时间管理

来源:用户上传      作者: 党建锋

　　“时间是最稀有的资源。若不将时间管理好，要想管理好其他事情就只是空谈”――彼得・德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中如是说。不管是管理者还是企业员工，利用科学方法强化时间管理，提高时间利用效率，都能有效地改善自身工作绩效，贡献工作成果，并以工作成效为基础，打造属于自己的卓越人生。
　　
　　发现你工作中的“帕累托效应”
　　意大利经济学家维尔弗雷多・帕累托发现，通常人们80%的成果其实仅是用20%的时间创造的，而另外80%的时间实际上只产生了20%的成效――这就是著名的“帕累托效应”，也称“80/20”法则。在工作中我们都有这样的体会，整天琐事缠身，各种事务性工作忙得晕头转向，而仔细回顾一天的工作成果和根据KPI指标分解的绩效贡献，却发现成效寥寥无几。通常，在早上精力最充沛时却在处理简单的琐事，而等到下午快下班时，才鼓足勇气啃工作上的“硬骨头”，此时头昏脑胀、精疲力竭，工作成效可想而知了。
　　“帕累托效应”提醒我们，注意分析个人工作时间与成效的对应表，扩大其中“20%的时间取得80%的成果”那部分的绩效和时间的利用经验，相对应的则尽量提升另外80%时间的低绩效水平，从而实现个人和组织的效率和绩效水平的提升。要真正实现这种飞跃，必须贯彻“要事第一”的工作原则。
　　
　　“要事第一”原则
　　著名管理学家、企业组织顾问史蒂芬・柯维最早提出“要事第一”的原则，是为了提升企业组织中管理者及员工的绩效水平和工作成效。他经科学分析发现，人们日常工作中往往在从事四方面工作，即紧迫且重要的，不紧迫但重要的，紧迫但不重要，不紧迫也不重要的。应把主要工作精力放在前两方面工作上，坚持按工作的紧迫性和重要性来分配和利用时间，同时尽量减少在细枝末节和不产生工作成效事务上的时间投入。
　　美国卡尔森钢铁公司总裁查理・卡尔森运用“要事第一”原则，每天身先士卒率领工作团队坚持拣最重要的工作先做，做完一件再做另一件。五年后，卡尔森钢铁公司从一家鲜为人知的小钢铁厂一跃成长为全美最大的钢铁生产企业。
　　史蒂芬・柯维强调，要真正贯彻“要事第一”原则，每天除了做好紧迫且重要的事情外，必须高度关注那些暂时不紧迫但非常重要的工作，如拟定企业或组织发展目标和愿景，讨论和反省近期工作得失，修正组织前进方向，根据企业内外部环境发展变化调整战略目标，为员工拟定更加科学合理、符合组织和员工自身发展实际的激励方案、职业发展规划等，这些工作虽暂时不紧迫，但它们非常重要。事实上，只有规划和安排好那些不紧迫但重要的事务，我们日常工作才会有条不紊、按部就班，从而在根本上减少那些紧迫且重要工作事务的数量和由此带来的压力和焦虑。
　　 市场竞争加剧了时间的紧张，要想在有限时间内提高工作成效、创造更佳工作成果，扩大企业产品市场占有率，产生更丰厚的利润回报，企业管理者和员工必须贯彻“要事第一”工作原则，把时间充分运用在能大幅提升工作绩效、为企业创造成果的事务上，坚持将正确的事情做好，将不必要的工作砍掉。而人作为独立的社会个体，更要合理规划和管理个人时间，持之以恒、付出努力才能取得成就。
　　
　　制定个人时间规划
　　每人一天拥有的时间都是相同的，只有愿意把更多时间投入到工作、并贯彻“要事第一”原则、切实提高工作成效的人才能取得更大成功。
