公立医院会计档案电子化管理探讨
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作者:张少萍 崔慧婷 李风芹 王永照 王靖旭
摘 要：随着信息化的快速发展，医院档案管理模式也随之改变，进入了信息化建设中。而作为医院档案的重要组成部分――会计档案，实现电子化管理，却步伐滞缓。文章从会计档案现状、会计档案电子化管理问题和策略等方面，分析探讨公立医院如何安全、有效地借助信息化平台实现会计档案电子化管理。
关键词：公立医院 会计档案 电子化
中图分类号：F062.5G271
文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2022）02-235-02
现代社会是一个信息化飞速发展的时代，随着“互联网+医疗健康、智慧医疗”的健康推进，公立医院加快了全面信息化建设的步伐，在诸多领域实现了信息化管理。医院档案管理是医院管理的重要组成部分，实现信息化管理是顺势而为，而会计档案作为医院档案的重要部分，在大数据的信息化时代，实现电子化管理也是必然要求，为医院早日实现全面信息化管理添砖加瓦。2015年12月11日，国家财政部、国家档案局颁布《会计档案管理办法》，规定了会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案，确定了电子会计档案在法律上、实践中的合法身份。
一、公立医院会计档案实现电子化的必要性
医院会计档案是医院在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映医院经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。作为公立医院的会计档案，具有区别于其他单位的特殊性。
首先，公立医院具有集t疗、教学、科研、预防、保健于一体，多功能特征。产生的业务活动多，反映经济活动的会计资料同步增多。这些会计资料不仅仅体现在医院职工参加学术交流、培训、进修等的差旅费、科研、教学活动产生的合规费用，医院日常应付、应收账款、卫生耗材、固定资产入库、工程建设、会计报表、财务分析、银行对账等需装订成册的纸质凭证，还体现在门急诊、住院和医保大病的各个患者的就诊信息和资金收付明细的保存。比如目前门诊收费采取预交金模式，数额巨大，存档的门诊收入日报表是从HIS系统导出的汇总报表，而预交金余额明细以电子化形式存储在医院HIS系统，信息工程师和门诊收费相关负责人一定要做好系统维护、备份，防止数据丢失，造成不必要的医患纠纷。
其次，纸质载体保存的医院会计档案具有真实性、稳定性和不可修改性的优点，但随着会计资料的越来越多，保管期限的延长，其中凭证类档案保管期限由15年延长到30年，纸质会计档案的弊端凸显。医院会计档案需要占用很大的空间去存放，而以医疗为主的公立医院，寸土寸金，空间不足是存储的大问题，而且会计档案对存储环境要求高，需要防潮、防虫、通风，房屋还需质检通过的承重能力，加上领导对会计档案重视度不够等等局限条件，势必引导纸质会计档案向电子会计档案推进。
第三，医院纸质会计档案从原始凭证的收集、整理，制单、支付，填制记账凭证，审核，会计凭证装订，整个会计核算流程需要耗费大量的纸张、耗材和人力，这也与国家提倡的绿色、环保、健康、节约资源理念相悖。公立医院每月产生的会计凭证很多，平均每月约2000多张凭证，会计档案存放时间的延长，对会计档案质量和会计档案装订质量有更高的要求，增加了财务人员工作量。但财务人员并不是专业的装订人员，凭证装订质量不佳，外观不严谨问题仍存在。
第四，公立医院需要迎接很多的检查、审计、评审、考核等，如三甲评审、绩效考核，每年的财务收支、财务报表审计、领导人的离任审计等等，对财务的审计是重点，通过调取会计凭证、财务会计报表、银行存款日记账、会计账簿、银行存款余额调节表等资料，来发现医院在财务管理中的问题。频繁的查阅、搬运，复印，耗时耗力耗资源，还容易造成会计凭证纸张破碎、缺失。
总之，公立医院会计档案电子化管理势在必行。
二、公立医院会计档案电子化管理的主要问题
医院电子会计档案是指医院在会计核算过程中，通过计算机和网络等电子设备接收、查阅、传输和存储于磁盘、光盘等载体的，以记录医院经济活动事项的发票、文档、表格等各种形式的会计凭证和会计档案。电子会计档案相对于纸质会计档案节约了成本，具有高效性、便捷性、实时性、共享性和保密性。公立医院会计档案要实现电子化管理，应具备完善的环境、硬件、软件、安全防控等的支撑，目前还面临着许多问题。
（一）公立医院对会计档案电子化管理重视程度不够
公立医院目标是建立现代化医院管理制度，建立智慧医院，财务管理信息化建设也是信息化时代必然趋势，但医院对会计档案电子化管理没有引起足够的重视。公立医院重视的是医疗、科研、教学等主营业务，关注财务指标、资金运作、收益等，却对承载上述业务的媒介重视不够，忽视档案工作，缺乏档案意识，导致会计档案信息化发展滞后，仍守旧的习惯于纸质会计档案，这是全面建设智慧化医院的空白地带。关注度不够，医院对会计档案管理投入的资金和人员有限，阻碍了会计档案实现电子化管理的步伐。
（二）公立医院缺乏健全的电子会计档案管理制度
尽管新《会计档案管理办法》明确了电子会计档案合法地位，对电子会计档案归档、保存、移交、销毁等提出了要求，但目前大多数医院并没有提高电子档案管理意识，对电子会计档案没有深刻了解和认识不足，所以针对电子会计档案并没有制定相关的管理制度，没有规范的管理流程，没有明确的电子会计档案管理人员职责。制度是开展工作的保障，没有制度，工作难以顺利开展，公立医院缺乏电子会计档案管理制度，给电子会计档案的收集、整理、利用、保存等方面带来不利的影响，从而影响会计档案电子化管理的实现。
（三）公立医院电子会计档案管理安全隐患多
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