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关键词：国有企业 实物资产 强化措施
一、引言
实物资产是企业生产经营中正常进行的重要保障，做好实物资产管理，提高资产创效率，节约投资成本，防止国有资产流失，实现资产增值保值是国有企业实物资产管理的重要内容。A石油分公司是某国有石油销售公司下属的一家市级分公司，下属部门包括油库和约两百家加油站，资产形态主要包括固定資产、无形资产、使用权资产、低值易耗品等，大约三万余项，其中以加油站资产为主，加油站实物资产数量和价值均占公司全部资产的80%以上。该石油销售公司有一套比较完善的实物资产管理制度，A石油分公司严格执行上级资产管理制度，全力做好实物资产管理，为生产经营保驾护航。但由于实物资产种类、数量繁多，分布范围广，资产使用人变更频繁等原因，在管理过程中可能会引发一些问题，本文浅析实物资产管理过程中可能产生的问题、产生问题的原因和强化措施，以便更好地做好基层实物资产管理工作。
二、实物资产管理过程中的问题及原因分析
A公司的资产包括机关部门资产、油库资产、加油站资产，其中加油站资产占多数。因各加油站分布在市区、县区各个角落，种类多、数量多，管理起来存在一定困难。
（一）存在的问题
1.管理不善容易出现账实不符。在资产种类和数量繁多的企业，任何疏忽或不慎都可能导致账实不符，特别是一些消耗性、可移动的信息、办公设备、非油品货架、生活用电器等不容易管理。
2.投资决策不当可能使资产利用率低。投资前要做好前期市场调查和科学预测，使所购置的资产不仅符合企业发展需要，还要符合当地市场监管要求，否则可能会引起重复配置或资源浪费，降低资产利用率。
3.私自对外出租带来安全隐患。资产使用部门不经过严格的市场调查并经上级批准，私自将资产对外出租，再向上级部门补办相关的审批手续，使公司处于被动状态;资产使用部门不持续监督承租方是否存在违规经营、不按合同约定用途使用出租资产、不安全使用出租资产等情况，会给公司带来一定的安全隐患;诚信度低的承租人在租赁到期后，强行占有出租资产不返还，使之不能再继续为公司创效。
4.租入资产提前退租不上报可能引起法律风险。有些加油站因经营需要，租入外部土地、房屋等，纳入租赁系统核算，按合同规定的付款期间进行应付挂账、费用摊销等。有时由于经营环境发生变化，不再租赁，资产使用部门不及时向上级有关部门和财务部门报告并履行退租手续，一来财务部门无法及时终止账务核算，使费用核算不准确;二来极易带来法律风险。
5.历史遗留问题难以解决。由于企业内部或外部的原因，企业在投资、资产处置过程中可能会形成一些不良资产难以解决，久而久之成为历史遗留问题，使企业不良资产占比加大，影响创效。
（二）引起账实不符的几种情况
1.清查盘点流于形式。每个加油站的资产设备少则近百项，多则二三百项，分布在不同的区域，逐一清点，需要至少大半天的时间，再加上各加油站之间距离较远，仅靠市、县公司的一两名资产管理员逐一盘点较为困难，最主要的还是要靠加油站的人员日常主动认真盘点。但有些加油站资产管理员的清查流于形式，以账盘账，不能真实反映资产的实际状况，不能及时发现问题并及时处理，长时间积累后，账实不符的问题会越发严重。
2.随意调拨未办手续。根据生产经营需要，各部门之间的闲置资产相互调剂，可以充分利用闲置资产，提高资产利用率和创效率，节约资产购置成本。但是有些部门事先不做调拨申请，随意调拨，事后也未及时将调拨事项报告县公司或财务部门，以便在SPS系统中提报调拨申请，财务部门无法进行账务调拨，这样一来调入调出的两个部门都会出现账实不符的情况。
