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探讨如何加强行政事业单位内部控制的思考

来源:用户上传      作者: 文建平

  摘要:随着社会的发展,行政事业单位体制改革的不断深化,行政事业单位的内外部环境发生了很大的变化,为了促进行政事业单位加强和规范内部控制,提高内部管理水平和风险防范能力,推进廉政建设,维护社会公众利益。本文就如何进一步加强和完善行政事业单位内部控制体系建设进行探讨。
  关键词:探讨;行政事业;内部控制建设;思考
  财政部于2012年11月29日,印发了《行政事业单位内部控制规范[试行],自2014年1月1日起施行,目的为了进一步提高行政事业单位内部管理水平,规范内部控制,加强廉政风险防控机制建设,促进行政事业单位健康发展。提高内部管理制度的执行力。
  一、行政事业单位内部控制的特点
  行政事业单位内部控制的目标主要包括:合理保证单位经济活动合法合规、资产安全完整、财务信息真实准确,提高公共服务的效率和效果。
  主要有以下几个特点:行政事业单位内部控制制度建设不是以经济效益为前提,而应以服务公共为目标来设计和建设内部控制制度上具有与不同于企业的一个特殊的群体,行政事业单位的组织结构、部门设置、职能权限等会受到外来制度和规定的约束,内部控制制度建设的空间相对企业来说要小;行政事业单位在资金来源、资本结构、会计处理等方面与企业有着很大的区别,内部控制制度建设的内容相对简单。
  二、行政事业单位内部控制的必要性
  随着我国社会主义市场经济不断发展和时代的不断变化,行政事业单位体制改革也在不断深化,行政事业单位的内外部环境发生了很大的变化。虽然目前,大部分行政事业单位财务管理水平和经济活动的合规合法性总体上得到不断提升。但是,部分行政事业单位仍存在管理制度设计不完善,实际执行不到位,监督走过场等问题薄弱环节。具体表现为有些单位经济管理混乱,缺乏内部控制,造成资产损失浪费;有些单位利用虚假发票或掩盖不合规支出,或套取资金,设立“小金库”;更有甚者采用“白条抵库”、虚构业务等方式贪污挪用财政资金。此外,出借银行账户、违规处置国有资产、未经批准擅自对外签订经济合同等现象也时有发生。因此,有必要通过建立健全内部控制制度,来堵塞漏洞、消除隐患,防范行政事业单位的重大经济活动风险。
  三、目前我国行政事业单位内部控制的现状及存在的问题
  1.缺乏有效的内部控制制度设计。过去,我国一直缺乏一套完整的对行政事业单位行之有效的内部控制指导性规范,导致了部分行政事业单位普遍存在的内部控制建设不到位,即使单位内部制定了一些管理制度,但在实际工作中,没有强制实施,没起到的问题。部分单位目前在日常财务工作中仍用财务制度代替内控制度,只对费用的开支范围、标准加以限制,只能规定财政资金使用的方向,不能解决单位财政资金安全性问题。很少有单位制定书面成文的内部控制制度,所谓的单位内部控制仅仅是凭财务人员和单位领导的经验加以简单的控制,管理的随意性较大。即使有部分行政事业单位建立了一些内部控制制度,但不够科学、规范,执行也是没有力度,根本起不到什么监督制约的作用。
  2.单位财务管理不规范。主要存在:一是开支管理,目前大部分行政事业单位的经费支出普遍缺乏明确的开支标准,特别是招待费、办公费、会议费、培训费等;有些制定了开支标准的,却不认真执行,仍采用实报实销方式;一些较大开支,事前不做计划和申请,开支后只要有经手人、证明人、审核人签字,财务部门就给予报销,这是公款消费严重超支的重要原因。 二是资金管理,未能按规定用途使用资金,做到专款专用,专项资金与正常经费之间经常相互挤占、挪用现象比较普遍,三是应收账款管理,对借款和欠款长时间不来销账和还款的单位和职工未进行催收和清理,以致最后形成呆账、坏账。四是财产管理不严。由于行政事业单位在会计上没有成本核算要求,因此轻视了实物资产管理,如购买低值易耗品,直接作支出,不入财产帐,领用不办理手续,又缺乏应有的财产清查制度,使这部分财产无帐无实。固定资产缺乏有效控制,虽实行政府集中采购制度以后,行政事业单位固定资产的购置得到了有效控制,但使用管理仍缺乏相关的内部控制,重购轻管现象比较普遍。如未按规定建立起定期财产盘点制度,购置的固定资产未能及时登记入账,未登记固定资产明细账和实物卡片,责任不明确等,导致资产账实不符及资产流失。
  3.单位负责人对内部控制意识的重要性和现实意义认识不到位。单位负责人认为内部控制只是财务部门的事情。二是没有形成以制度管事,以制度管人的意识。单位职工也习惯于主要领导讲了算的工作方式。还有的领导认为内部控制是对自己的控制,有了内部控制就是对自己的缚手缚脚,认为那只是一个挂在墙上应付上级检查时的工具。
