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构建高等学校和谐财务报账关系的思考

  【摘 要】 高等学校“报账难”问题已经影响到高等学校和谐财务关系的建立,这与高等学校未充分利用现代信息技术和银行信息系统等因素密切相关。因此,探索解决高等学校“报账难”问题的应对措施,对构建高等学校和谐财务关系具有重要意义。
  【关键词】 高等学校; 财务报账; 和谐; 财务关系
  随着高等学校办学经费的逐步增长,财务报账工作量也急剧增加,尽管财务人员加班加点超负荷工作,仍然不能避免排队等候时间长、教职工意见大等现象,财务部门承受着学校各方面的压力。为此,分析高等学校“报账难”问题产生的原因,探索解决高等学校“报账难”问题的措施,对构建高等学校和谐财务报账关系具有重要意义。
  一、高等学校和谐财务报账关系的含义
  胡光容、郑燕玲在《构建高等学校和谐财务管理之我见》中阐释了高等学校和谐财务管理的内涵及特征;王宁洁在《论高等学校和谐财务关系》中对高等学校和谐财务关系给出了明确定义。笔者认为,高等学校和谐财务报账关系应是高等学校和谐财务关系中的某一特定方面,是指在高等学校特定的财务工作环境中,报账相关人员(财务人员、报账人和经费负责人等)通过沟通、交流与协调,从而达到共同遵守财经法律法规,相互提高、相互理解、相互支持的状态。
  二、高等学校财务报账关系“不和谐”的原因分析
  (一)高等学校财务人员数量远不能满足报账工作量的需要
  近年来,高等学校办学经费成倍增长,财务报账工作量急剧增加,但财务人员未实质性增加。2005—2010年,教育部直属高等学校总收入从722亿元增加到1 418亿元,增长了96.40%,但同期财务处的财务人员数量从3 414人增加到3 604人,仅增加5.57%。以笔者工作的学校为例,2005—2010年,学校总收入增长近一倍,但财务处的财务人员反而减少了近十人。
  1979年,教育部发布的《部属高等学校〈财务人员职权条例〉实施细则》第六条规定:“学校专职财会人员的编制比例,一般可按本校教职工总人数的百分之一到百分之一点五配备。”随着高等学校经济业务的日益扩大(部门预算、国库集中支付、一卡通、收费和学生助学金等),这一规定显然已不适应经济业务复杂的市场经济体制。乔春华在《高等学校财务机构设置与财务人员配置》中指出:“我国高等学校与境外高等学校相比,财务人员占教职工人数比例偏低,建议按1.5%~2%配置。”因此,高等学校财务人员数量偏少已是不争的事实。
  (二)未充分发挥现代信息技术和银行支付系统的作用
  在传统面对面报账模式下,报账人必须拿着票据到财务部门等候财务人员审核票据,录入信息,打印凭证;然后持凭证到出纳处领取现金或开具支票、办理转账等。整个过程不仅浪费报账人的时间和精力,而且增加了财务人员的心理压力。
  事实上,在现代信息技术和银行支付系统的支持下,一方面,对报账所用的基础信息(包括附件张数、单位名称及编号、项目名称及编号、职工代码、银行账号、报账人联系信息等),可以由报账人录入财务报账系统后通过网络提交财务部门;另一方面,报账人将票据送达财务部门并由财务人员对照输入信息核对无误后,诸如领取现金、开具支票、办理汇款、转账等业务都无须报账人在报账现场等候,可以由财务人员独立完成。
  (三)财务办事流程和财经法律法规的宣传力度有待提高
  为适应新的经济形势发展需要,国家财经法律法规和高等学校财务管理制度不断更新,高等学校新的财务管理手段(如无现金报账、网上报账和投递报账等)也不断推出,由于很多高等学校财务部门未对新业务的办事流程进行梳理,未形成适合教职工阅读的财务办事指南,宣传力度不够,一旦遇到不能通过审核的会计业务,报账人可能会认为是财务人员有意刁难,容易形成对立情绪,影响工作效率。
  (四)缺乏相对专业或固定的工作人员从事部门报账工作
  由于高等学校经费来源多元化,各单位的报账人也呈现多元化(老师、学生、临聘人员、商品和服务供应商等)态势。报账人结构复杂,流动性大,不熟悉相关财务办事流程和制度,无法与财务人员有效沟通,对诸如票据粘贴、经费支出范围和审批程序等工作都难以正确完成,客观上增大了财务人员的工作量。事实证明,有相对专业或固定的报账人进行报账的单位,报账审核通过率要比其他单位高得多。
