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浅谈如何做好办公室工作

来源:用户上传      作者: 曾崇东

  摘 要:办公室是直接服务领导的工作部门,是一个单位对内、对外的窗口,肩负着沟通上下、联系左右的重要桥梁作用。因此,办公室工作的好坏直接关系到单位工作效率的优劣和形象声誉。新形势下,如何进一步转变工作作风,创新工作方式,不断提高服务水平,是每一个从事办公室工作人员值得思考的话题。
  关键词:办公室;工作;管理
  珠海市河渠管理中心是为城市排水、污水处理正常运行提供管理保障,负责污水管理处理行业的考核、审计等监督管理、负责城市排水、污水处理行业的运行、维护监督管理及负责政府投资的河渠、污水管网公用设施的新建、改建项目管理等综合管理工作的事业单位。中心办公室工作范围涉及文字材料、会务组织、公务接待、文书处理、档案管理等诸多工作,作为一个承上启下、协调左右、联系内外的综合办事机构,既要为领导服务,又要为基层服务,同时,上级的政策、领导的批示、局机关的规划、计划、决策等都需要办公室来传达,这些都体现了办公室工作的综合性与重要性,因此做好办公室工作意义非凡。
  一、当前中心办公室工作存在的主要问题
  当前,随着河渠管理工作的不断深化,办公室工作任务日益繁杂,要求也越来越高,但是由于受一些主客观因素的影响,办公室在工作中仍然存在一些难以避免的问题。
  (1)忙于事务性工作,参谋作用发挥不够。在日常办公室工作中,由于业务比较繁忙,办公室主要精力被用于应付事务性工作,或者是忙于应付领导交办的各种任务,被动服务多,主观能动性发挥少,对自身工作总结反思少,在更高层次思考少,当好领导参谋助手能力欠缺。
  (2)满足于完成任务,创新发展意识不强。受人员综合素质影响,办公室人员或多或少缺乏变革精神和创新思维,在新观念思考问题、新视角认识问题、新思路研究问题等方面往往不求创新、安于现状,开拓新局面的能力还很有限。
  (3)人员缺乏钻研精神,学习主动性不强。由于办公室平时事务性工作量较大,特别是办公室人员来自其他各专业领域,缺乏系统的办公室工作理论基础和专业培训,难以有效的开阔视野,拓展思路,导致办公室学习不够深入、不够专业,为领导提供的有价值的调研报告也少。
  (4)办公室工作繁杂,人员流动性较大。当前河渠管理中心事情多而杂,办公室工作人员承担着繁重的任务,特别是在一些特殊时期,工作加班加点较多,福利补贴少,有能力的都想调离办公室,导致人员流失。
  二、做好办公室工作要注重强化意识
  办公室重要的中枢职能作用使得要干好办公室工作就必须强化“四种意识”。
  (1)要强化大局意识。办公室人员的大局观念、业务能力、工作作风,直接关系到党政领导班子决策的形成和落实和各项工作部署的执行效率和最终成败。因此,办公室工作人员必须要有大局意识,及时了解各路的工作指导思想、工作重点,善于提前谋划工作,注重做好办公室长远发展目标的设计,注重把要处理的事情置于单位改革发展大局中来思考谋划,要做到对本单位的整体情况了解,善于从全局上分析问题,处理好各种矛盾和问题,不断提高综合水平,增强综合协调能力,创造性地开展工作。
  (2)要强化责任意识。办公室工作内容杂,事务性强,经常加班加点,辛苦清贫。没有认真负责的态度是难以做好办公室工作的。因此,办公室人员必须树立强烈的责任意识,不断增强工作的使命感和责任感,正确对待得与失、名与利,做到高标准、严要求。与此同时,还要善于自我加压,善于思考,自觉将办公室工作中的压力转化为工作的动力,只有这样,才能不断提升工作质量,不断创新工作思路和方法。
