构建策略研究[J]. 北京档案,2017,000(012):22-24.
  [4]胡静. 大数据时代企业档案信息资源建设研究[J]. 兰台内外,,2019,263(26):7-8.
  [5]张帆. 我国档案事业发展情况研究——基于十三个五年规划的分析[J]. 档案学研究,,2019,166(01):26-30.
  [6]李小晨. 大数据时代背景下的档案管理探讨[J]. 云南档案,,2013(06):48-50.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15388593.htm

服务推荐