3.未经授权人员随意处置资产。加油站的信息、办公等设备发生故障，上报维修申请后，由市公司委派维修人员上门维修，有时需要更换为新设备，维修人员随手带走旧设备，而加油站人员认为旧设备换走新设备，加油站的资产数量总和没发生变化，便对被带走的设备置之不理。其实新设备要入账，而旧设备如果不处理，其财务信息仍在;同样，对加油站进行改造，市公司委派的施工单位安装完新设备后，把旧设备带走，加油站未要求出具证明，不登记台账，也不及时向县公司反映，以便进行调拨或申请报废，就造成了旧设备的账实不符。
4.旧资产不及时申请报废。为提高市场竞争力，加油站形象改造、提量改造等频繁，有些房屋、罩棚等需要推倒重建，有些油罐、加油机、信息设备等需要更新，在新资产安装到位，旧资产被拆卸下来后，要及时将旧资产进行报废处置，核销账务。但是被改造的加油站没有处置旧资产的意识，对其不管不问，市公司投资部门也不及时和财务部门沟通以上信息，致使老旧资产仍在账上，引起账实不符。
另外，实物资产的价值在使用过程中会逐步损耗，丧失使用价值。有些实物状态已报废、无法使用的资产需要有规范的报废手续才能处置。但有时资产使用部门的管理意识不强，拆卸下的资产随意露天堆放或堆积于仓库，或直接作为废品处理，而并没有提前向上级部门申请履行报废手续，使该资产在账务系统中仍是正常使用状态，引起账实不符。
5.投资部门临时调整新增资产安装地点。有时投资部门可能会根据施工情况调整一些资产的安装地点，把本来配送给甲站点的资产调拨到乙站点安装，而又没有及时通知财务部门调账，也会引起账实不符。
6.资产使用部门实物验收不认真。实物资产除了极少部分由市公司自采，大部分都是省公司统一采购。实物配送到站点后，由采购部门通知各资产使用部门在EM系统中对新设备申请创建设备号。有时录入人员不认真核实，将设备的规格型号误作为数量入账，比如一个货柜的规格是N米，但有时会把N误作为数量，创建N个设备号，代表了N项设备，这样资产在初始入账时就可能存在账实不符的情况。
7.投资部门提供的工程类单项资产不明细。对于工程部分的转资，一般是在工程完工或资产达到预定可使用状态后，由投资部门提供工程明细，如房屋、建筑物等名称、规格、价值等资料进行转资，如果工程部门提供的工程项目明细不全或不准确，财务部门没法将这些资产作为单项资产单独入账，也会引起资产核算不准确。
8.低值易耗品没有建立设备号。市公司自采的列入费用的低值易耗品，费用管理员审核时使没有创建设备号的低值易耗品单据审批通过，在实物盘点时这些设备可能会盘盈，引起账实不符。
（三）引发以上资产问题的原因
1.公司对资产管理的重视程度不够。从公司管理层到基层单位，都很重视经营业绩，抓生产，创效益;在风险管控方面也更加侧重防范资金、发票等可能产生的风险，忽视资产管理的作用和资产管理过程中可能会引发的风险。
2.资产使用部门责任心不强。资产使用部门没有意识到资产管理和自己有关，比如对维修人员、施工人员带走旧资产不管不问;比如对于账实不符等问题，如果资产使用部门能自主地进行日常盘点，认真对待每一次定期盘点，都能及时地发现问题。但有些账实不符问题只有在市公司抽盘时才被发现，而发现问题后资产使用部门不主动及时查找原因并进行处理，这些现象充分说明资产使用者的责任心不强。
3.内部信息沟通不通畅。资产的管理涉及投资部门、资产归口管理部门、财务部门、资产使用部门等。部门之间各司其职，互相配合，有利于资产的管理，但有时也会因职责划分不清，信息共享不畅，给资产管理带来困难。资产多头管理，各部门对资产管理的认识不足，信息交流不及时，职责划分不清，各自为营，都认为资产管理主要是财务部门的事情。但是如果其他资产管理部门没有及时将相关资产变动的信息通知财务，财务在账务处理方面就会有偏差。财务部门主要负责的是资产的价值管理，实物资产的现场管理还是要依靠其他相关资产管理部门。
4.制度执行不到位。公司虽然有比较完善的资产管理制度，但是如果不按制度执行或执行力度不到位，就容易使制度停留在形式上。
