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浅析农村中小学财务内控制度存在的问题及对策

来源:用户上传      作者:杨何兰

摘要:当前我国农村中小学实施内部控制过程还处在不断的探索实践和发展阶断,普遍存在诸多不足和问题。这些问题的存在直接影响了学校的正常运转和长期发展。为了规范农村中小学校的财务经济管理行为,让学校有限的资金发挥更大的效益,把财务风险控制在可承受范围内,有必要在不断的实践工作中总结经验,改正不足,本文对农村中小学财务内控制度存在的问题及改进对策进行探讨。

关键词:农村中小学 内部控制制度 内部审计

一、农村中小学内部控制建设的重要性

学校内部控制能够有加强对经济活动风险的防范和管控,合理保证单位的经济活动合法合规、资产安全和真实有效、财务数据真实完整,有效防范舞弊和预防腐败,提高公共服务的效率和效果。近几年来,國家加大了对农村义务教育学校经费投入的力度,同时对笔者所在的怒江傈僳族自治州实施了14年免费教育,免去了高中三年的课本费、学费和住宿费,对高中部分学生和建档立卡户学生补助生活费。每年有大量的资金流入学校,要做到把它管控好、使用好,使之发挥最大的效益,势必就要不断完善学校内部控制制度,使内部控制制度能够在农村中小学校内部发挥重要的作用。内部控制的全面实施能够规范学校日常运行管理,加强各部门、各科室和相关人员之间的协调交流和合作,提高资金使用效率,有效防范财务风险,对促进学校管理水平的提升具有举足轻重的作用。

所以,根据学校自身实际情况建立与学校发展相匹配的内部控制制度,对确保农村中小学校长期稳定和持续发展具有十分重要的促进作用和深远的意义。

二、农村中小学校内部控制制度存在的问题

(一)各方面重视程度不够

中小学承担着培养学生的重任,同时也承受着中考和高考的巨大压力,在整个学校的运行中,一切都以学生、教学为主,教职工的主要责任也是教育、教学。当谈到内部控制时,教职工普遍反应是涉及经济制度建立和实施工作是财务部门的事,与从事教学管理和教学研究的领导职工及一线教师没多大关系。据我对我市中小学校的调查发现,现有的中小学内部控制制度都是由财务部门在运作制定并负责全面实施。领导基本上很少过问,当然造成这种局面的原因其中之一是我们的领导多是教师出身,不具备财务方面的知识,普遍存在单位负责人内部控制意识淡薄,只重视学生成绩的提高和学校常规化管理,忽视内部控制度的建设,所以中小学内部控制制度极易形成挂在墙上、说在嘴上、落实不到行动上的局面。

(二)内部控制建设基础环境薄弱

由于中小学属于全额拨款事业单位,经费全靠财政所款,因为其性质的特殊性,中小学内部控制建设相关开展活动大多得不到好的环境支持。干好干坏都有工资保障,不会少一分一毫。这样的机制使得内部控制建设基础环境相当薄弱,内部控制建设特别是初期困难重重,遇到很大的阻力。虽然一些中小学制定了相关的内部控制制度,但由于得不到广大职工有力支持,单位负责人也未能真正意识到建立内部控制制度对学校长足发展的重要性,单位内部各部门、各科室人员对内部控制的建设持观望态度,即以旁边观者的身份来看待这一新鲜事物。

(三)内部控制制度不够完善

当前大多学校内部控制制度存在照本宣科,套用固定模式的情形。没有从学校的实际情况出发,对内部控制制度指标没有细化和量化,指向不明确,导致了内部控制制度缺乏合理的可执行力。大家对内部控制制度范畴理解也是各显神通,各有各理,单纯认为只要制定出纳会计职务分离制度或采购支出实行集体决策制度就算是制定了内部控制制度,这在很大程度上缩小内部控制管理所涉及的范围,违背了制定内部控制全面性原则的要求。与国家要求制定内部控制制度所要达到的目的背道而驰。由于内控制度建设的不完善,内部控制的执行效力也就大打折扣。

