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ERP系统在出版社财务管理工作中的应用

来源:用户上传      作者:雷英

  【摘要】市场经济的不断发展,推动了各行各业的转型升级。在这一背景下,传统出版社面临的内外部压力越来越大。这要求出版社不仅应该重点关注社会对出版行业提出的新要求,还应该不断调整和优化企业内部的财务管理模式,以保证自身能够适应市场发展趋势,实现持续性发展。要实现这一目标,出版社需要在财务工作中有意识地引进ERP系统,并进行合理运用,以为自身发展注入新动力。文章概述了ERP系统对出版社财务工作的影响,介绍了出版社财务管理现状,并在此基础上探究ERP系统在出版社财务管理工作中的具体应用情况。
  【关键词】ERP系统;出版社;财务管理
  【中图分类号】F253.7
  一、ERP系统概述
  ERP系统是在20世纪中期由美国加特纳公司提出的企业管理标准,并且是在制造资源计划的基础上发展而来的一种面向供应链的管理思想。其主要是借助计算机技术中的面向对象技术以及关系数据库结构等信息产业成果,将企业的管理理念、业务数据、业务流程以及人力和物力等资源在计算机程序中进行有机整合,而形成的一套以ERP思想为核心的管理体系。在这个系统中,供应链管理是其核心思想,将资金、物质、技术以及人员等有形或者无形的资产都看作一种企业资源而对其进行统一管理。其主要强调的是在对企业各项资源进行有效整合和控制的基础上,实现客户、供应商、制造商以及客户信息的高度集成,从而促进企业内部各供应链的有效合作。
  二、ERP系统对出版社财务工作的影响
  出版社的财务管理具有突出的特性,为了满足市场需求,出版社每年都要出版一定数量的新书,且每年都有大量书籍需要重复印刷,图书种类逐年增加,累计数量十分庞大。图书成本受图书品类、工艺等因素的影响较大,财务工作的难度较高,另外,在出版社的成本构成中,包含的内容非常复杂,有稿费、编辑费、审读费、校对费,还有纸张、印制、仓储等生产成本,这类成本的结算期限普遍较长,甚至会出现成本费用还没有结算,书籍就开始销售甚至售空的情况,进一步增加了成本核算的难度。为了有效应对这些问题,出版社应该积极引进ERP系统并进行有效应用,以准确把控图书的整体生命周期,实现全流程管理,加强对图书质量的控制,将出版社的管理、业务以及财务等工作有机结合起来,促进出版社管理水平的提升。最为重要的是,借助ERP系统的信息平台,能够实现多层次业务数据的共享,让财务人员能够及时了解各项数据,有效提升财务工作质量。
  三、出版社财务管理工作现状
  (一)图书的成本归集不及时
  一方面,出版社的成本构成包含内容相对繁杂,且结算周期相对较长,如印制费用通常情况下需要在印刷完成后的几个月结算,而版税经常需要依据图书的具体销售数量来核算,图书成本结算滞后,导致图书成本归集不及时,从而影响财务工作的正常开展。另一方面,图书成本核算需要多部门参与,导致核算流程相对较长,如编审以及稿酬等费用结算由编辑部门(或总编办)发起,图书销售信息由发行部门提供,印刷费的结算由印务部门负责,每个部门都配有专门系统,如发行使用批销系统、总编办使用稿费系统、财务部门使用用友系统,导致出版社各部门之间形成信息孤岛。除此之外,财务部门通常在得到付款信息之后才能归集成本,导致图书成本归集不及时,进而造成主营成本结转不及时、库存图书成本低估等问题。
  (二)预收账款收入确认不及时
  在以往的财务管理工作中,出纳通常以银行流水为依据对收款备查账进行登记,主要涉及收款时间、金额以及来款单位等信息,会计人员则依据具体收款情况在财务系统中做预收账款。在日常财务工作中,需要财务部定期与发行部沟通收款及发货情况,人工匹配款项和销售数据。由于人工匹配不可避免地会存在疏漏,因此年底需要会计人员依据预收账款的相关信息与发行部进行对账清理,并补开相关发票。通常情况下,出版社以发票信息为依据来确认具体收入,因此如果财务和发行两个部门不能及时展开协作,在确认预收账款时则需要财务与发行人员主动发起,这导致每年出版社都会出现预收账款处理不及时的情况。
  (三)具体库存不明确
  早期发行部使用单机版的批销系统,其他部门无法了解具体的发货、在途及库存数据,加上退货入库不及时,年末在途询证函、回函率低等,导致财务部、办公室以及发行部在联合开展清查和盘点工作时,系统呈现的库存数量与实际库存量之间存在偏差。这主要是因为出版社的图书存放地点相对较多,除了主仓库外,部分图书在印制完成之后不放入主仓而是寄放在印厂,还有部分图书完成印制之后直接由印厂发货给渠道商或客户,导致系统不能有效统计图书的准确数量,因此在进行盘点清查时需要与人工清查方式相结合。在这个过程中,一旦出现数据偏差,将不能及时确认原因。图书是出版社的重要资产,具体数量如果不能及时确认,不仅会为其带来一定的经营风险,还会给审计工作带来一定风险。尤其是出版社一般为国有企业,图书管理不善容易增加国有资产流失风险。因此,亟须引进新系统对图书的发货、退货以及库存等信息进行精确核算。
  四、ERP系统在出版社财务管理工作中的应用
  (一)在优化业务流程方面的应用
  ERP系统在出版社财务管理工作中的良好用,不仅能优化其业务流程,还能为内部管理工作提供良好支撑。ERP系统具有较高的整合性,其模块设计形式能有效增强出版社的应对能力,因此这一系统在出版社中的合理应用,能够将各部门紧密联系起来,助力出版社经济效益的提升。首先,在出版社合理应用这一系统,能够借助其整合优势,构建一体化信息平台,进而实现各模块信息的有效整合和数据共享,为出版社分析和预测市场发展趋势提供有力的数据支撑。其次,在图书编辑环节,对于稿费、校对费以及编审费的相关支出信息,财务人员能够及时利用卡片进行更新,以保证编辑、财务以及校对等人员之间各项财务数据的交流和共享。再次,在印刷出版环节,财务人员能够依据卡片信息及时获取图书发印及入库信息,从而督促相关人员完成图书成本费用核定,及时归集成本,进而为图书订阅提供便利。最后,业务人员借助ERP系统,能够及时获取图书的预算以及成本信息,并及时开展复核工作,进而有效控制图书成本。

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