企业费用报销管理研究
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作者:王均惠
【摘 要】费用报销业务是企业财务管理的基础性业务，在企业经营管理过程中较为普遍。财务报销制度是企业财务管理中的一项十分重要的制度。规范企业的费用报销业务，完善财务报销管理制度，有助于提高企业的财务管理效率，助力企业长远发展。论文从分析企业费用报销管理的重要性入手，结合工作实践经验，分析当前企业费用报销管理的常见问题，进而提出改进建议。
【关键词】费用;报销管理;规范
【中图分类号】F275 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2022）06-0112-03
1 引言
按照我国《企业会计准则》中的定义，费用是指企业生产经营过程中发生的各项耗费。费用是企业经营管理的基础，是反映企业经济行为的重要依据，企业的任何经营活动都无法离开费用的流动。企业费用报销主要指的是业务经办部门将业务发生过程中产生的票据等原始凭证，经过有关部门（人员）审批后，通过财务部门成功办理费用结算的过程。在费用发生及报销过程中，一套完善的费用报销管理系统可以大大提高企业费用报销的效率，节约企业管理成本。
2 企业费用报销管理的重要性
在市场竞争日益激烈的今天，提高企业的财务管理水平对于提高企业的核心竞争力具有重大影响。费用报销管理是企业财务管理的重要一环，如何加强对企业费用报销的管理就显得愈发重要，其重要性主要体现在以下几方面：
首先，加强费用报销管理能够保证企业财务秩序的正常运转。费用的报销发生在企业生产经营的各个环节，设备、原材料的采购需要报销，办公用品的采购需要报销，员工出差的差旅费、日常补贴等也需要报销，所有企业支出的费用均需要企业通过报销的流程，才能实现最终报销的目的。
其次，费用报销流程往往涉及业务经办部门、财务部门等多个部门，需要经过层层审批，是比较复杂的过程，如果不加强对其管理，将可能导致企业资产流失，阻碍企业的生存与发展。
再次，企业的费用报销需要接受上级主管部门、税务机关等部门的监管，加强对企业费用报销的管理，有助于确保企业会计信息的质量，提升企业外在形象，为企业的长远发展奠定基础。
最后，企业加强对费用报销的管理，在一定程度上有助于企业识别出在费用报销过程中为了一己私利侵害企业利益的“蛀虫”，实现对人才的有效管理。
3 企业费用报销管理的常见问题
3.1 财务报销制度不完善
完善的财务报销制度有利于加强企业管理，提高财务报销工作的规范性。近年来，为了加强对企业费用报销的监管，我国相关部门出台了一系列政策，要求企业尽快完善报销管理制度。在此背景下，部分企业迫于压力建立财务报销管理制度，但是在各项管理制度的制定过程中，没有充分考虑企业的实际情况，甚至只是照搬照用，导致财务报销制度背离企业实际，缺乏操作性和可行性，在执行过程中极易遇到问题。另外，在制度的执行过程中，企业员工对制度的执行重视不够，导致财务报销制度落实不到位。报销制度的不完善，在一定程度上会助长报销人员的侥幸心理，其错误地认为企业对报销管理不严格，进而故意钻制度的漏洞，做出违规报销行为。
3.2 费用预算管理不到位
费用预算管理，即企业预先制定费用开支预算，按照核定的绝对数额控制开支的管理方法。每到年底，通常企业会编制下一年度的费用预算，但是在预算编制的过程中，业务部门和财务部门之间的配合度不高，导致预算编制不合理，后续容易出现费用超支、管理失控的现象，业务部门在发现费用超支时，甚至会私下向企业负责人申请特批，从而导致企业的费用预算管理流于形式。长此以往，不利于加强费用报销的事前控制。
3.3 报销人员不熟悉报销制度、流程
