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企业财务共享模式下费用报销管理的研究

来源:用户上传      作者:王任兰 区文华

  基金项目:2021年度广东省级大学生创新创业训练计划项目:财务共享服务下管理会计信息化有效实施策略研究,项目编号:S202112622017
  摘 要:企业费用报销是财务工作中最繁杂、最重复单一、花费时间最长的一项业务。因此,在大数据时代,企业实现财务共享更有利于优化费用报销流程。本文主要介绍财务共享模式下费用报销管理的概况和财务共享模式下费用报销的优点和问题,最后给出了相应问题的方法及对策。
  关键词:财务共享模式;费用报销管理;研究;策略
  引言:从2010年开始到现在,财务共享服务思想逐渐被中国许多企业集团所认可,并获得了很好的实施效果。中国国内目前关于共享业务和中心构建方面的标准流程研究大多是聚焦于其概述,基本原理,建立的过程及其意义和财务共享中心构建的要点以及标准流程的再造等多个主要方面,理论性较强,而在具体的实践中关键环节的标准流程研究还相对较少。
  费用报销的管理原则本来是对企业生产力和资本流动进行科学管理的基石和核心,所以企业信息的共享与费用资金的报销,这二者的相辅相成对于企业扩张具有十分关键的意义。由此可见,研究这一对现代财务模型与传统费用报销方式的结合,对于企业来说具有十分重大的意义。
  企业在信息化体系比较完善的基础上,充分利用了已有财务管理网络Y源、节约人员报销时间、强化计划与成本费用的管理系统,并建立了财务管理共享中心,是企业在财务管理上的创新之举。费用报销管理在企业会计业务处理工作中占有重要地位,是集团企业财务共享中心的核心应用之一,其管控水平直接影响企业的财务管理水平与效率,能够显著提升员工报销满意度。
  一、财务共享模式与费用报销管理概述
  1.财务共享模式
  财务共享模式是借助计算机技术以财务业务流程管理为基础,以优化企业组织架构、规范业务流程、提高流程效能、减少运作成本或创造新价值为目的,从市场角度为企业内部顾客提供专业化产品服务的分布式经营管理模式。财务共享说白了是财务机器人的一种,数据之间不需要通过财务人员来做账,直接共享营业部数据生成凭证。大概的模式就是共享端口和银联端口对接,每天收到的银行存款和银联数据自动传输到财务共享中心,共享中心将数据编制成记账凭证直接推送到财务会计模块最后月底生成报表。
  2.费用报销管理
  费用报销就是指银行的业务承办机关在业务发生并取得原始凭证之后,按照按规定的申请程序所办理的费用结算活动。在财务共享模式下,申请费用报销员工提报简单(手机提报、审批进度自动通知、随时查询);项目经理管控容易(标准清晰、费用可控、流程合规);财务部门高效合规(票据验真验重、异常警报、凭证实时生成);管理层审批便捷(移动审批、标准执行到位、数据实时掌握)。同时做到了企业收费报销的公开透明化,并完善了企业的财务管理。
  二、财务共享模式下费用报销的优势
  1.员工报销更方便快捷
  跟以往的费用报销模式相比,财务共享模式下费用报销更方便快捷。传统的费用报销流程是费用报销申请人填写费用报销单→交给部门负责人签字→财务部门签字→总经理签字→财务部(出纳)支付。而且报销时间也有所限制,如:购买原材料及零部件、支付工程款等。应当于凭证填写日期的一周内报销;员工报销其他费用,于费用产生之日起一周内按程序完成报批,逾期并没有正当理由的,视为自动放弃。主管报销的工作人员将规定日期内积累的发票交由部门主管审核。有部分的子企业是可以使用纸质凭证申请的,但如果所涉及的资金数额很大,子公司没有权利申请,这时就必须跨越单位级别、跨越地市进行签名。因为是通过人工携带或者寄邮件的方式交由总部审批,途中有可能出现单据丢失的风险。员工出现过收不到报销款的情况,是因为不清楚在报销环节中哪一环出现了问题,不能及时改正;又因报销时间限制而导致的。
  现如今,在财务共享模式下,工作人员只需将报销材料交由影像扫描人员,之后再在网站上填写资料并递交了费用缴纳单,系统就会自动将已递交的缴纳单形成了一个专属二维码。而报销工作人员也只需扫扫码,就可以很直接的查看整个审核过程的工作进展状况。一旦在费用组审计时出现了问题,也可直接联系报销人员自己进行修改。在财务共享管理模式下的费用报销中,没有了纸质凭证的时间周转时限,也就没有了由于时间周转所产生的单据流失风险,这使得费用报销更加方便快捷。
  2.提高审核工作效率
  与以往的费用报销审核效率相比,财务共享模式下费用报销的审核效率更高。传统的费用报销使用的纸质报销单据,而费用报销程序需要层层审批,如果偶遇领导外出或者出差的情况,审批流程就一直卡在那一步,不能往下走。审批表就一直放在领导的办公桌上,直到领导回来再审批;或者邮寄给领导,审批完再寄回企业。如果遇到很急的审批项目,这就耽误了项目的进度,可能会导致严重的后果。在某种的情况下,即使在项目急需审批的时候,远在异地出差的领导有空也处理不了,因为空间上的限制。
  在财务共享模式下,费用报销的凭证都是已经通过影像扫描仪扫描到费用报销管理系统形成电子凭证,这打破了审批过程中空间上的限制,让各领导随时随地都能通过手机登录费用报销管理系统审批费用报销单了。通过费用管控系统自动化,明确了各级管理职责,简化了经办人员手续,降低了审核人力成本。通过将费用管理系统自动化,明晰了各级部门主管职能,并精简了经办人员程序,有效减少了审批人员成本。审核业务流程也通过信息共享中的专业化分工,在较大程度上提升了审批人员工作效率;加之有了大数据分析的技术支撑,系统还可以将一部分内容实现自动审核,从而大大减少了原来由人工完成审核的工作。财务单据的平均审批天数,从共享前5.4个工作日减少到4个工作日,整体效率提高了15%。
  3.提升商旅管理系统的便捷性
  在财务共享中心成立以前,由于没有商旅管理系统,人员外出时必须熟记差旅费报销机制,并使用和企业签约的第三方供应商或自己用携程、美团等服务管理软件,并根据制度选定宾馆和个人出行方案,这会增加人员的工作压力。而由于与前端出差审批、预订、报销系统不能建立闭环,个人也没有行程管理能力(机票、酒店、报销等)。差旅审核流程过长,浪费了大量的人工,导致企业的人工成本上升;同时财务报销人员和财务无法实现高效交流,造成财务报销时间过长,人员的体验感受也较差。

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