  (3)要强化精品意识。对待办公室的任何一项工作都要高标准、严要求,一丝不苟、精益求精,不能粗制滥造、敷衍了事、滥竽充数,不能满足于一般化、过得去。无论是文字材料撰写、文件传阅,还是领导交办的各项事务,都必须进一步强化精益求精意识,不断提升工作效能。也只有办公室的工作精细了,领导的决策和基层的执行才会更快捷高效;办公室举轻若重,日积月累做好“小事”,领导才能举重若轻,集中精力抓好大事。
  (4)要强化创新意识。创新是一个国家和民族的灵魂, 是创造性开展工作的必然条件。对于办公室而言,创新必须进一步解放思想,实事求是,大胆开拓,以改革精神思考和研究本职工作,大胆探索开创办公室工作新局面的有效途径,力求有新突破、新发展。因此,要善于在建立办公室标准及工作机制、督查协调、文字工作、管理工作中推陈出新,用新思想、新观点和新语言等来为中心工作服务,不断创新工作思路、工作方法和各种载体,更好地发挥办公室的职能作用。
  三、对进一步做好办公室工作的思考和建议
  要做好办公室工作,就必须紧密围绕河渠管理处中心工作,不断转变工作思路,改进工作作风,创新工作机制,不断提高工作水平。
  (1)要善于理论学习,提高工作思想认识。办公室工作人员都肩负着重要职责,对上沟通汇报要好,对下指导服务要好,对内协调配合要好,工作好坏对单位的整体运行都非常重要。这就要求工作人员的知识结构必须全面,不仅要通晓文书、档案、应用写作、会议组织等与工作直接相关的知识,还应具备管理学、心理学、计算机应用等相关学科知识,不断适应行业发展的需求。因此,一定要注重学政治、学政策、学业务,努力充实完善自己,精心研究政策、掌握政策、吃透政策,做好上级政策与单位实际情况相结合的文章,当好领导的参谋助手,不断提高履职尽责能力,搞好各项工作。
  (2)要善于调查研究,发挥参谋助手作用。调查研究是办公室的一项重要职责,也是办公室工作人员的基本功。情况的调研和信息的分析掌握,贵在超前。因此,每一个人都要根据自己的业务范围和工作需要,针对一些重点难点问题,抓住倾向性苗头性问题,主动超前地搞好调查研究,对重要情况要了然于胸,对动态情况要及时跟踪,勤于思考,善于总结,从而在领导决策之前、方案形成过程中,提出有价值的意见和建议。
  (3)要善于管理督办,把各项工作落到实处。无论是技术指标,还是管理指标,办公室都要管住管好、管出成效。对中心党政安排的任何一项工作,办公室都要雷厉风行抓好落实,及时主动地搞好协调服务,深入细致地抓检查督促,要深入基层、了解基层,要以人为本、情系群众,在工作中,一方面对基层单位反映的问题,对职工群众反映的困难,要真心诚意地帮助解决;一方面在工作中要多为基层着想,多为群众着想,主动搞好服务。体现既抓过程又抓绩效工作原则,要敢抓敢管、敢于碰硬,反应要快、节奏要快,确保措施执行到位、工作落实到位。
  (4)要善于严于律己,改进纪律和作风。办公室工作人员在政治上要过硬,自觉遵守、模范执行各项规章制度,讲程序守规矩,令行禁止、奉公守法。协调关系和处理事务都要以大局为重,以事业为重,不能从个人偏见出发。要严肃廉洁纪律,按照党纪政纪、法律法规约束自己,筑牢拒腐防变的坚强防线,遵照“生活正派、情趣健康”的要求,管好自己的生活圈、社交圈。不要参与不必要的应酬,不许搞公款高消费,不准参与抹牌赌博,要经得起诱惑,经得起考验,在生活上防微杜渐、谨言慎行,讲道德讲操守。
  (5)要善于以文辅政,提高文字材料水平。文字材料是办公室工作一项重要工作,是衡量办公室工作能力、工作效果的直接参照标准。因此,要不断提高对文字工作重要性的认识,紧扣河渠管理中心任务有针对性、指导性地抓好文字工作,要善于从领导讲话、政策文件及各类其他文字材料中,掌握领导的思路和急需了解的重点问题,力争做到写出的文稿与领导的思路合拍、与形势的发展相符,使文字工作更具实效性,从而更好地为领导科学决策提供有力的信息支撑。
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