费用报销流程主要是由业务部门的报销人员发起，这就需要报销人员熟悉财务报销流程，但是在实际开展费用报销工作的过程中发现，一些企业内部业务部门的员工对报销流程、制度知之甚少，甚至并不知晓报销所需单据，经常出现提交单据不完整、信息错误等现象。在报销过程中边报边学，一方面，容易出错;另一方面，报销人员在报销过程中提出类似报销单据如何填写、谁签字审批等问题，均需要反复询问财务人员，不仅会占用大量时间，导致工作效率低下，而且容易让业务人员认为财务人员故意刁难找事，不利于营造良好的工作氛围。结合实践发现，不少报销流程中的错误是由于报销人员不熟悉流程所导致，具体如表1所示。
3.4 财务报销岗位人员责任意识不强
财务报销岗位人员的职责主要是审核报销票据，从源头上确保会计信息的真实合理。从事财务报销岗位的工作人员不仅需要具有专业的财务知识，熟悉了解各项财务管理制度，更需要有较强的责任意识。当前，不少企业特别是中小企业不重视财务报销岗位，对从事基础性财务工作的人员资质要求较低，基础性财务岗位人员收入水平不高，这就导致部分财务人员思想意识薄弱，工作过程中责任意识不强，对费用报销单据、报销金额等没有认真审核，在费用报销过程中出现错误，进而导致费用报销不规范，损害企业利益。
另外，财务知识本身就具有更新快的特点，需要财务人员不断加强自身专业知识积累。但是一些财务报销岗位人员在日常工作过程中不注重ο喙卣策制度的学习，能力提升缓慢，导致在实际工作过程中出现违背最新财税政策进行报销的现象，对企业产生不良影响。
3.5 财务报销的信息化程度较低
当前，会计信息化水平越来越高，但是有些企业特别是中小企业在财务信息系统建设方面尚不完善，仍然采取线下递交单据、签字审批等老一套流程，如果遇到签字审批人员出差等情况，极易导致费用报销过程耗时长，业务人员可能会因为“报销难”不愿意自行垫支，影响企业业务的正常开展。
另外，企业财务报销系统的信息化水平低，特别是在完全依靠线下提交报销申请、报销单据的模式下，财务审核人员需要逐项对报销内容、票据进行认真审核，耗时耗力。同时，这种线下报销模式极易导致财务部门和业务部门之间的沟通不畅，业务部门工作人员提交报销票据之后，无法及时查询报销进度等。
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4 加强企业费用报销管理的建议
4.1 完善财务报销管理制度
企业应根据国家务管理费用报销的标准，结合企业管理需求、发展现状，制定和完善财务费用报销管理制度及与之相适应的企业财务费用报销监管制度，制定严明规范的报销审批制度。在制定企业财务报销管理制度时，一方面企业需要充分研读上级主管部门的规章制度，全面考虑实际业务需要，例如，通过召开业务部门员工座谈会等方式了解企业所涉及的报销业务，分门别类地梳理报销流程，针对所有报销业务内容制定报销管理制度，保证报销制度的全面性;另一方面报销管理制度的设计需要具有精细化特征，特别是常见报销业务管理制度的内容一定要详细全面，例如，差旅费、交通费、日常办公费、业务招待费等报销细则应尽可能细致具体。在各项报销管理制度当中，必须详细说明报销范围、报销所需票据、报销审批流程等，使其能够帮助报销人员充分了解报销业务，尽可能地减少报销过程中的退回、出错等情况，提高报销工作效率。
另外，财务报销管理制度制定完成后，在执行过程中需要建立完善的监督机制，明确相关人员的责任，通过开展不定期内部检查等方式监督财务报销管理制度的执行情况，加大对报销过程中违规行为的惩罚力度，确保财务报销管理制度的有效实施，避免让财务报销管理制度流于形式，从而确保整个企业费用报销的合规性，切实提高企业的财务管理水平。
当然，财务报销管理制度的制定工作并不是一劳永逸的，需要在实践中不断发展、完善。在财务报销管理制度实施后，企业可以定期通过调查问卷、召开员工座谈会等形式总结、梳理报销过程中的易错点以及监管漏洞等，据此不断完善企业的报销管理制度。在国家政策、上级主管部门的规章制度等发生变更时，企业必须及时学习新要求，及时更新完善企业财务报销管理制度，提高企业财务报销管理制度的时效性。