(四) 财务工作人员功底不够扎实,人员机制得不到有力保障

中小学教育属于服务机构,不会产生收益盈利情况,这样的属性就会使学校(包括部门)对学校财务工作未能引起足够的重视,因为观念的轻视和思想的守旧,所以对财务基础工作不够夯实。学校从事财务工作的人员大多数从半路出家,从教学岗位转到财务岗位,有些财务工作人员没有专业胜任能力和职业道德素养。在与财务有关的知识方面有所欠缺。即便是从专业学校毕业的对口专业人员,由于要适应不断发展的经济形势,财务管理制度的要求也日新月异,如果后续不对他们进行持续的业务知识方面和职业道德素养的培训,知识未能及时得到更新,思想还停留在老路上,未能及时掌握国家的经济动态和发展形势,就会导致我们的财务人员无所适从,随之而来的是财务数据失真的情况时有发生,经济犯罪行为屡见不鲜。

中小学经常涉及经济活动的人员基本固定且人数不多。在内部控制执行的过程中,通常存在一人肩挑多岗情形的存在。真正做到岗位的彻底分离在中小学的实际工作中存在一定的困难。如目前中小学校均未实行财产保管与记账分离,通常由1人担任。合同的签订及审批岗位也未完全分离等等。

(五)缺乏健全的监督管理机制

虽然中小学校上级主管部门教育局配备了独立的内部审计人员,但从实际情况上来看,这种内部审计工作存在一定的问题和局限性,未建立对下属学校财务会计工作长效监督机制,未实现全面审计和监督管理,重点就放在看看我们的上报的凭证、报表,对各学校的账证、账账和账实是否相符未能实施有效监督。因此相关监督机制并不能发挥出本身的职能。也未建立全面的风险评估机制和风险控制方法。

某市教育部门下属的一所学校在2014年发生了一个真实的案例,会计同时保管了票据和印鉴章,在出纳毫不知情的情况下,几个月之间采用自开支票自盖章的形式挥霍了单位263万元的资金用于赌博,给国家造成了重大损失,在社会上形成了不良影响。按常规每月要将报表报送教育局内审,这种错误是很容易发现的,但此人半年均未上报报表,对这一反常情况,相关人员也未对其进行跟踪监督检查。所以导致了这一事件发生。

(六) 资金使用程序不规范,采购程序不合法

一是不按照财政部门下达的资金用途使用资金,擅自改变资金用途,项目资金之间交叉使用,拆东墙补西墙;二是资金使用随意性大,审批流程不合法,重要经济事项和重大资金开支不通过学校领导班子集体研究决策和会签;通常由学校领导在单据上签字后,未经审核岗审核,出纳就给予报销了支出;三是对采购目录上要求办理采购手续的货物、工程或服务未履行相关报批手续即直接与商家进行采购;有的单位甚至为了规避公开招标或进场交易,将整体事项分拆成多个小事项,这样就可以到采购中心报备后进行自行采购(目前我省规定每月可自行采购额度为20万元);四是办理经济业务结算时不按公务卡强制结算目录进行结算,向单位预支现金支付或向供货单位赊账。

三、农村中小学校内部财务控制的应对措施

(一) 转变思想观念,强化内部控制意识

首先,中小学校校长作为学校的法定代表人,理应对学校内部控制的建立健全和有效实施负责。因此必项加强对单位负责人内部控制方面的培训力度,强化其内部控制意识。增强学校整体内部控制意识,大力开展内部控制相关内容宣传,举办内部控制知识讲座,让全体师生员工都自觉并积极的投入到内部控制的建设与管理工作当中来;其次,构建良好的内部控制环境,合理规划各部门、教师岗位在内部控制制度建设之中的职能,明确各自的职责划分,知晓各人在内部控制建设中应扮演的角色,实现彼此之间相互监督、互相交流,进而使得中小学校全体工作人员内部控制意识达到统一,整体内部控制意识得以提升;确保中小学内部岗位责、权、利为一体的管理机制。

