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公立医院智慧财务报销模式的探索与实践

来源:用户上传      作者:陈静媛

  【摘要】在政策与需求双轮驱动下,“互联网+医疗健康”发展按下了加速键,智慧医院建设成为公立医院高质量发展的“硬指标”,医院亟需探索财务职能转型,创新智慧报销模式,提升财务管理水平,助推医院高质量发展。文章以厦门A医院为例,提出传统报销模式中存在的问题,运用人工智能、大数据等前沿信息技术,以智能财务管控为主线,构建互联互通智慧财务报销系统,实现财务数据共享,促进医院财务管理精细化、数字化、规范化发展。
  【关键词】公立医院;智慧财务;报销模式
  【中图分类号】G647.5
  一、公立医院智慧财务建设背景
  2011―2018年,智慧医院建设经历三个阶段的升级,在第一阶段“智慧医疗”及第二阶段“智慧服务”的稳步深化下,逐步迈入第三阶段“智慧管理”建设,全面实现公立医院在线化、智能化的智慧升级。2019年,国家卫生健康委员会印发了《医院智慧服务分级评估标准体系(试行)》,对医院智慧服务进行分级管理,明确智慧医院的内涵,为进一步建立智慧医院奠定了基础。2020年,在新冠疫情的影响,公立医院加速“触网”,随着更多支持政策的落地,“互联网+医疗健康”也迎来规范化发展的新阶段。2021年,“十四五”开篇更将医院信息化建设推到时代风口,“高质量”“统一标准”“三位一体”成为医院信息化建设的关键词。因此,无论是满足当今制度改革发展的需要,还是消费升级、卫生资源结构失衡带动医疗服务机构迭代升级的需求,智慧t院建设必然成为公立医院高质量发展的重要抓手。智慧财务作为智慧医院的重要组成部分,必须借助人工智能、大数据、云计算等前沿智能化信息技术,医院财务管理方可步入智能化管理时代,实现数据共享,在孵化价值的同时反哺智慧医院快速发展。
  二、传统财务报销存在的问题
  (一)提单耗时长,报销效率低
  随着医院规模的不断扩大,医院经济事项日益增多,报销业务涉及不同资金来源、多环节、多部门,对应不同的报销政策、执行标准及审批权限。因此,报销经办人经常出现提单多次返工、签字跑断腿的现象,审批人员不得不面临被零星的审批签字打断工作思路的现状,同时财务人员无法对线下单据报销流程进行全程监管,间接增加了报销流程的复杂性。
  (二)发票真伪难辨,查验难度大
  票据审核工作具有高度重复性,随着电子发票的推广,可重复打印发票也导致票据失真风险随之提高,财务人员投入大量精力和时间登录税务局网站进行发票查验,无法从简单、繁琐、高重复的工作中解放出来,不利于业财融合背景下财务人员的转型发展。
  (三)签字环节多,冒签风险高
  传统报销审批过程中需要各级审批人员进行手工签名,因此容易出现人员签字潦草、难以辨认甚至冒签现象,虽然财务部已建立签名备案制度,但一旦管理人员发生变更未及时更新、或每次签名字迹并非完全相同,财务人员单靠肉眼识别难以辨认真伪,容易存在舞弊风险。
  (四)数据整合不足,人工需求多
  “信息孤岛”现象造成数据的重复搜集,且容易出现错记、少记等现象,严重影响财务管理效率。财务人员编制记账凭证时,需手工录入包括摘要、会计科目、金额、辅助项、现金流量等众多项目,随之面临新政府会计制度改革带来的“双功能、双基础、双报告”核算模式要求,工作难度加大,工作量增加一倍有余,财务管理工作效率难以提升。
  (五)缺乏动态预警,内控管理弱
  传统的财务模式下,预算执行管理采用事后控制,财务人员通过梳理账务信息对数据进行手工登记、汇总、比对,即无法实时跟踪预算的执行情况,实现财务审批与预算控制相结合的事前预警和事中控制机制。由于缺乏动态的风险预警系统,医院财务风险管理存在滞后性,尤其在新冠疫情期间,现金流管控不当可能导致公立医院面临巨大的资金问题。
  三、基于RPA和OCR技术的智慧报销建设
  厦门A医院是一所大型三级甲等综合性医院,为福建省首家“双通过”国家信息化建设标准的医院,也是全国首家智慧医院HIC7级的医院。医院智慧财务管理平台建设依托于医院现有网络资源,运用人工智能、大数据等前沿信息技术,以智能财务管控为主线,构建多模块数据联动化的财务管理平台,实现智能化财务管理。经过需求分析、整体规划、分步实施、上线运行、先固化、后优化等步骤,该平台于2019年上线使用,构建“提单―稽核―支付―核算―档案管理”全流程一体化,实现报销自助化、稽核智能化、审核移动化、核算自动化、票据电子化,以充分满足日益激烈的竞争态势下医院财务管理精细化需求。
  (一)自助移动报销,资源优化配置
  智慧财务平台打破传统报销的时空限制,以“数据多跑路,医生少跑腿”为目标,报销经办人可通过手机端或电脑端实现24小时不间断报销,审批人员可利用碎片化时间随时查阅电子报销单据进行审批或驳回等操作,大大提高了报销效率。全面推出“自助报账机”服务,并在医院多点设立自助报账机。报销业务线上审批完成后,报销经办人整理好相关单据并在纸质发票上背书,就近递单,实现“全天候”“零等待”“无接触”“全程追踪”投递,全面提升了财务的服务质量与效率,推动了财务服务向智能化、精细化、人性化转型。
  (二)OCR智能识别,票据智能查验
  智慧财务平台运用OCR智能识别技术,可完成发票的智能采集、识别、查验及认证。系统支持拍照、相册导入、扫码、链接导入等多种发票采集方式,发票进入发票池后,转化为标准的可自定义的结构数据表单,支持增值税发票、行程单、火车票、出租车票等多种发票混拍,系统自动定位、切割、识别,将会计的专业性和经验软件化,将财务信息化系统之间的数据流转自动化。验真工作由财务侧转到每一个报销经办人的票据录入入口,系统将实现增值税票据、机票、财政票据等验真,对火车票进行与线上订单匹配做真实性校验,真正实现所有票据的验真以及业务真实性的校验工作。