5.人员更换频繁，遗留问题无人管。根据生产经营的需要，站点负责人更换比较频繁。由于资产数量多，盘点难度大，很多新老负责人交接工作时很难在短时间内盘清部门资产，并且可能存在历史原因形成的账实不符问题未解决，解决起来难度大，大家都不愿意主动处理遗留问题。
6.专职资产管理人员数量不足。资产管理员大多为兼职，精力、时间有限。加油站资产品种多，分布广，但县公司没有专职的资产管理员，一般由财务代表兼职。财务代表不仅要做各种账册表单的财务工作，还要做人力资源、党群等各项工作，没有足够精力去对资产进行精细的管理，很多资产工作疲于应付;加油站也没有专职的资产管理员，再加上对资产管理不够重视，资产管理被放在了边缘地带。
三、加强实物资产管理的建议措施
（一）促进员工思想意识的转变
人是企业的根本，员工的思想意识统一了，一切问题就迎刃而解。公司要加强宣传和培训，加强企业所有员工对资产管理重要性的认识，加强基层资产管理人员的责任心，调動每位员工的积极性，使人人意识到资产管理与本职工作息息相关，认真主动地管好资产;特别是公司管理层更要树立重视资产管理观念，认真对待资产管理中出现的问题，盘活资产，提高资产创效率。
（二）进一步加强实物资产管理制度的完善和执行
一是要进一步完善基层实物资产管理制度。目前的实物资产管理制度虽已比较完善，但大部分是管理层面的，指导意义居多，还有待进一步细化，使之更加具有可操作性;基层各部门的职责也要进一步明确和细化，使之更加便于执行。
二是要加强制度的执行力度。任何完美的制度都要得到执行才能发挥其作用，制度的执行要有力度，做到令行禁止，而不是只停留在形式上。
三是严格考核制度。基层资产管理严格遵循“谁使用，谁管理，谁负责”的原则，要求各部门严格按规定履行验收、保管、使用、调拨、报废处置等手续;建立追溯机制，落实各项责任，严格考核奖惩制度。
（三）加强实物资产现场盘点和账实核对
一是定期实物资产清查盘点要坚持实事求是的原则，做到全面清查和重点清查相结合，实物现场盘点与账务核查相结合，保证清查工作全面完整、不重不漏，清查结果准确可靠，不走过场。对账实不符的要及时查找原因，及时上报处置。
二是资产使用部门要建立资产动态台账，随时记录资产新增、减少、报废、调拨等变动情况;并及时将变动情况上报财务或归口管理部门，及时处理。
三是资产使用部门要主动进行日常盘点，随时发现问题随时解决;随时进入条形码系统导出账务明细与实物进行比较，有差异的及时查明原因，并报告相关部门进行处理。
四是将资产保管的任务分解到每位资产使用者，签订保管责任书，人人都是资产管理员，全员做好资产管理工作。
五是加强基层资产管理人员的技术培训，提高其对EM系统的操作水平和管理意识，准确地在EM系统提交创建设备号的申请，并在录入账务前与实物核对，保证录入系统的设备与所验收的实物逐一对应。
六是主动防止未经授权人员随意处置资产。不管是市公司委派的维修人员还是部门改造的施工人员，如未经授权，一律无权带走任何资产，如需带走，需要手持市公司的委托书并签字确认。加油站要留好相关证明并及时上报。
（四）进一步完善信息系统
打造统一的信息共享平台，使财务系统、采购系统、EM系统、资产实物管理系统等信息共享，各资产管理部门可以方便地在系统中查询各资产的实时信息，实现资产线上管理全环节、全生命周期管理。
四、结论
基层石油销售企业的实物资产管理要靠公司全体员工共同参与，共同努力;要把资产管理放在和生产经营管理、其他风险管理同样重要的位置，全员提高对资产管理重要性的认识，加强员工的责任心;依靠各种先进的信息平台建立健全资产管理制度，并保证制度的有力执行，做好资产日常管理，积极解决遗留问题，减少不良资产占用，实现国有资产的保值增值。
参考文献：
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作者单位：中国石化销售股份有限公司山东临沂石油分公司
