基于财务共享中心的“智慧会计工厂”构建

来源:用户上传      作者:葛艳

　　【摘要】财务共享中心具有对内对外服务能力，向集团内提供高效标准的会计基础服务，向外输出财务管理经验与咨询服务。基于财务共享中心构建“智慧会计工厂”，可进一步从根本上解决了将日益增长的业务量引发的矛盾，为企业贯彻执行财务核算标准提供了保障。文章从财务共享中心的“智慧会计工厂”路径设计等方面展开探讨，以期为企业实际应用提供参考与借鉴。
　　【关键词】智慧会计工厂；预制凭证；财务报表
　　【中图分类号】F234.4
　　一、从财务共享服务到“智慧会计工厂”
　　财务共享服务中心具有降低企业运作成本、提高企业财务管理效率与水平等方面的优势。但财务共享模式下企业财务数据共享仍有一定的局限性：只能通过数据处理工具来解决数据的深度分析问题，相应的系统并不完善；会计人员需对合同履行信息的填列是否准确、是否符合规定进行考量与判断，重点审核发票效力，关注合同履行结算金额与发票金额是否一致，耗费大量时间进行标准化业务操作；财务共享服务中心多适用于跨国公司和国内大型集团公司，财会人员需要对不同的企业进行区别核算，人为差错对核算准确性的影响不容忽视；会计人员兼职档案工作，容易出现会计归档混乱等问题，档案资源也无法被有效利用；企业在会计信息收集、扫描、传送、归档、整理等方面设置多种岗位角色，带来新的内部控制风险点。
　　“智慧会计工厂”属于综合性、全面型的智能财务咨询体系，以财务核算流程信息化和标准化为基础，在已有财务共享服务平台基础上打造横向价值链，通过数个自然语言描述的信息归集单元来拆分标准化的会计核算内容，各行业在横向上相联系，加深企业行业内的纵向联系。“智慧会计工厂”以制度规范为保障，以财务核算流程优化为切入点，将一般自然语言通过信息转换机制转化为会计语言，即用无数个清晰化、标准化的细小动作进行某项会计核算服务的拆解，形成“工厂化”的流水线作业模式，实现会计核算集成化与智能化。财务共享服务上线后，集团公司境内外分子公司的财务核算业务集中至共享中心核算，核算业务量明显增多，需采用更高效的财务核算办法实现自动化记账。“智慧计工厂”的提出以财务共享为前提，属于财务共享的主要表现形式，打破当前单人处理一笔会计业务的现状，运用流水化、工厂化、智能化作业形式进行账务处理，避免了信息孤岛现象的存在。
　　二、基于财务共享中心的“智慧会计工厂”构建
　　（一）专业化分工核算类型设计
　　1.核算部门专业化
　　从整体流程而言，由档案运营部门接受单据并提交页面管理系统通过光学字符识别（OCR）软件进行本地化扫描，部门核算人员按照共享中心接收到的扫描件进行账务核算与处理。档案管理部门基于企业单位、成本中心或者利润中心等内部分工方式差异进行派工核算，所以提高财务核算的准确性需从派工核算专业化方面着手。账务处理时，组建专业小组负责凭证的登记、核算以及最终复核等工作，发挥财会人员专业技能与职业素养，实现定期轮岗换岗制度，组内各成员都有机会进行审核，避免人员长时间在某一岗位形成思维固化或者涉及主观谋利等问题。
　　2.核算职能专业化
　　在部门和人员专业化基础上，具备专业技能的财会人员扫描凭证并将其上传至FSS系统，按照资产、成本、损益、所有者权益、负债等核算科目进行规范化制单，通过专业化制单保障核算内容准确性。同时，以组间或者组内成员之间相互监督的形式进行制单监督，必要时采取奖惩制度，确保制单核算的完整性[1]。另外，将制单、复核、监督三个业务流程固化处理，建立系列链接新手段，在有效条件下实现高效的业务处理，提升系统自动化程度。
　　3.核算对象专业化
　　按照员工工作熟悉度分工，将核算内容相近的企业交由业务不熟练的员工进行核算，同一企业不同核算业务制单则由业务熟练的员工负责；按照核算量分工，将核算业务量较少的企业视为整体进行小组核算，整合业务量较大的企业，各小组分工进行分公司或不同子公司同一业务的核算，提高财务共享中心的规律性与计划性，防范分配不均导致的工作量不平衡；按照员工工作专业化能力分工，凭证的审核、复核与监督由业务素质较高的人员负责，并按照“智慧会计工厂”预设模板进行数据的标准化录入，影像扫描、业务分类派工由其他人员进行，提升共享中心的整体财务核算效率。
　　（二）流水化作业流程设计
　　1.企业业务端核算业务设计
　　财务共享服务中心能够开展量化计算与比较，对所有子公司采用相同的标准作业流程，使得成本的降低效果更显著。但是，财务共享中心跨地域、跨部门整合数据，也增加了自身的压力，需要采取流水化作业模式来实现核算目标。
　　不同企业的核算内容也存在差异性，需要从业务端发起财务核算，尊重各企业核算系统的自主权。如图1所示，“智慧会计工厂”流水核算模式规律性的分类与分工简化了流程，电子发票的运用提高了核算效率，核算的规范性与准确率大大提高。
　　2.原始单据的扫描与凭证录入
　　基于财务共享中心构建的“智慧会计工厂”中，主要由档案部门通过电子影像系统对会计核算材料予以分类和整理，OCR自动扫描上传至FSS系统。同时，基于现有凭证信息的录入，核算部门对分配和接收的材料进行复核，结合专业化分工分步骤、分职能实施流水化作业。另外，会计凭证经过制单、审核监督、复核等流程操作并录入系统后，还需要以合理、精确的人员分工为前提依据要素分别填写录入凭证，提高核算业务处理效率。
　　（三）规范化处理设计
　　1.核算标准规范化
　　从管理理念上进行规范，创新企业管理机制，强化管理措施，完善管理制度体系，以业务管理制度为核心细化各项管理环节；就“智慧会计工厂”业务范围予以明确，实施“工作表清单”，严格按照标准执行；厘清财务核算业务流程，制定并推行健全的业务规范，确保“智慧会计工厂”能够标准化、规范化的执行每一步操作；开发制度管理信息平台，统一管理业务量统计、风险点检查等工作，实现问题的线上处理与表单化处理。

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