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  (三)财务规则嵌入,智慧AI填报
  在深化落实中央八项规定的基础上,将医院财务报销管理制度嵌入到智慧财务系统,设置各项费用的报销标准,例如差旅费用报销,系统支持不同情形下配置相应标准,包括分区域伙食补助费、分交通工具乘坐等级、分职级住宿费标准等,结合OCR技术提取的关键信息(如起始时间、地点、开票内容等)进行智能填报,自动核算各项费用报销金额,包括交通费、食宿费、伙食补助、市内交通补助、会务费等,报销经办人只需核查智能填报行程、各项明细金额是否正确。同时为加强部分事项事前审批,对于需执行事前审批制度的事项,报销时需关联OA事前申请单(如公务外出审批表、设备维修审批单、培训班预算审批单)后方可进入报销流程。
  (四)预算管理前置,智能预警监测
  智慧财务系统关联预算管理系统,依据需求设置相应的预算审批权限及预算控制策略等内控节点。职工在填写报销单时可关联一项或多项预算指标,若报销金额超出余额,系统提示预算超支,且不予进入下一报销环节。通过数据共享,系统自动进行分项目预算支出进度统计,预算归口管理部门可实时掌握预算执行情况,做好支出计划,确保预算执行时效性、均衡性、合规性。
  (五)机器人智能预审,审批再提速
  当员工提交报销单时,自动触发稽核机器人,自动校验单据完整性、票据合规性、金额准确性、预算有效性,通过规则校验则可提交送审,如未通过,员工可自行查看未通过原因,修改后再次提交,减少因多次驳回带来的沟通成本。此举全面规范了各类报销业务,有效规避超标报销现象,减轻各环节审核工作量,提升了报销审核质量。
  (六)平台互联互通,无缝衔接支付
  报销单完成审批后,报销单据最终提交至出纳环节,出纳只需扫描报销单上面的条形码即可自动生成支付凭证,通过无缝衔接国库集中支付、银医互联等系统,实现实时支付功能,从而降低现金库存量,进一步盘活资金。同时,报销审核并支付完成后,系统会通过OA待办或邮件提醒报销经办人付款通知。
  (七)流程全程可视,可追踪可催办
  通过梳理不同业务类型报销流程,在智慧财务系统中对不同业务类型自定义线上审批流程,明确财务初审、经济业务归口职能部门、预算归口职能部门等审批环节,明确各级审批权限。职工可通过查阅OA待办事项或已绑定的邮件消息推送,实时查看报销审批进程,包括当前审批节点、历史审批记录、审批意见等信息,若报销单据在某一环节存在较长时间停滞、或已提交的事具较强时效性,可在线催办该环节审批人。此举有效规避漏批、越级审批,改变了线下审批耗时长、效率低的现状,从而全面提升审批效率。
  (八)系统无缝对接,凭证自动生成
  医院信息孤岛现象严重,通过打通智慧财务平台与财务软件系统,在智慧财务系统中预先设置核算知识库及勾稽关系,方可实现凭证自动生成。根据业务类型,在系统设置会计凭证的相关事项,包括摘要、财务会计科目、预算会计科目、金额、现金流、辅助事项等信息,财务人员只需扫描报销单上的条形码,借助系统的联通自动生成双分录凭证,记账人员仅需做简单核对,此举打破了手工编制凭证的桎梏,进一步规范了报销摘要的填写,减少人工误差和错账调账的的频率,减轻财务人员工作量。
  四、智慧报销模式实施效果
  厦门A医院智慧财务平台的应用,充分提升财务工作效率,改善会计信息质量,发挥财务前瞻性经营决策支持作用,取得“一个优化、二个提高、三个延伸”的管理成效,实现“智慧运营、精细管理”。
  (一)推进“一个优化”
  智慧财务报销模式改变了传统操作模式,实现报销方式由人工到自助、审核方式由线下拓展到线上的“零接触”移动办公、票据查验方式由手工查验到机器人智能化查验,会计凭证录入方式由手工录入转变为自动生成,实现流程标准化、简洁化、高效化、智能化。
  (二)实现“二个提高”
  1.财务管理质量明显提高
  医院智慧财务促进财务职能从“账房先生”到“军师参谋”的转型,以财务资源调控为基础,实现财务核算全自动化,票据智能查验、机器人智能稽核等应用。智慧财务的应用保证报销单据的传递时效,缩短报销周期,实现财务流程电子化管理,减少重复劳动,降低错误发生率,同时,智慧财务应用更能顺应快速变革下医院财务精细化管理的要求。以会计凭证生成时长为例,50份会计凭证手工录入需用时4~5小时,而通过扫描枪扫条形码到智慧财务系统自动生成记账凭证仅耗时2分钟,极大减轻了财务人员的工作负担,有效提高工作效率。财务人员从基础的会计核算工作中解放出来,深度参与医院经济运行中,提供更高效的财务服务。
  2.员工满意度显著提高
  职工可24小时不间断在线提交报销申请,审核人利用碎片化时间实现网络审批移动办公,极大简化传统模式下的报销程序,提升员工的财务报销体验,同时将医护人员从繁琐的报销事务中解放出来,更好地投入一线临床工作。在常态化疫情防控下,线上报销减少了面对面接触的机会,满足“少接触”的疫情防控要求。
  (三)着力“三个延伸”
  1.管理广度与深度延伸
  智慧财务应用改变了财务人员的工作模式,通过财务机器人协助,财务人员从处理大量繁琐、高重复的基础工作中解放出来,转为聚焦高附加值的医院经济运营管理工作,实现财务职能边界扩展。财务人员应深入了解临床一线业务,聚焦业财融合,树立互联网思维,做好预算管理、绩效管理、成本管理及内控管理,细化管理内容,为决策层提供数据支撑,进一步提升医院经济运营分析和决策水平,从而向战略管理转型,促进医院高质量发展。
  2.内控领域延伸
  内部控制是医院经济活动风险防范的保护伞,但目前财务管理工作主要依靠人工服务,风险系数高。从医院管理的痛点出发,通过梳理各项内控制度,将其嵌入到智慧财务系统中,全流程中自如运行,可视、可追溯,建立事前预警、事中控制、事后分析的“全生命周期”的防控系统,实现内控全天候,提升医院的经济运行风险防范能力。

