办公室工作
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作者: 张静
办公室是一个企业的综合办事机构，处在承上启下、联系内外、沟通左右的枢纽地位，在企业的全面工作中有着十分重要的地位和不可忽视的作用。就办公室接待室工作而言，主要是针对事务工作的管理，具有整体性强、影响大的特点。它兼有信息员、档案员、统计员和后勤保障员的工作范畴，不仅内容多，要求也比较高。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至会给整个企业工作带来被动。因此做好办公室接待室业务必须把握以下几点：
一、提高思想意识，充分发挥窗口作用。
办公室在企业中都居于特殊地位。做好办公室工作，对于完善推动工作落实，维护企业稳定，树立企业良好形象起着重要作用。因此，工作人员要强化三种意识。
第一，大局意识。办公室的工作是政治性、政策性、全局性很强的工作。在实际工作中始终保持清醒的政治头脑，始终自觉地同上级公司保持高度一致。要对企业、各单位的情况要了然于胸，耳熟能详，善于了解上情，吃透下情，精于结合，创造性地开展工作。
第二，服务意识。为领导、为基层、为员工群众搞好服务是办公室重要工作职责。做好办公室的工作，必须强化服务意识，提倡奉献精神。服务工作搞得好不好，能不能让领导满意、基层满意、员工满意，是衡量办公室工作的根本标准。这就要求办公室自觉做到标准上求高，措施上求严，工作上务实，不断拓宽服务层面，提高服务水平。
第三，奉献意识。办公室的工作繁杂又枯燥，往往一天忙到晚，既感到忙碌疲劳，又感到好像没做什么工作，似乎都是一些小事，没有多大成绩，不如做具体工作的人员完成某项工作成绩明显，有时候越到快要下班的时候，接到的任务反而越多，这就难免为完成任务而加班加点。因此，办公室人员必须具备强烈的奉献精神。
二、分清主次、突出重点，推进服务水平的提升。
办公室工作千头万绪，纷繁复杂。做好办公室工作，必须分清哪些工作是重要的，哪些工作是次要的，哪些工作需认真完成，哪些工作可以应付了事，哪些工作需及时办理，哪些工作可以稍后再办。抓住主要矛盾，解决关键问题。要抓住主要矛盾，抓住工作重点，必须处理好四种关系。
第一，正确处理好大局和局部的关系。办公室作为一个综合部门，其性质和作用同其他部门的区别主要体现在服务性上，办公室主要是为领导、机关和基层服务。首先是为领导服务的，这就要求办公室把“一切服从大局，一切服务大局”作为办公室工作的出发点和落脚点，把“管理事务”和“搞好服务”结合起来，合理安排，做到协调围绕领导转，服务围绕大家转。当部门工作与企业的整体工作、局部工作与大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到局部服从大局、局部服从整体。同时尽力做好局部工作，因为局部工作是做好大局的基础和前提。
第二，正确处理好被动与主动的关系。办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性，但要做好办公室工作，又必须发挥人员的主动性，善于在被动中求主动，变被动为主动。对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作，不要消极等待，要主动着手，提前准备。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。同时要积极适应领导的工作思路，想领导之所想，谋领导之所谋，把问题想在前面，把工作做在前头，主动做好超前服务。
第三，正确处理大事与小事的关系。办公室工作有许多大事急事，我们都要重视，认真完成，不能马虎。大事因为其重要性而必须摆在工作的首要位置，办大事一定要保证时效和质量，丝毫不得马虎和大意。但对日常琐碎繁杂的事务性工作，虽“小”，但也不能敷衍了事，以小见大，小事处理不妥当，同样会演变成大错，对工作造成不良后果，势必会影响全局工作。大事中包含各个细小的“小事”，小事做不好，大事也就不可能做好。因此，办公室工作在把握关键，抓住重点的同时，也要合理安排，认真负责兼顾全面，只有这样才能保证工作的协调发展。
三、注重细节，推进办公室业务的开展。
细节决定成败，做好办公室工作，尤其要注重细节。办公室工作多、乱、杂，稍有不慎，就会出现纰漏或闪失。如办理一个文件、下发一个通知、办理一个会议、接听一个电话等，都得细心，都得注重细节，若粗心大意，失误就会出现。抓好细节、做好办公室工作，必须提高五种能力。
第一，提高工作管理能力。办公室工作要有程序性，特别是在大量复杂的事务性工作中，更要求工作人员一定要保持清醒的头脑，分清主次、分清轻重缓急，不能怕麻烦。对领导临时交办的工作任务、应急事件和突发事件等，要有灵活的应变处事能力，做到忙而不乱。一定要坚持及时汇报的原则，以明确责任。通过建立一套科学规范的工作制度、工作程序、工作规则，使每项工作都有章可循。
第二，提高组织协调能力。一个企业是由好多个部门和单位组成的，而办公室处于上情下达，下情汇报的枢纽位置，倘若不能有效化解工作中的各种矛盾，不能协调各部门间的各种关系，那么就无法顺利的开展办公室工作。因此，只有不断提高组织协调能力才能正确处理好各种复杂的利益关系，才能更好的做好办公室工作。
第三，开拓创新的能力。随着企业的不断发展，领导人员和员工群众对办公室工作的要求会越来越高，要适应企业发展需求，我们就必须在工作理念、工作方式、工作手段等方面进行改革创新。创新是动力的源泉，为适应企业的高度发展，我们必须推陈出新，注意从新情况、新问题、新形势中剖析事物的发展规律，总结经验，与时俱进。
（作者单位：开滦蔚州矿业有限责任公司单侯矿）
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