企业固定资产管理信息化建设存在的问题和对策
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作者:赵琦 程新华
【摘 要】近年来，信息化已经渗透到了企业的各个方面，在企业固定资产管理当中也不例外。但是，仍然有一部分企业采取传统的、低效的固定资产管理方式，这会直接导致企业价值的减损。为了和信息化时代的发展步伐保持一致，增强企业的综合竞争力，论文从企业固定资产管理信息化建设的重要性角度出发，分析企业固定资产管理信息化建设过程中存在的问题，并且提出相应的对策，以求为相关的内部管理提供可能的改进思路。
【关键词】企业;固定资产管理;信息化;制度建设
【中图分类号】F270.7;F273.4 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2022）06-0103-03
1 引言
随着企业规模的不断壮大，企业对于固定资产的管理需求也水涨船高。对于一些资产密集型企业和重资产行业来讲，固定资产管理是其不可忽视的一部分内容，企业在做好相应的运营和服务等工作的同时，还应格外注重固定资产管理。但目前，很多企业的固定资产管理水平低下，固定资产管理信息化系统的建立尚处于起步阶段，这不仅暴露了企业管理滞后的问题，还严重制约了企业的进一步成长壮大。将信息化融入固定资产管理，可以为管理层提供决策依据，帮助企业解决类似问题，促进企业价值最大化。为此本文对其进行了深入的探讨，并给出与之相应的对策。
2 企业固定资产管理信息化建设的重要性
2.1 有利于促进固定资产的全生命周期管理，提升企业管理的效率和效果
企业固定资产管理信息化建设有利于相关工作人员对固定资产全生命周期进行跟踪。固定资产的全生命周期包括计划、投资、采购、建设、分配、使用、维护、处置和报废等。信息化管理系统从资产购入开始就对固定资产进行全方位监控和分析，部门将采购需求上传系统，由采购部门对相关需求进行研判和审批，通过审核后借助数据平台，对需要购买的相关资产信息进行分析，如历史上类似设备制造商的运营质量、故障频率和维修成本等，能够为后续资产选择、采购提供借鉴和参考信息，保证固定资产运行的稳定性，降低固定资产的维修费用，提升固定资产管理效率。
引入信息化管理平台，不H有助于收集固定资产相关的各种信息，还能够在分析数据的基础上，有效地开展规划设计、采购建设、协调控制、生产运营和退役报废资产管理工作。实现有理有据地审查和管理各类固定资产，并且对其中存在的问题进行及时反馈，从而规范资产管理、提升运营效率、实现科学化决策，在满足安全性、可靠性、经济性的前提下，促进企业价值最大化目标的实现。
2.2 有利于完善成本管理，为企业降本增效提供数据支持
企业固定资产管理信息化建设有利于进一步完善和细化成本管理工作，为企业产品的成本分配提供数据支持，改进成本管理模式，保证成本分配的相关性和准确性。数据收集和分析能够提供多维度的成本信息，帮助解决固定资产管理费用、制造费用随意分摊的问题，最终优化产品结构，促进企业绩效管理的改进和完善，实现企业决策的实时性和科学性。
企业固定资产管理的信息化建设能够帮助企业内部的工作人员利用信息数据化平台，实现对各种资产数据的及时分析，有效规避盲目采购、资本性支出挤占生产成本、不记录固定资产盘盈、不监控闲置固定资产和处置报废不及时等风险，以此来降低资产管理的风险。企业资产信息化管理，可以根据设备故障报告的状况，更加有效地分析固定资产的维修、技术更新等状况。相关的技术部门可以严格按计划保护重要的固定资产设备，确保资产运行的最佳质量，合理延长资产生产周期，提高资产运行效率，从而助力企业的发展。
2.3 有利于提高企业内控管理水平，防范资产管理风险
企业固定资产管理信息化建设有利于推动内部管理审批制度向着科学化的方向发展。通过建立固定资产管理审批制度，设置科学合理的审批流程节点，能够保证不相容岗位相互分离，形成相互制约的局面。固定资产信息化管理的模块同步于各个业务模块的审批流程，推动业务信息流的形成，既能够保证不同权限管理和风险管理要求的实现，又能够尽可能保证信息化管理工作效率的提升，使人工统计的差错减少。
固定资产管理的信息化建设，还能够推动固定资产管理信息化预警系统的建立，能够让管理人员全面动态地掌握固定资产管理的变动状况;通过构建统一的固定资产和设备目录等，不仅能够实现对固定资产各类信息的有效转换，还能够借助条形码技术生成资产电子标签，为固定资产管理的信息化建设问题提供信息和数据保障，解决实物盘点的难题。