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  (1)报销管理方面,在线报销单由报销经办人初始录入,一旦提交至审核流程中不得随意修改,加强了财务内控管理;通过内嵌财务报销规则,由机器代替人工报销查验发票,审核报销的合法合规等工作,实现全面的智能稽核,解决了由于不同财务人员对业务的理解偏差导致的审核标准不一的现象,有效降低人为风险,促进审核规则以及政策要求实现统一规范落实。
  (2)预算管理方面,通过将预算系统关联至智慧财务系统,支持预算管理前置,避免无预算、超预算的现象发生,确保预算执行的“刚性”,实现资源的有效配置。
  3.静态到动态指标维度延伸
  在先进信息技术支持下,智慧财务应用具备更强的数据采集、分类、整合及分析能力,支持数据流更“快”,小数据更“准”,共同构建起“大数据资产”。通过对医院内部各项数据进行全方位整合分析,挖掘出有价值的信息资源,实现大数据驱动决策,有效协助医院优化各项资源配置,提高医院经济运营效益,为公立医院的数字化转型提供技术赋能。面对大量各类报表数据填报工作以及国家相关要求,充分运用大数据、数据分析等信息技术,进一步提高数据信息的准确性,确保结果真实客观。
  五、Y语
  在新医改的深入及“互联网+”医疗模式不断发展的背景下,公立医院唯有不断地自我革新,加强财务信息化的投入,加大财务信息化人才队伍的培养,才能提升公立医院智慧财务管理能力,促进公立医院可持续发展。
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  责编:吴迪

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