  三、构建高等学校和谐财务报账关系的对策
  (一)采取多种措施增加高等学校财务人员数量,逐步形成与教职工人数相匹配的财务人员队伍
  一方面,学校人事部门要着眼于财务报账工作量急剧增长的现实,将新进人员的指标多向财务部门倾斜;另一方面,学校财务部门也应解放思想,不仅选拔具有财务从业资格证书的人员从事财务报账工作,而且可将一些财务辅助工作交由财务、审计等专业的勤工助学学生完成。
  (二)充分应用银行支付系统和现代信息技术,开展无现金报账和网上报账
  网上报账是指报账人通过财务报账系统输入基础信息,然后通过网络提交到财务部门,财务部门根据报账人提供的原始凭证审核后生成记账凭证的报账方式。在实际工作中,网上报账和投递报账密不可分,即报账人在网上提交基础信息后,原始凭证要投递到财务部门在校内设置的投递箱,财务部门定期收回后进行审核。无现金报账是指财务部门利用银行支付系统,将报账人在报账过程中所缴(领)的现金从银行卡扣除(转入银行卡)的报账方式。
  实施网上报账和无现金报账,不仅可以减少财务部门提取的备用金数量和报账人持有的现金数量,保障财务部门和报账人的资金安全,而且可以缩短报账人在财务部门排队等候的时间,减少财务人员录入基础信息的工作量,大大提高报账效率。
  (三)采取多种形式在教职工尤其是报账人中宣传财务知识
  一是优化并宣传财务办事流程。财务人员应站在非专业人员的角度制定和优化办事流程,尽量少用专业术语,努力做到办事流程简洁易懂。二是通过校园网、制度汇编和专题会议等方式,向教职工宣传财经法律法规和财务管理手段,减少因信息不对称造成的劳务和时间浪费。三是定期开展专项财务检查。通过检查,帮助相关单位发现财务问题,督促整改,提高认识。   (四)实行财务秘书或财务联络人制,做好财务报账前的基础工作
  财务秘书或财务联络人是指在高等学校各单位选拔的具有一定经济知识或熟悉财务流程的人员,具体负责本单位财经法律法规的宣传和教职工报账前的预审(包括原始凭证归类、整理是否规范,报账内容是否符合财务制度规定,审批签字程序是否完备,单据填写是否准确,开支范围是否恰当等)。通过预审,可以大大提高财务审核通过的几率,有效减少报账人在财务部门排队等候的时间。
  (五)设立报账预审岗和快速报账通道
  在财务部门排队等候现象未改观之前,可以设立报账预审岗和快速报账通道,有效解决部分老师排队到点后未通过审核又重新排队的现象;对确有急事的报账人或离退休人员,可以开辟绿色通道,不用排队等候就直接报账,体现人文关怀。
  四、构建和谐财务报账关系需要注意的问题
  我们通常说“管理是手段,服务是目的”。在构建和谐报账关系过程中,要防止追求片面的服务而忽视财务管理。
  (一)严格执行财经法律法规
  财务人员在认真学习财经法律法规,深刻理解精神实质的基础上,对在财务报账过程中出现的违法违规行为,要充分运用管理这一手段,理所应当地制止和拒绝,提高财务信息质量和财务管理水平。
  (二)努力完善工作方式方法
  在执行财经法律法规的过程中,财务人员要时刻站在报账人的角度进行换位思考,多注意说话的语气语调,多思考与报账人的沟通方式,努力让报账人理解财务人员审核的目的是把关,是保护而不是刁难,避免和报账人产生不必要的冲突,努力构建和谐财务报账关系。
  【参考文献】
  [1] 黄慧珍.略论新形势下高等学校财务关系[J].中国集体经济,2010(12).
  [2] 谢敏.优化高等学校财务报账流程,实现高效服务初探[J].理科爱好者,2011(1):21-28.
  [3] 胡光容,郑燕玲.构建高等学校和谐财务管理之我见[J].中国农业财务,2009(10).
  [4] 王宁洁.论高等学校和谐财务关系[J].经济师,2008(9).
  [5] 乔春华.高等学校财务机构设置与财务人员配置研究[J].教育财会研究,2011(4).
  [6] 张丹,秦晓璐.我国高等教育财政投入机制分析[J].教育发展研究,2009(7).
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