(二)完善内部控制制度,建立绩效考评机制

1.各中小学校应根据自身职能部门特点,制定出一套符合学校自身的内控制制度。首先,明确制定内部控制制度的目的是为了防范经济风险的发生,根据学校自身情况制定各个环节的关键控制点和应对措施;使之与当前教育发展相适应;其次,完善内部控制度建立,树立风险防范管理意识,建立风险管理预警机制,加强对财务风险的防范和管控。

2.建立绩效考评机制。科学设置考评指标体系,实行奖优罚劣,对于在内部控制的建设和执行过程中,成绩突出的,给予一定的物质或精神奖励;对于违法违规的,追究其相应的责任。使内部控制制度真正落到实处。

(三)不相容职务相互分离

中小学应配备足够的管理人员,实行不相容职务相互分离,明确划分各自的职责权限,形成相互制衡的工作机制。有效防止舞弊现象的发生,确保资产的安全完整,提高资金的安全使用效率,为内部控制财务目标的实现奠定扎实的基础。

(四)夯实财务基础工作

多吸纳从专业学校毕业的对口人员从事学校财务工作。将具备专业胜任能力和职业道德素养作为遴选和任用人员的重要标准,加强对财务人员培训力度。财务管理是一个不断发展的过程,需要与当前的经济发展相适应,只有不断给财务人员充电,才能保证他们适应不断变化的经济形势,做到严于律己,廉洁奉公,当好单位的“贤内助”,管好这个“家”。

(五)完善内审监督管理机制

一方面,上级主管部门应强化内部审计监督职能,对下属学校内部控制制度进行监督与管理,平时多深入到基层学校,定期对学校内部控制制度设计的有效性和执行的效果进行评价,并形成书面报告,对发现的问题督促其进行整改;另一方面,加大对中小学校各类资金使用情况的监督和管理。成立由校内纪检成员、工会代表、教师代表组成的学校内部财务监审小组,对学校涉及的资金进行全面、适时的监控,使其能够更好的为中小学教育教学提供后勤保障服务。如市教育主管部门针对上述巨大贪污事件的发生,制定了一系列防范措施:每月上报月报表附银行对账单、出纳对账单;银行账户绑定学校校长及分管财务副校长手机号、定期委托中介机构对学校财务进行审计等等。

(六)规范支出管理

一是规范资金使用支出程序,以往实行的单位领导“一手遮天下”的管理方法,实践证明存在很多弊端,已不适应当前社会经济飞速发展需要。目前大部份学校已实行单位法人和分管领导“双签制”,由此加大了资金支出的审批力度,在一定程度有效实现了对资金风险的管控。二是合理确定审批权限,成立学校内部物资采购小组,小组成员分别由学校班子成员、总务、财务及教师代表共同组成。严格执行“预算—计划申请—支出批复”的审批流程,自上而下,逐级审批。“三重一大”事项必须经过学校领导班子集体研究决定和审批。三是严格按照政府采购法规进行采购,规范采购行为;办理相关审批手续。对于按规定应使用公务卡结算的公务活动,除特殊情况外,必须按相关规定办理。四是实行国库集中收付制度,适时对单位资金使用情况进行监控。

总之,中小学校内部控制工作是一项系统工程,涉及学校内部方位、经济活动的全过程和全体教职员工。当务之急是要全面建立和健全行之有效的内部控制制度,对在审计结果中发现的内部控制缺陷进行积极整改,确保内部控制执行的有效性,促进内部控制目标的实现。

参考文献:

[1]宋耘志.中小学内部控制存在的问题及对策[J].现代经济信息,2017,(03):146.

[2]赵敏.浅析如何建立健全中小学内部会计财务控制制度[J].中外企业家,2016,(30): 53-54.

[3]徐會.中小学内部控制中的问题及对策[J].财会研究,2015,(07):205.

(作者单位:云南省怒江州泸水市第一中学)


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