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OA系统在科学事业单位科研经费管理创新运用研究

来源:用户上传      作者:许志红

摘要:OA系统运用于财务管理中的预算控制、财务审批、资产管理等方面,可以有效提升财务管理效率。本文通过介绍OA系统在广东省生态环境技术研究所科研经费管理创新的运用实践,先是分析OA系统在科学事业单位科研经费管理中的优势与存在的问题,最后提出相应的优化建议。

关键词:OA系统 科学事业单位 科研经费 管理创新

OA系统,即办公自动化系统。在经典的“表单+工作流+门户”的技术路线下,融合移动技术,来帮助组织实现更高效的协同管理。解决通用型的组织协同问题,帮助组织完成制度落地、效率提升,增强执行力,提供基础表单支持业务审批、提供支撑知识文档中心,提升组织业务管理的支持水平,使组织效率得以提升。在实践应用中,科学事业单位可以将OA系统的应用拓展至科研经费管理,科研费用预算控制,实现对各科研项目经费预算的事前控制、事中控制和事后反馈。

一、OA系统应用于科学事业单位科研经费管理的优势

广东省生态环境技术研究所自2016年起实行在科研经费管理中引用OA系统。近两年的实践证明,OA系统运用于科學事业单位科研经费管理具有明显优势。

(一)移动线上审批,大幅提升审批效率

OA系统可支持局域网运行,也可支持iPad、手机等移动客户端运行,可通过手机APP、微信等方式登录OA.移动线上申请和审批。由于科研人员经常要出差,这极大地方便了广大科研人员和审批人员在任何地方登录OA,在线上办理申请和审批工作。据统计,OA系统的移动线上审批流程与传统的纸质审批流程相比,平均缩短了3-4天的审批时间。申请和审批的线上办理,审批环节自动流转,也不需要科研人员亲自去跟进各个审批环节。

(二)审批过程管理,规范内部控制流程

广东省生态环境技术研究所根据科研经费管理及科研事业单位组织管理的特点,在致远公司的协助下,开发设计的OA系统集成了组织运行的主要管理功能并流程化。先后设计并完善二十多个表单,如常规申请的:出差审批单、用车审批单、固定资产入库单、设备采购申请、发票审批单、会议审批表、公务接待审批表等。通过OA系统集成的管理审批流程,将内部控制工作落实到OA审批中。各审批环节按设计好的流程运作,有效避免了内部控制工作的遗漏。

(三)费用报销管控,强化预算控制管理

1.制定审批流程与权限。根据研究所相关的财务制度,制定费用报销的审批流程:申请人—团队(课题)负责人—业务办负责人—财务办主管—财务办负责人—分管所领导。单笔费用报销金额小于等于5000元的,由财务办负责人审批;单笔费用报销金额大于5000元的,由分管所领导审批。

2.规范表单设计。为使费用报销的表单统一、规范,广东省生态环境技术研究所根据不同的费用事项,设计了多个表单。费用报销主要使用项目费用中的表单,包括:项目差旅费用报销单、项目费用分摊报销单、项目借款单、经费拨入单、费用预算追加单、项目费用报销单、项目立项单、调账申请等。申请人根据不同的费用事项,选择合适的表单填写并提交审批。

3.强化预算编制与控制。根据各科研项目的到位经费金额及项目合同书的经费预算内容,在OA上录入项目档案,并导入预算编制,完成预算审核。课题负责人在OA上提交经费拨入申请并完成审批后,该课题即可在OA上申请费用报销。若报销金额超出预算,系统会自动提示“超过可用余额”,该表单无法通过提交。

(四)多形式查询,轻松掌握实时信息

1.即时查询审批流程进度。OA系统协同管理的各个模块都是流程化的形式,流程各节点的相关人员可以通过“已发事项”或“已办事项”查询到“当前待办人”及“审批流程节点”。对于比较紧急的事项,可以通过催办的方式提醒和催促各节点的经办人和审批人,经办人和审批人看到相关的催办信息后及时办理该事项。

2.快速统计科研经费使用情况。由于会计科目明细与科研经费的预算明细并非完全一一对应,在未使用OA系统前,科研人员统计一个项目的支出明细执行情况,需要1-2个小时,一个科研人员往往同时承担多个项目,仅是这项统计项目的支出明细执行情况的工作,就耗费了科研人员大量宝贵的科研时间与精力。广东省生态环境技术研究所的OA系统上线后,根据各项目的经费预算对经费支出进行管控,在“项目费用分析”中输入课题号,可以迅速查询到该项目的执行情况表并可导出生成Excel表格。科研人员可以随时查询并掌握各经费明细的支出及结余情况,快速发现经费使用存在的问题,有针对性地及时做好经费使用进度计划,根据项目开展的进度情况,科学合理地安排经费使用,保证科研项目按时完成。

3.智能查询已办事项的存储数据。在OA系统上发起的审批事项及流程等数据会保存在OA系统里,需要查询“已发事项”、“已办事项”时,可以在“查询条件”输入关键词:标题、重要程度、发起人、发起时间、接收时间、处理期限、处理状态等进行查询。对比纸质审批流程的存储及查询数据,OA系统具有明显的优势。

二、OA系统应用于科学事业单位科研经费管理的存在问题

(一)增加申请人与财务审核人员的工作量

广东省生态环境技术研究所的OA系统上线以来,给申请人与财务审核人员带来了工作量的增加。

1.增加申请人的工作量。申请人仍需手工填写纸质报销面单,同时要根据报销内容,在OA系统中选择合适的费用报销表单线上填列,另外还要把报销的发票、附件等证明材料逐张扫描上传到OA系统。申请人要关注报销单的审批流程,审批流程到财务审核人员时提交原始凭证。