3 企业固定资产管理信息化建设存在的问题
3.1 领导层认识不足，信息化建设水平不高
企业领导对固定资产信息化管理不够重视，管理方式和理念容易受到传统管理模式的干扰，不能与时俱进，普遍存在着重投资轻管理的现象，一味追求销售业绩的增长，资产高强度高负荷运转，维修保养未列入资产管理日程，容易导致资产使用寿命缩短，频繁购置资产也会给企业管理增加负担。
很多企业引入信息化管理，但不能物尽其用，还停留在简单的资产基础数据录入和存储功能，部门间系统不能完全对接，形成“信息孤岛”，不能深度发掘固定资产管理信息化的动态管理性能。这不仅消耗资产管理人员大量时间和精力，还使得信息化建设形同虚设，造成资源严重浪费。例如，资产采购过程中，资产预算与财务预算衔接不畅，会导致购置的预算管理风险，造成超预算或无预算采购的情况;在资产记账过程中，数据是通过人工在资产管理系统和财务系统之间传输，错记漏记等风险难以避免，导致账账不符;在资产管理过程中，资产管理系统与财务系统不能互联互通，导致资产管理与财务管理缺乏有效的联动机制，不能及时监控到资产闲置、变更、配置等情况，不利于优化配置资源。
3.2 内部控制不健全，缺乏配套的监督和激励机制
管理制度笼统空泛，不够完善和健全，甚至很多企业缺乏专门的资产管理信息化内部控制制度和风险控制措施，只靠财务部门进行核算和后期盘点，在工作开展中缺乏相应的遵循和指导，不利于固定资产管理的规范化开展，也造成管理责任不明晰的问题。
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企I内部缺乏配套的监督机制，固定资产管理人员工作兼职化，在信息录入、更新、处置过程中缺乏复核人员，工作设置不合理，监督流于表面。责任追究没有具体到人，监督结果和管理责任落实困难，很容易发生相互推诿的情况;缺乏考核细则，对考核失分的惩罚不够，对绩效考核优秀者也缺乏应有的激励，很难激发各使用部门和职工对固定资产管理信息化工作的积极性。建立完善的追责制度，加强对该项工作的考核和评价，建立与薪资报酬挂钩的奖励制度，能够改变管理人员工作随意和散漫的态度，提高责任感，达到真实反映资产状态的目的。对于管理层而言，固定资产管理信息化实践到位，就可以为企业下一阶段决策的准确信息直接提供依据。
3.3 部门间工作协同不足，人员素质不符合管理信息化要求
企业的运营模式应该是系统化和规范化的，不同部门之间在各司其职的同时形成一个共同运转的整体，固定资产管理信息化也不例外。很多企业在实践中会忽视不同部门之间的协作关系，部门间各自为政，信息传递不及时，缺乏应有的协同和沟通，财务部门不能及时掌握资产状况，固定资产未实现动态化管理，不能发挥数据对决策的支撑作用，预算编制不科学、不合理，预算执行中缺乏监控，预算完成后缺乏分析，不但会造成资产使用效率过低，严重者可能出现部门资产购置重复的状况，造成企业运行成本的增加。
企业为降低管理成本，使用部门的固定资产管理人员都是兼职，人员素质、责任心和业务水平并不相同，很多资产管理人员操作不熟练、缺乏经验，再加上没有统一的资产管理和业务工作标准，有些资产管理员管理意识、责任意识不够，且存在固定资产管理员频繁更换的现象，让固定资产管理信息化的效果大打折扣，为后续工作埋下隐患，这些都不利于固定资产的管理，容易造成资产流失、账实不符等情况。
4 企业固定资产管理信息化建设的有效策略
4.1 管理层需要意识到信息化在固定资产管理中的重要性，加大建设力度
管理层作为推动企业稳步发展的掌舵人，是否能与时俱进地推进固定资产管理信息化建设，保证固定资产管理信息化建设成效，其个人所具备的信息化技能水平以及素养，拥有的前瞻性眼界，都有着决定性的作用。因此，如何提高管理层的整体素质，成为推进固定资产管理信息化建设的关键。
首先，应对企业资产情况进行深入调查、摸清家底，真实、清晰地反映企业资产所有权的真实状况。在此基础上，可以定期引入培训团队，为管理层提供专业的培训，提高信息技术应用水平、前瞻性固定资产管理理念、创新型技术经验等综合素质。其次，还可以向有管理经验的先进企业学习，加强与高校的合作，利用学校和社会资源，为企业固定资产信息化培养管理人才，源源不断地为企业输送创新创业型管理人才，支持企业固定资产管理信息化建设与创新发展，提供人力保障。