　　按美国心理学家米哈里・契克森米哈赖的观点，可把人们日常生活分为工作类、休闲类和维持类共三大类活动。普通人每天工作8小时，晚上从事两个小时看电视或打游戏的休闲活动，而吃饭、洗澡、买衣服或睡眠等维持类活动占据了一天中的剩余时间。可见，要想规划好个人时间，提高个人工作成效，就必须激励自己适当减少在那些缺乏创造性的休闲活动上的时间投入，适当节约维持类活动所占用的时间，而大力提高工作时间内的效率和成效贡献率。日本管理学家大前研一在节约维持类活动时间方面很有一套，他说自己通常会一次买好几套相同款式颜色的衬衣、皮鞋等，这样就可以在很长一段时期内避免再为购买衣服花时间，从而把节约出的更多时间用在工作或自己感兴趣的事业上。
　　有人会说，“我对工作本身不感兴趣，宁可把更多时间花在享受日常休闲娱乐和维持类活动中”；或说“我自认为是天才，不需节约更多时间来用于工作就能取得惊人成就”。也许每个人的理想抱负和生活重心都不一样，但想要做出更大、更好的工作业绩，想要通过工作丰富自我人生和不断实现自我成长，就必须在兼顾生活平衡的基础上，贯彻“付出不亚于任何人的努力”的工作观，正如彼得・德鲁克所说，工作虽不是生活的全部，但它应是生活中最重要的一部分，应该是生活的重心所在。
　　
　　“一万小时”时间观
　　美国作家丹尼尔・科伊尔在其著作《一万小时天才理论》中提出和充分论证了一个惊人观点，那就是：世界上根本就没有什么天才，所谓天才就是超出常人对工作持久不懈付出努力的那类人。小学文化程度的本田宗一郎之所以能把本田公司打造成世界级企业，是因他在工作上勤奋思考、奋力拼搏的时间远远超过了一万小时；自认天赋普通的稻盛和夫为何能创建京瓷公司和KDDI、古稀之年又重振日航，成为众人景仰的“经营之神”？是因他在工作上始终坚持“付出不亚于任何人的努力”；齐白石先生的国画为什么能自成一派、广受赞誉？是因他在国画技法磨练上付出了不止一万小时的努力；狄更斯之所以能从小鞋匠成长为伟大的文豪，也源于他对文学事业的无比热爱和为此付出了巨大的心血和时间积累。丹尼尔・科伊尔认为，是否付出了“一万小时”努力是常人与天才的分界线，没人能例外，并总结出天才公式――“精深练习×一万小时＝世界级技能”。如果你想成为某方面的天才或专家，那就准备好投入十年以上时间来钻研业务吧。
　　美国著名黑人演员摩根・弗里曼直到知天命之年还在演小配角，可就在他奋斗到2011年74岁时，由于他在电影表演艺术上塑造了无数让人印象深刻的配角，从而荣获了美国电影学院第39届终身成就奖及第69届金球奖终身成就奖殊荣。摩根・弗里曼说，“我的演艺生涯从30岁开始，至今一直在不断积累。表演是一个积累的过程，从中你能体会到很多东西，生活不会向你许诺什么，尤其不会向你许诺成功，但它会给你挣扎、痛苦和煎熬的过程⋯⋯”。
　　
　　时间不许诺什么
　　请记住，即使你坚持了“要事第一”的原则，并花费在工作上的时间远超一万小时，但未必会取得你所期望的成功，等待你的可能是辉煌业绩也可能是让人伤心的失败，这就是人生。你愿意付出努力，你就有成功的可能；如果你不愿意，连这种可能性都没有。你付出努力取得期待中的成就固然可喜可贺，而有些人奋斗一生却饱尝苦果，他们的失败并非让人沮丧，人生中除了创造价值、体验价值，更重要的是活着的“态度价值”，你对度过一生抱有严肃自省还是得过且过，最终决定了你的生命是沉稳还是轻浮，是受人尊敬还是让人躲避唯恐不及。正如美国心理学家菲利普・津巴多在《时间心理学》一书中所说，“时间就是与你有关的一切，你所拥有的一切就是时间。你用来做什么，时间就是什么；你用来做什么，生活就是什么。”时间是衡量人们生活跨度的重要尺度，在这个极有限的尺度内，尽量充分利用你所能拥有的时间，鼓足勇气，克服失败的恐惧和犹豫，持之以恒地创造出你心中美好的世界。

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