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基于信息化背景下事业单位文书档案管理探析

来源:用户上传      作者:陆泓羽

【摘 要】论文就信息化与事业单位文书档案管理的必要性展开叙述,随后对事业单位文书档案管理信息化出现的问题进行阐述,最后分析介绍了信息化背景下事业单位文书档案管理方案,从健全文书档案管理信息化技术手段、文书档案管理工作人员的培训,以及强化文书档案管理意识三个方面作简要分析,希望对事业单位文书档案管理有新的突破,能够为事业单位的文档收编管理带来实际意义。

【Abstract】This paper describes the necessity of informatization and documents and archives management in public institutions, and then expounds the problems in the informatization of document and archives management in public institutions. Finally, it analyzes and introduces the management scheme of public institutions' documents and archives under the background of informatization. This paper makes a brief analysis from the three aspects of perfecting the informatization technology means of documents and archives management, training the staff of documents and archives management, and strengthening the consciousness of documents and archives management, hoping to make a new breakthrough in documents and archives management of public institutions, which can bring practical significance to document collection and management of public institutions.

【关键词】信息化;事业单位;文书档案管理

【Keywords】informatization; public institutions; documents and archives management

【中图分类号】G275.2 【文献标志码】A   【文章编号】1673-1069(2020)12-0019-02

1 引言

信息化对事业单位文书档案管理工作是机遇更是挑战,特别是对于事业单位医院来说,各种病历、行政、业务、人事等档案五花八门,相对而言,医院的文书档案管理尤其烦琐杂乱,文书的档案管理是对过去经验的总结和对今后工作的启示。因此,各单位工作者必须从全新的角度去思考档案管理与之相结合的方式方法及理论逻辑,构建在信息化时代中档案管理与服务的系统框架,以充分利用新技术来推动档案管理的发展[1]。只有如此,才能更加准确、高效地开展工作,促进事业单位文书档案管理的发展。

2 依赖信息化加强事业单位文书档案管理的必要性

在传统的文书档案管理中,通常以纸质档的形式存在,但纸质文书档案常会因环境的影响而发生纸张破损或者字迹模糊的现象,或者因人为因素造成资料遗失等,导致相关的重要资料不完整,甚至在医院的文书档案中,大多字迹潦草,字词多以简笔画形式出现,一般人很难分辨字词,给后期的文书档案查阅,或者事业单位财产造成损失。而文书档案管理借助信息化手段后,一切依靠云计算、云服务,使电子档的文书更加清晰明了,管理上也更加规范,减少资料泄露、丢失的可能,可以最大化避免以上出现的問题,进一步提高文书档案管理的质量。

传统文书档案在管理的过程中,首先会对资料进行收集、整理、装订等工作,这一系列工作需要很长的时间才能完成[2]。而依赖于信息化管理后,利用简单的程序或者计算便能在较短时间内对档案进行有效管理,改变了传统文书管理效率低下、时间长、不易查找等问题,文书档案管理信息化对于文书的查询也更加方便快捷,极大地提高了工作效率。

合理利用信息化,可以提高文书档案的利用率。由于信息化文书档案查找方便快捷,工作人员利用网络能很快查找自己需要的资料,无需耗时耗力现场查找,使文书的存在得到最大利用,而不像以往仅作为存档需要,放置便是一年半载,使文书并未发挥他的实际效用,利用率极低,而文书档案管理信息化将改变这一趋势,打破传统文书的限制,使信息化文书档案得以最大利用。

3 事业单位文书档案管理信息化存在的问题

3.1 文书档案管理的保密性有待提高

于医院而言,保护客户隐私非常重要,其各种档案必须严格把关,加强信息化防护措施,避免信息泄露,但现在的文书档案信息化管理中可以发现,许多事业单位的防火墙并不完善,领导还未引起重视,有的是可有可无的规则,使制度得不到有效实施,而这些空缺如遇到不法分子攻击,相关的文书档案还是会遭到破坏,给事业单位带来一定的危机。同时,电子档的文书有改动的可能,甚至在改动之后不易被人察觉,给文书的利用带来一定的风险性。

