中国秘书如何走向世界
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作者: 石咏琦
请向秘书致敬
2013年的国际秘书周即将于4月底隆重开幕。今年的主题是：请向办公室工作的秘书们致敬。倡导这项议题的国际行政专业协会在主旨宣传页中如此写道：“现代企业如同暴风雨。现代办公室的行政专业人员使其建立秩序。”该会认为，当今办公室行政工作人员每天把科技、财务、客户关系、物流、合同、法律、健康管理、人力资源、税务和法规各种事务完全整合，完成任务于弹指之间，难道还不能为这些默默耕耘的人群鼓鼓掌吗？
过去61年来， 国际行政专业协会在世界秘书、助理与行政专业工作领域的贡献阙功甚伟。这个协会也是目前全世界组织规模最大，人员最多，最具有影响力的领头羊。1999年以前， 该会的名称叫做国际专业秘书协会。经过一连串的研究与讨论后， 他们在千禧年宣布：全世界的秘书协会应该扩大名称为行政专业协会，因为，传统的“秘书”这个名词， 已经不能实际涵盖当今社会的需要。自此， 全世界的秘书组织包括企业单位在内，都逐步将办公室的秘书职称由“秘书”这个传统词汇，改为“行政专业人员”。
中国秘书如何走向世界
走出去，这是中国人一致的愿望。不仅是秘书这个行业，任何人都不希望自己是井底之蛙。在中国，目前保守估计，约有3，000万人在办公室里担任秘书或相关的行政管理业务， 成为单位领导的左右手、决策者的守门人。他们默默奉献自己的心力，鞠躬尽瘁，不居功，但完成一项又一项瞬息万变，看似不可能的任务。把台前美好的风光交给领导，自己在幕后扮演辛勤的劳动者。而今，无论政府或民间， 事业的发展日新月异， 科技取代了传统，群体取代了个人，为了更宽广的视野和日新月异的学习基础，秘书当然不能局促地守在家门口，而更该勇敢地走出去。
走向世界的第一步，是要学会世界的语言。这里的世界语言，并不是指哪个国家的语言，而是知道其他地方的文化及与对方沟通的方法。不可讳言的是，秘书在许多事物的处理上，不可能只局限在自己的单位里，更可能会在每天日常的工作中接触到其他企业、其他省份、或者其他国家的人、事、物，在这种交流与沟通，甚至谈判的过程中，秘书是否能够先做点功课，知己知彼百战百胜。扩大一步讲，若是有了涉外事务，是否也能纵横千里，用一种开阔的视野和对方能够听懂的流利语言与之沟通，而不只是关乎本位，不考虑对方的思维模式与沟通语言。当然，能有多种语言能力与技巧自然更能挥洒自如。在欧洲，几乎所有的秘书工作者都能操3-4种不同的语言，这是因为地理因素的影响。每个国家距离短，接触面广，所以学习语言视为常态。在中国， 高校毕业前对于学生都有一定的语言能力要求，但是这些能力往往纸上谈兵的居多， 真正用来练兵打仗的外语能力并不强制。因此，秘书若想走向世界，就得磨练自己涉外工作的能力。长三角地区的秘书对于这一点有很大的优势，港深澳也不用说，其他地方的内勤工作者，若不是有机会出国或公司经常接待外宾，往往对学习外语这件事情，涉猎不多。
走向世界的第二步， 就是了解世界的文化。文化的涵义很广泛，包括礼仪和礼俗。举个简单的例子，近日被列为十八大、两会期间的五朵金花之一的傅莹女士，是蒙古族的外交部副部长。由于经常驻外，她参加活动都会穿上蒙古服并且致赠外宾蒙古歌曲的CD。这就展现了中国女性不同的气质，更能够将自己的文化介绍给对方。秘书经常要与外宾或者少数民族朋友往来，必须彻底了解对方的礼俗和禁忌，绝对不能失礼又失态。有些秘书自认为中国文化悠久、博大精深，因而藐视了其他地区的民族风俗与礼仪，这就会给自己设置了无法走向世界的一个盲点和误区。
要想多了解世界的文化，除了多读报刊以外，更要紧的是利用少有的时间，多行万里路，增长见识。旅行除了疏散身心，更重要的是能看看别人、想想自己。笔者曾经参加过38次世界各国的国际秘书大会，了解到其他国家的秘书在工作上和思维上与我们有何不同。比方说，日本的秘书至今还有至少有40%都是男性。爱尔兰的女性在结婚以后不能出来工作。瑞典的秘书很多每周只需要工作三天半。澳大利亚的老板在20年前就用两个机器人在家里工作。美国的秘书干到五六十岁还受到很高的礼遇，退休时老板会抱着她哭泣说：如果能修改法律，我还希望留你在身边至少5年…