不仅如此，企业管理层应以身作则，保证单位固定资产盘点工作的第一责任人明确自身职责，加大信息化普及力度，依托企业内部网站、微信公众号等平台宣传固定资产管理信息化的管理理念和相关风险，号召广大职工积极参与到这项工作中，保证将内部员工对资产管理的重要性认知统一起来，全面了解固定资产管理信息化的要求和特点，让员工树立主人翁意识、使命意识，将资产信息化管理融入日常工作中，让每位员工都通过信息化的手段参与企业的资产管理工作，并鼓励员工在实践工作中提出切实可行的改进意见及建议，最终达到提升企业全员对固定资产管理信息化的重视程度的目的。这样才能让企业从上至下改变传统思想观念，将信息化融入企业运营、发展、建设的方方面面，融入企业文化，创建良好的管理环境，扭转不利局面，保证企业固定资产管理在信息化背景下，得以有效的改革和创新，进一步推动发挥信息化技术手段在管理工作中的作用与优势。
4.2 健全企业内部控制，建立配套的监督和激励机制
健全内部控制首先需要营造良好的内控环境，完善固定资产信息化管理制度体系，构建内部约束机制。制度是保证企业管理质量的重要前提，在制度建设之前，需要深入企业内部各部门进行调研，及时了解企业固定资产内控工作存在的薄弱环节，并制定相应的解决措施。遵照国家的法律法规与相关规章制度，必要时可以聘请中介机构，对相关制度进行完善和改进，规范固定资产信息化管理的各个流程，明确发展方向。设置科学的、相互制约的组织架构，确保不相容岗位相分离，建立自上而下的内控制度，形成财务部门牵头、全员参与的内部控制机制，助推固定资产管理信息化有序发展。在信息系统中形成匹配对应的管理形式，将工作内容与相关工作人员职责权限绑定，明确每个员工的权责，以及每一项固定资产的权责对应关系，做到职能、责任、权力3个明确。要严格追责制度，对企业固定资产信息化管理工作中出现的纰漏，进行追责并严厉惩处，尽最大努力杜绝徇私舞弊的现象，一旦出现因违规造成企业资产损失，第一时间明确责任，维护制度的权威性，规避内部风险。
探索固定资产管理与职工业绩薪资挂钩的考核模式，将信息化应用程度作为关键绩效指标纳入绩效考核内容，督促企业内部充分认识到资产管理信息化的重要性，以此来提升管理层和员工参与的积极性。建立并完善与信息化环境相符的监管机制，能督促企业资产管理提升工作效率提升，将固定资产管理信息化纳入监督范畴，按照系统中提供的资产信息以及业务记录，内部审计人员对资产管理的实际情况和处理流程进行监督，如资产信息录入的及时性、资产照片的准确性、资产管理的确定性等。内部审计部门还应与外部审计相结合，加大监督力度，降低运营风险。
4.3 建设固定资产管理信息化人才队伍，加强部门间协作
固定资产管理信息化依靠计算机与软件运行，并不意味着不需要人工操作，资产管理人员对信息化的理解和操作水平决定着资产管理信息化的准确性和效率，影响着企业固定资产方面的决策，很大程度上影响着企业的固定资产管理效果。提高固定资产管理信息化水平需要全员参与，企业要加强人才队伍建设，提高工作人员的专业素养。例如，企业要实行严格的固定资产管理人员准入门槛，对学历和能力进行限制，对于从事固定资产管理信息化工作的人员要定期考核，相关人员需要同时具备扎实的专业知识和较高的风险防控意识。着重强化人才队伍建设，以此来保证固定资产信息化管理的实施成效。企业应不定期开展专门的知识技能培训，除了对企业资产状况的讲解，固定资产管理方式方法的创新，还应加强对管理人员信息技术的培训，最大程度上发挥信息化固定资产管理的效果。
加强各部门之间的合作，打破业务部门之间的壁垒。强化队伍建设，保证人员配置的合理性，明确岗位职责，财务部门和资产管理部门应提高信息流通效率，加快固定资产信息在不同部门间的对接和共享，促进全面协同。
5 结语
总而言之，通过研究企业固定资产管理信息化建设存在的问题和对策，应当将关注点放在提升固定资产管理信息化人员整体素质上，构建企业全员参与的环境和氛围，共同推进信息化建设，不仅能够有效增强固定资产使用率，还能够实现对企业固定资产的全过程、全方位管理，为企业决策提供数据支持。在解决企业固定资产信息化建设问题时，应当强化固定资产的管理基础，健全固定资产管理的相关制度，注重细节抓关键领域，从而达到全面提升企业固定资产管理工作效率的目的。
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