ERP资金管理在工业企业中的应用

来源:用户上传      作者: 郭静

　　ERP作为一种先进的企业管理理论，把企业的物流、资金流、信息流整合在统一平台下，提供信息化集成解决方案，达到企业资源优化，促进经济效益最大化。ERP管理理念依附于不同系统产品，其工作方式及应用模块也不尽相同，在此，笔者仅就SAP公司的ERP系统在工业企业的应用为例，探讨资金管理的具体实施内容。
　　资金管理，笼统讲不外乎收款、付款，它决定了企业的资产流动性，因此，借助强大数据管理功能，做到收支平衡、保证资金的合理有序流动，是ERP系统资金管理的重要职能。
　　完善客户数据，加快货款回收
　　收款，是整个资金链条的重要一环，作为资金流的源头，如何尽快回收货款是公认的权衡资产流动性的重要指标。ERP系统能够将销售订单、出库、开票、记账等收款业务集成起来。
　　应收账款记账涉及ERP系统一个重要的数据管理功能—客户管理。众所周知，数据管理是ERP的重中之重，正是基于庞大、完整的数据支撑，才能实现业务高度集成。完善的客户主数据，能够集成记账、回款、清账等业务。
　　首先根据销售计划创建销售订单，通过数据接口将出库信息传递到金税开票系统，完成增值税专用发票开具，接着开票信息再回传至ERP系统，根据销售发票及客户信息自动完成应收账款挂账。同时销售发票被邮寄或者随货送达至客户手中，通过银行托收或者其他收款平台，辅之以收款协议，客户可以在第一时间确认付款，从而完成资金管理的源头--收款。
　　细化供应商管理，做好付款控制
　　付款，完全可以脱离系统独立完成，但是ERP系统作为一种战略管理工具，它的强大功能在于集成业务流程、提高管理水平，而不仅仅局限于简单记录和核算，因此，付款管理包含资金计划、流动性预测、付款控制、付款统计等功能。
　　付款环节涉及ERP系统另一个重要数据管理功能--供应商管理，供应商的准确分类、详细填列和及时更新能够确保付款及时、准确地完成。根据管理需求固化供应商主数据的付款条款，实现自动编制付款计划，另外供应商银行信息的及时更新可以提高结算效率，加快资金流动。
　　一、资金计划
　　ERP系统资金计划可以分成三个层面：年度预算、月度预算和资金日计划。编制现金预算首先需要将企业所有现金收支按类别设置项目和明细项目，ERP系统内叫原因代码，用于统计各类支出。各部门、单位结合自己业务需要编制不同原因代码的收支预算，完成系统内、外审核，层层汇总至财务部门，经批复下达作为当期控制支出及融资决策的依据。
　　大型工业企业，一般对所属单位实行资金集中统一管理，借助合作银行的现金管理服务，可以细化到按日安排资金计划，实现ERP系统的资金实时调度。资金计划可以由用款单位手工编制，也可以根据付款条款及发票校验信息自动生成。
　　二、流动性预测
　　所谓流动性预测，是指一段较短时间内企业的现金收支平衡表。资金管理的重要功能之一就是基于以上各种资金计划的流动性预测。例如A供应商的付款条款是发票后90天付款，2010年3月10日经校验记账的发票10万元，将于2010年6月9日列入当日的资金支出计划。另外，即将到期的承兑汇票、按合同约定日期支付的工程款以及按规定日期发放的工资等均可自动纳入收支平衡表。这张表可以设定天、旬、月等作为增量，做出若干个增量单位的流动性预测。以上预测是ERP系统集成企业管理思想、规范标准化业务流程的很好例证，有了资金预警，财务管理人员就可以量入为出安排付款，随着系统集成度的不断提高，甚至可以实现自动付款。
　　三、付款控制
　　付款控制是企业资金流的最后一个环节，单纯的付款是业务操作层面的动作，ERP 系统资金管理显然不能局限于这一层面，它要解决该不该付款、何时付款等问题，实现管理控制层面的功能。
　　财务人员在一定时间范围内，按照轻重缓急，优先安排税金、工资、保险等时间性较强的支出，其次安排各类采购、费用、资本性支出等，做到“适当的时间，付出该付的款项”。
　　付款时，ERP系统首先需要按照责任部门检验该项支出是否已经纳入预算，或者是否符合合同进度、项目预算以及付款限额等条件，在业务操作层面体现管理控制思想。
　　付款审核通过后，通过“银企互联”，从ERP系统直接提交支付指令到网银，实时完成支付，企业银行账做到日清日结。同时通过付款指令将凭证号码、现金预算类别等信息写入银行流水，实现系统自动对账功能。
　　四、付款统计
　　ERP系统基于强大数据库和完整的信息链条，使得它在报表提供方面可以说“无所不能”。同其他会计报表一样，资金相关报表可以直观地统计预算完成情况以及资金流向等。既可以作为业绩考核依据，也可以统计付款规律，发挥决策支持功能，改善业务流程，提升管理水平。
　　精确维护银行主数据，提高结算效率
　　无论收款和付款，都离不开银行账户的记录。因此提及ERP系统又一个重要的数据管理功能—银行主数据管理。作为中介环节，银行账户信息的精确维护，对于银行结算效率的提高至关重要。
　　前面提到，大型工业企业往往采取资金的集中统一管理，按照“收支两条线”的原则，内部单位在合作银行分别开立收入账户和支出账户，各收入账户每日自动归集，将余额转入总账户，各支出账户按照协议，日间透支，日终由总账户自动填平补齐。银行账户的账号、性质（收入户或支出户）、透支额度、支付限额等信息，通过ERP系统精确维护，能够实现收款的自动记账以及付款指令的自动发出，及时、准确地完成银行账户信息的记录。
　　ERP系统借助于强大的数据库，在工业企业资金管理方面提供全方位、多层面的支持。完善客户数据管理，能够加快货款回收；细化供应商数据管理，能够实施预算硬约束；精确银行主数据管理，能够实时把握资金流动。在业务操作层面,可以提高收、付款效率，降低资金使用成本;在管理控制层面,可以整合业务流程、控制资金流动;在战略规划层面, 可以实施企业蓝图、确保资金链条稳固。随着企业资源集成度不断提高，结合先进管理思想和结算手段，ERP系统资金管理效益和效率必将不断提高。
　　（作者单位：山东中烟工业有限责任公司）
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