走向世界的第三步，是该从亚洲开始下手。2012年，北京资深秘书讲师芦颖参加了在孟加拉达卡举办的第二十一届亚太秘书大会，与来自十几个国家地区的秘书交流，感触良多。她是有史以来第一位在中国担任过秘书又在目前担任秘书教育工作的老师。看到来自亚洲不同地区的秘书所展现的活力，虽然语言交流不够顺畅， 但也大赞收获丰富。亚洲地区的港、澳、台、新加坡、马来西亚、文莱等地方的秘书几乎都精通华语，语言沟通无障碍。并且，各地的文化元素很接近，比方吃的、穿的，甚至送礼和表演都能够彼此借鉴。
近年来，亚太秘书组织中最活跃的一群都来自南亚地区。印度拥有极强的组织能力与众多的会员。2010年亚太大会在台北召开的时候，印度代表团就来了99位。她们经常囊括会期中的所有大奖：文化表演、跳蚤市场义卖活动，还有亚太秘书评选比赛。由于人多势众，风头很健。将传统的几个秘书组织大家像是菲律宾、泰国和马来西亚都比了下去。另外崛起的还有斯里兰卡和巴基斯坦，这些国家的秘书参与者多半都在世界500强或者该国的大企业工作，所以旅费注册等等都是由单位出资外派让她们学习。这些人勇于表现自我，外语能力强，并且学历都很高， 形象良好。
中国秘书该从哪里下手
中国目前并没有真正属于国家级的秘书协会，也就是从事秘书工作级办公室管理工作者。这就成为走出去的第一个障碍。根据各国的组织管理规定，要加入国际组织，必须是该国的国家级唯一被认可的组织才可以加入。中国目前有的秘书组织，其会员并非秘书或办公室管理的成员，只是各级学校的秘书专业教育工作者，这在定义上只能称为学会而非协会。各地方和大城市也有若干自行成立的秘书组织，但是只能算零星单位，不属于国家级。台湾的秘书组织已经成立将近40年，大陆的有志之士，也该为这一区块的工作者和专业人士认真筹备一个属于自己的园地。有了组织之后，才能推动秘书行政的重要活动，例如全国性技能竞赛与优秀秘书选拔，以便参加国际级的竞赛或大会。 其次，应该建立一个全国性的秘书平台，作为秘书交流和学习的园地。这里面最关键的是能够获取更多的秘书工作信息，例如最新的应用科技，科学工作方法以及办公室应用的设备与工具。如果能进一步发布或链接国际主要的秘书组织几个重要网站，那就有助于未来走向世界。当然这样的网站或平台至少是双语的。
迈向世界的盲点和误区
以当今中国的财力和物力，整合资源是毫无问题的。然而，有几个比较关键性的问题也得留意。首先是，秘书这个角色经常是一人之下、万人之上的。往往会养成一种“大树底下好乘凉”的想法。说白了就是很容易固步自封，拿着鸡毛当令箭。这种心态往往造成了秘书的成长受限。许多秘书都认为处理鸡毛蒜皮的工作，成不了什么大气候。还有的秘书每天睁一只眼、闭一只眼地工作。这样的心态不仅不能迈向世界；可能连迈出办公室都有问题。所以要秘书迈开大步，必须要解除自己“不过尔尔”的思想，认定自己在职场有一定的人格和专业。
其次，世界的趋势是，秘书这个名词的定义早已经不仅仅是个“小秘”的代名词，而是真实的办公室管理者。无论职衔是秘书、助理、特助、机要、管理师、行政经理等等，只要是在内勤工作中负责办公室业务的，都是行政专业。所以，广泛地吸收职场上的行政工作者、在校就读秘书科系的学生（美国称为未来秘书）、高校职校秘书专业的讲师及教授、政府部门的行政官员，甚至媒体、医院、律师楼、演艺界的秘书都可以加入。企业很大、秘书很多（像康师傅至少有500个秘书）的单位， 还应该成为团体会员。
还有，社会和企业对于秘书这个角色要给予相当的重视和工作上的认可。秘书绝对不是像电视剧里面所界定的那种花拳绣腿——这是个无可厚非的办公室灵魂人物。每年秘书节， 美国总统都会写封亲笔信给全美国的400万个秘书，感谢他们为办公室工作所做的贡献；中国的秘书难道工作会更容易更简单吗？贡献度会更微小吗？为什么没有一个专门为秘书的工作来争取社会认可的单位或机构呢？如果能有更多秘书在国际上崭露头角，当然能让世界上其他国家和地区的人看到，你能，我也能。
机会就在眼前
2014年是个迈开大步的好时机。亚洲秘书大会庆祝40周年将在9月的巴基斯坦开幕。欧洲经理人协会（前身是欧洲秘书协会）也要庆祝40岁生日。就连台湾的秘书协会也将在2014年4月26日举办“缤纷职场、欢庆四十”（Amazing 40）的系列活动。中国的秘书们，动起来吧！世界欢迎你们。
（作者系前亚洲秘书与行政专业会长）
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