4.2 加强费用预算管理
目前，大多数企业在编制财务报销支出预算的过程中，将依据财务报销审核制度进行，企业预算的支出工作需要各部门的沟通及配合。针对之前提到的企业费用预算管理不到位问题，企业应提高对费用预算管理的重视程度，在编制预算的过程中，要全面考虑企业的实际情况，深入各部门开展调查，最大限度地细化各个费用项目，科学、合理地对各项费用进行预算。另外，在预算执行过程中，应加强对预算执行情况的监督，特别是加强对超预算费用的审批，对于实际报销与预算偏差较大的情况以及费用预算超标的情况，一定要及时查明原因，必要时追究相关人员的责任。通过加强费用报销预算的事前、事中、事后控制，真正让预算管理工作落到实处，实现对企业费用报销的全面管理，提高企业费用报销管理工作的规范性。
4.3 提高财务报销岗位人员的专业素质，加强对报销人员的培训
财务报销岗位人员在企业费用报销中发挥着十分重要的作用，财务报销岗位人员整体素质的提升对于提高企业费用报销的规范性具有重大意义。在日常工作过程中，应该对财务报销岗位人员的工作流程进行严格要求，明确岗位职责，提升人员的责任意识，坚决杜绝不规范、不合理的报销行为。业务报销人员应该熟悉费用报销流程及关于费用报销的注意事项，进而降低报销过程的出错率，提高报销效率，从根源上防止费用违规报销行为的出现。因此，要加强对于财务报销岗位人员的培训。
首先，帮助财务报销人员熟悉财务报销流程，例如，各项费用报销的审批流程、报销单据如何正确填写等。鉴于此，财务部门费用报销审核人员可以定期对业务报销人员进行培训，讲解报销中常见的错误，也可以通过微信群等线上方式，解答报销人员的提问。对于报销单据的填写，财务人员可以预先填好示范样张，重点提醒特别注意事项，如此能够在一定程度上减少财务人员审核后退单的情况，提高工作效率。
其次，及时更新相关专业知识，例如，最新的财经法规、费用管理政策等，只有全面提升财务报销岗位人员的综合素质，才能让他们在今后的工作过程中保持高度的责任意识，严谨对待工作。
最后，企业可以考虑建立针对财务报销岗位人员的绩效考核指标，将业务技能、员工认可度、技能提升等考核指标相结合，激发财务报销岗位人员的工作主动性和积极性。
4.4 建设费用报销信息化系统
在互联网信息技术高速发展的今天，企业要想提高费用报销工作的效率，有效开展信息化建设势在必行。企业可以直接采购（比较适合中小企业）或者自行开发（比较适合大型企业）费用报销系统，将线下流程搬到线上，业务报销人员直接在线上平台发起报销流程、提交单据扫描件等，系统可以自动识别不规范的票据、重复报销的票据等，并报错提醒自动驳回申请;报销申请提交后，系统自动流转审批，省去了线下“找人签字”的麻烦。财务部门的报销审核人员可以在线直接对票据等进行审核、付款。报销系统的建设和运行可以使整个报销流程的进度全部可查可追溯，报销人员也可以及时获取报销进度。加强信息化的费用报销系统建设，能够优化报销流程，缩短报销实践周期并且精简审核工作，进而提升公司财务管理水平，合理分配企业财务资源，从而达到为企业降本增效的目的。
5 结语
综上所述，费用能够直接影响企业的利润，并对企业的财务报表产生影响，企业的费用报销管理也能体现企业的经营管理水平，对企业的费用报销管理进行研究具有一定的现实意义。
本文通过分析企业进行费用报销管理的重要性，结合实践经验，从财务报销制度、费用预算管理、业务人员对报销流程的熟悉程度、财务人员的责任意识以及企业财务报销信息化程度等方面研究企业在费用报销方面存在的问题，并提出相应的建议。当然，企业的费用报销管理是一个持续发展的过程，企业在今后的生产经营过程中，需要不断加强对费用报销的监管，提高企业费用报销的规范性，进而确保企业会计信息的真实性，确保企业实现持续健康发展。
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