3.2 缺乏专一的信息化管理人才

虽然随信息化的发展,事业单位的文书档案管理也取得相应的成就,但在大部分事业单位,管理文书档案还是老一辈的人才,在工作中仍是采用传统的管理方式,他们不太适应信息化文书档案管理,对各种软硬件设施的利用都不太熟悉,大多是按部就班,依据流程进行,并不能高效创新式地开展工作,其工作效率与以往大同小异,这给文书档案管理信息化带去了一定的阻碍。

3.3 信息化管理理念落后

在部分事业单位,领导依旧采用传统的文书档案管理,思想观念落后,甚至在有的单位,他们在文书档案管理上运用了信息化技术,但是却没有积极开展文书档案信息化建设,只跟随时代潮流,在技术投资、相关设施引进等方面存在不足,导致文书档案信息化只是一个幌子[3]。出现相关的问题后,空有设施,很难用信息化技术手段进行合理有效的解决,浪费大量人力物力,对于文书档案管理还是一如既往地没有提升。

4 信息化背景下事業单位文书档案管理方案

信息化背景下文书档案管理出现了各种各样的问题,这要求我们适应社会发展以及文书档案管理的特点,选取各种方式积极有效面对,探寻出合理有效的文书档案管理方案。针对以上问题,论文给出了几点文书档案管理信息化的改革方案。

4.1 健全文书档案管理信息化技术手段

文书档案管理信息化的提高,必须要有一个完善的信息化技术手段,基于此,事业单位首先需要建立完整的文书档案管理信息化的数据库,使事业单位的各个部门能有效连接,确保档案资料数据库的完全控制和管理[4]。在查询档案时能及时快捷地找出自己所需的信息。其次是确保纸质文书档案信息的准确录入,并做好数据的保密性。此外,事业单位必须加强网络防护,做好内外网的监控,及时更新各项软件,并且要对档案数据进行权限设置,进一步提升文书档案数据的安全性。

4.2 加强对文书档案管理工作人员的培训

优秀的管理工作者是促进文书档案管理运行的主体,是使档案管理有序进行的有利保障,为了使文书档案管理信息化,各单位应组织人员培训,培养一批专一的文书档案管理人员。与此同时,各单位应注意对文书档案管理工作者进行综合素质、业务能力的培养,可以采取专业培训、学历教育、进修学习等方式,来提升文书档案管理人员的相关能力,使其能够做好自己的本职工作。此外,各单位要注意对工作人员进行法律法规的教育,提高自身的思想道德品质,努力提高工作人员的责任意识,避免有人滥用职权造成信息的泄露,带来不良的后果。

4.3 强化文书档案管理意识

在信息化大背景下,文书档案管理的改革必将要求相关工作人员转变意识,认识树立文书档案管理意识的重要性,现在的医院大多以救死扶伤为目标,缺少对文书档案的认识,只有在遇到无法解决的问题才肯去翻阅文书,其实,于医院而言,更需要把文书档案管理信息化意识融入管理工作中,指导事业单位文书档案管理工作的运行和流程,只有这样才能够让文书档案管理符合现代化时代的需求[5]。同时,为了满足文书档案管理信息化的有效运转,需要各单位投入一定的资金购买信息化设备和信息化资源,以此推动文书档案管理信息化的发展,为医院的行政部门减少不必要的人力,只有这样,才能更好地救死扶伤,更好地为病人服务。

5 结语

在当今的信息化社会,文书档案管理信息化给各单位带来了便捷,使各项工作高效开展,改变了传统的文书档案管理工作,但在面对各种信息化的同时,各事业单位必须认识到信息化的重要性,并将其运用到文书档案管理工作中,为事业单位的持续发展奠定良好的基础。

【参考文献】

【1】沈鹤慧.信息化视野中事业单位档案管理的创新[J].办公室业务,2018(04):119-120+139.

【2】刘春雪.信息化背景下文书档案管理工作的创新路径[J].科技资讯,2020,18(21):16-17+20.

【3】徐娜.信息化背景下如何优化事业单位文书档案管理[J].办公室业务,2020(11):104+106.

【4】蔡迎秋.信息化背景下事业单位档案管理研究[J].办公室业务,2018(09):40+56.

【5】严红利.信息化背景下事业单位文书档案管理分析[J].办公室业务,2017(07):105.


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