  4.单位内部机构设置及权责分配不合理。目前由于部分行政事业单位受编制限制,人员紧张,岗位安排不尽合理,许多单位存在一人多岗、不相容岗位兼职现象。决策人、经办人、审核人、记账人员都没有完全分离并相互制约,出纳兼审核、采购兼保管的现象比较普遍,即使实行了职务分离而没有互相制约,致使财务监督流于形式,极易出现贪污挪用行为。
  四、加强和完善行政事业单位内部控制的措施
  1.完善内控制度制度设计。根据《会计法》第二十七条规定“国家机关、社会团体和企事业单位必须建立健全内部控制制度,以确保会计信息的真实可靠,国家财产安全稳定”财政部2012年12月17日颁布的《行政事业单位内部控制规范[试行]》规定,结合本单位内部实际情况和外部环境对内部控制的影响,设计出一套行之有效的内部控制制度。一般而言,行政事业单位设计内部控制时,要遵循以下原则:应遵循制衡性原则、重要性原则、适应性原则以及成本效益原则。要找准失控环节,明确自控重点。
  2.领导重视。抓紧制定本单位《行政事业单位内部控制规范[试行]》相配套内控制度。尽快组织好《行政事业单位内部控制规范[试行]》的培训工作,只有这样,才能使单位由上而下共同执行内部控制要求,从而推动内部控制的健康发展。还可以在事业单位内部推行法人经济责任制,将责任风险直接与决策层挂钩。同时,要建立必要的信息披露制度,以此接受社会公众的监督和约束。各级财政和管部门部门对本行政区域内各单位内部控制的建立和执行情况业务指导和定期或不定期进行监督检查,同时各级政府也应把内部控制的好坏作为领导政绩进行考核。   3.建立合理的组织机构。合理的组织机构是建立和实施内部控制的先决条件,明确建立授权和分配责任的方法,因事设人,视能授权,责任到位,责权对等,坚持分离不相容岗位的牵制原则,以增加组织的控制意识。加强单位内部牵制制度,建立健全授权批准控制和职务分离控制制度。在具体业务分工上,不能由一个部门或一个人完成一项业务的全过程,将财务部门的财会人员与经济业务事项的经办人员的岗位职责进行明确定位,加大制度执行的监督检查力度,确保各项与内部控制机制执行有关的管理制度的落实,做到机构分离、职务分离、钱账分离、账物分离等;对出纳等岗位的职责和限制性规定;有关部门或领导对限制性岗位的定期检查办法。这样既有利于实现专业分工、提高工作效率,又能起到部门之间、人员之间相互检查与制约、防止和纠正错弊的效果。
  4.单位内部控制的执行要有一定的方式方法。行政事业单位的内部控制要注意抓重点,针对本单位的工作实际,抓本单位的薄弱环节。重点要把握好以下七个方面:预算控制。要求单位加强预算的编制、执行、分析、调整、决算编报、绩效评价等环节的管理,强化对经济活动的预算约束,实现对经济活动风险控制。二是不相容岗位分离控制。要求单位合理设置内部控制关键岗位,明确划分职责权限,实施相应的分离措施,形成相互监督、相互制约的工作机制。三是内部授权审批控制。要求单位明确内部授权审批的范围、权限、程序、责任等相关内容,建立重大事项集体决策和会签制度。相关人员应当在授权范围内行使职权、办理业务。四是业务流程控制。要求单位结合经济活动的性质、范围、规模和内部控制要求,明确各项经济活动的业务流程,明确流程中计划、审批、执行、监督等环节的要求,做到各流程手续完备,相关文件、记录和凭证完整。五是资产保护控制。要求单位建立资产日常管理制度和定期清查制度,采取资产记录、实物保管、定期盘点、账实核对、财产保险等措施,确保资产安全完整。单位应当严格限制人员未经授权动用和处置资产。六是会计系统控制。要求单位建立健全本单位会计管理制度,强化会计人员岗位责任制,规范会计基础工作,明确会计凭证、会计账簿和会计报告处理程序,加强会计档案管理。七是信息技术控制。要求单位通过指定专门机构或岗位对信息系统建设实施归口管理,规范信息系统开发、运行和维护流程,建立用户管理制度、系统数据定期备份制度、信息系统安全保密和泄密责任追究制度等措施,将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息网络系统中,减少或消除人为操纵因素,保护信息安全。
  参考文献:
  [1]财政部关于印发《行政事业单位内部控制规范(试行)》的通知(财会[2012]21号).
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