2.增加财务审核人员的工作量。财务审核人员先是根据财务法规及制度对申请人提交的原始凭证进行审核,审核无误后再与OA系统提交的报销单进行逐一核对。若出现两种情况,要将审批流程退回申请人修改后重新提交:一是原始凭证及纸质报销单审核通过,OA系统提交的报销单填写与纸质报销单不一致,应退回申请人修改OA系统提交的报销单;二是原始凭证及纸质报销单审核不通过,需将原始凭证及纸质报销单、OA系统提交的报销单都退回申请人修改,再重新走审批流程。

费用报销审批流程结束后,财务审核人员需打印OA系统上审批通过的费用报销单,分别粘贴到原值憑证及纸质报销单前面,再交由出纳办理支付。这时,费用报销流程才算结束。

(二)缺少科研经费执行情况的定期推送

由于科研人员不是财务人员,要专注于科学研究工作,也不会经常想起要查看经费执行情况。目前的OA系统尚未具备科研经费执行情况的定期自动推送功能。科研人员要了解科研经费的执行情况,还是要靠自己去查询。此外,对于科研经费支出进度明显落后于序时进度的情况,现时的OA系统也缺少进度异常预警的功能。

(三)数据同步存在时间差

1.OA系统扣款与财务系统录入凭证的时间差。OA系统的费用报销是审批流程结束后,OA系统便自动扣款,经费支出金额及结余金额也会同步发生变动。但凭证录入财务系统是在出纳完成支付后才安排录入。因此,在发生费用报销时,OA系统的经费支出金额及结余金额会和财务系统导出的项目明细账的金额不一致,会产生数据同步的时间差。

2.由业务管理部门发起的费用导致的时间差。由于科研经费的支出并非全部由项目组成员发起的,如管理费、水费、电费等费用的支出。这些费用的支出是由业务管理部门根据研究所的管理制度等发起的,项目负责人或科研助理未必及时获取费用扣取的信息。财务人员取得业务管理部门提交的项目扣款清单后,在财务系统录入凭证时,还需及时通知各个项目在OA系统中补录扣款,否则OA系统的数据与财务软件的数据不同步。

三、OA系统应用于科学事业单位科研经费管理的优化建议

结合OA系统在科学事业单位科研经费管理中的运用时间,OA系统运用于科研经费管理,还需要持续改进与优化。

(一)大力推进科研财务助理制度

为使科研人员潜心从事科学研究,培养一批懂业务,熟悉财务的科研财务助理,为科研人员在项目预算编制和调剂、经费支出、财务决算和验收等方面提供专业化服务。在OA系统的使用中,科研财务助理可以根据科研人员的需要,在OA系统上发起审批申请,并跟进审批的各个环节进度,把握科研经费执行情况,并定期向项目负责人汇报。项目负责人只需对其发起的审批申请进行审核。把科研人员从繁杂的事务性工作中解放出来,有更多的时间和精力用于科学研究。科研财务助理作为科研人员与财务部门之间的纽带,有效传达相关的信息。

(二)加强OA系统的培训推广

为使科研人员和科研财务助理尽快了解并掌握OA系统的使用方法和技巧,通过开展培训会的形式,加强OA系统的培训推广,集中解决科研人员和科研财务助理在使用OA系统过程中遇到的共性问题。另外,财务管理部门要主动听取科研人员和科研财务助理提出的改进建议,为进一步优化OA系统提供参考。

(三)进一步完善OA系统的推送功能

OA系统是科研人员的有力工具,应根据科研人员的需求,进一步完善OA系统的推送等功能,把被动管理变为主动管理。财务部门与软件服务商要进一步完善OA系统。开发定期自动向项目负责人推送科研经费执行情况。对于科研经费支出进度明显落后于序时进度的情况,OA系统要自动向项目负责人推送进度异常预警。

(四)优化规范流程与操作

为解决OA系统与财务系统数据同步时间差的问题,针对两种造成数据同步时间差的原因,可以从以下方式优化:一是OA系统与财务系统对接,科研项目经费的预算支出科目与财务会计的支出明细科目对接,OA系统的费用报销完成审批后,可以直接在财务系统中自动生成凭证,大幅减少因在财务系统中录入凭证滞后导致的数据同步时间差;二是优化业务管理部门对部分费用扣款的流程,在OA系统中,开放业务管理部门负责人的权限,可以发起各项目由业务管理部门扣取费用的报销申请,但仍需经过项目负责人在OA系统中审批,审批流程结束后,可以直接在财务系统中自动生成凭证,有效减少因业务管理部门扣款流程不合理导致的数据同步时间差。

四、结束语

在科技创新的新时代下,科学事业单位的管理方式及手段的创新,有力激发了创新创造活力,促进了科技事业发展。OA系统在科研经费管理中的应用,有利于完善科研项目资金管理等问题,推动形成充满活力的科研经费管理和运行机制,也是落实党中央进一步推进简政放权、放管结合、优化服务的重要体现。

参考文献:

[1]中共中央办公厅.关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见[Z]. 2016-7-20.

[2]曹广,喜高升,孙会荟.“放管服”背景下科研经费管理新举措[J].教育财会研究.2018(01).

[3]武文敏.我国高校科研经费管理问题研究[D].河南大学,2016.

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[5]李东秋.试析科研项目的财务风险分析及费用内控[J].中国国际财经(中英文),2017(19).

基金项目:广东省2017-2018年度会计科研课题项目(2017A24)资助。

(作者单位:广东省生态环境技术研究所)


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