现代信息化财务集中核算形式下高校会计档案的管理
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作者: 方晖
摘要：会计电算化的发展，使得现代会计档案较之传统会计档案在内容和形式上日趋多样化、复杂化，传统会计档案管理模式已经无法适应高校现代档案管理的要求。高校应当不断改进管理方式与方法，以适应会计电算化下会计档案的特点，提升会计档案管理水平，为高校的经营决策与管理提供更高质量的财务数据与强大的基础信息支持。
关键词：现代信息化；财务集中核算；高校；电算化会计档案；管理
引言
随着计算机与网络技术在财经领域的应用与发展，会计工作逐步实现了电算化与核算集中化，生成了完全不同于传统手工核算的电算化会计档案，其形式和种类日益增多，同时政府及其他利益相关者对高校财务数据的关注与需求也日趋多样化，对高校会计档案的管理提出了更高的要求。
一、高校电算化会计档案的特点
（1）电算化会计档案拓展了会计档案的内容和形式
电算化会计档案比传统会计档案的内涵更广泛，不仅包括打印输出的纸质会计凭证、会计账簿和会计报表，还包括了电算化系统中的所有系统软件、会计核算软件及其他相关财务软件程序等全套数据与文档资料。
（2）电算化会计档案更方便查找，提高了数据处理和加工的工作效率
会计电算化条件下，会计数据的集成化、综合化程度较高，各类各项数据之间的关联度也大幅提高，使得数据的查询方便快捷，同时对数据的收集、统计、整理和测算也可直接利用计算机来完成，大幅缩短了工作时间，提高了工作时效。
（3）电算化会计档案对存储技术与条件要求很高
磁性介质或光盘的广泛应用和存在，对电算化会计档案的存储技术提出了更高要求，其数据资料保存受存储时间、存储数据结构、存储介质质量、存储环境及存储时间等因素的影响很大，若保存不当很容易遭到破坏。
（4）电算化会计档案保管的安全性与完整性要求更高
会计电算化条件下，大量会计数据都保存在相关计算机及其网络系统中，信息数据处理合成高度集中，加之数据的非法修改可不留痕迹，一旦遭到病毒侵袭或黑客等人为破坏，很容易造成系统瘫痪或数据外泄、毁损，对会计信息的安全性与完整性带来极大挑战。
（5）电算化会计档案对其管理人员素质与技能有更高要求
现代信息化财务集中核算形式下，高校会计电算化不断深入发展，生成的电算化会计档案的内容与形式不断拓展，结构组成也愈发复杂和综合，相关管理人员只有在掌握丰富会计知识及熟悉了解财务系统管理的基础上，同时具备较强的计算机操作与管理技术以及扎实的档案管理技能等综合业务素质，才能适应电算化会计档案管理工作的要求。
二、高校电算化会计档案管理存在的问题
（一）对电算化会计档案管理的认识不到位，没有明确的管理和规划目标
传统会计档案构成单一且格式相对统一，管理工作比较容易，相关财务主管人员已形成了固有的观念，因此，对电算化会计档案管理重视不够，缺乏对电算化会计档案的了解，没有明确的管理和规划目标，其工作带有一定的盲目性，导致电算化会计档案管理不到位，增加了相关工作的风险。
（二）原会计档案管理制度陈旧，与电算化会计档案管理的要求脱节
电算化会计档案较之传统会计档案发生了很大的变化，对其管理的内容和要求也随之发生了明显的变化，原基于传统会计档案管理的制度在管理内容、管理方式及目标等方面已无法适应电算化会计的需要，以致相关工作无所适从，内容不明、职责不清，给电算化会计档案的管理工作开展带来极大的困难。
（三）电算化会计档案内容不完整，保管方式不统一
（1）没有明确规定电算化会计档案的归档范围、归档时间
没有明确哪些文件资料属于纸质档案或电子档案的归档范围，归档时间也未明确，以致有些应打印输出或光盘备份的数据资料没有按照统一时间及时收集、立卷，造成会计档案的遗漏或丢失。
（2）没有明确规定电算化会计档案的生成、制式、收集、整理的统一分类标准与方法
电算化会计档案的生成、制式、收集、整理没有统一的依据和标准，各时期的生成、收集、整理、保管方法与方式不一致，以致其会计信息所涵盖的内容与表达方式不同，不便于查找、整理、存储及保管，同时也增加了不同时期之间会计数据比对的难度。
（3）没有及时保存不同版本的会计软件及相关电子数据与资料
实行会计电算化的时间越长，其财务软件与会计档案的版本就越多，在对会计软件升级后，没有及时存储升级前后不同版本的会计软件与其中的会计数据资料，并归档保存，致使在新升级的会计软件中无法调阅不同版本的会计数据档案，造成会计数据档案的不连续性，严重影响了电算化会计档案的正常使用。
（4）纸质档案及相应电子档案的生成及收集保管方式不同步、不统一
会计电算化模式下，纸质会计档案应与电子会计档案并存，但相关人员不清楚哪些会计档案必须要纸质保存、哪些会计档案必须光盘备份，造成纸质会计档案与电子会计档案的生成、收集、保管方式在相同或不同会计年度的连续时间段内前后不同步、不一致，大幅降低了会计档案数据的横向及纵向可比性。
（四）电算化会计档案管理内控制度不健全
（1）电算化会计岗位内控制度不健全
会计电子数据平常是实时存储于计算机及网络系统中，很容易被病毒攻击或人为修改，且不易留下痕迹，电算化会计岗位内控制度又不健全，使得会计电子数据生成环节上相关人员的职责权限过大或重叠或空缺，相互之间无法有效牵制，加大了会计档案数据不完整、不准确甚至泄漏、遗失的风险。
（2）电算化会计档案管理的流程以及其相关部门与人员的职责权限不明确
没有明确规定电算化会计档案管理的流程或环节，相关部门与人员不清楚应办理哪些手续、经过哪些环节来完成电算化会计档案的传递、收集、立卷、归档与保管等工作，以及自身在此过程中的职责和权限，推诿扯皮事件时有发生，导致电算化会计档案管理工作无法顺利开展。 （3）电算化会计档案的定期清理、销毁制度不规范
高校财务部门未按规定设置专门的财会档案管理机构，由财务人员兼任档案管理工作，为了自身查阅方便自行就地保存，所有财务人员均可自行查询拿取，不相容岗位没有完全分离，对应的岗位职责也没明确；多年来未及时将会计档案移交给档案管理部门保管，而且只归档，未按定期清理，以致会计档案毁损不能及时发现并修复，同时没有明确各类档案的保管期限，年代久远已无保存价值的会计档案也未定期鉴定后及时销毁，占用了大量的存放空间，极易发生霉变或丢失，增加了相关管理的工作量及成本。
（4）电算化会计档案管理查询、借阅制度不完善
没有建立严格的查询、借阅审批制度，没有履行必要的查询、借阅登记与归还查验等手续，不便于实时监控会计档案去向及明确相关人员责任，无法保证会计档案的安全完整。
（五）电算化会计档案管理技术存在安全隐患
一方面，电算化会计软件系统升级换代加快，版本随之不断增多，不同版本的数据结构及其输入输出格式也不统一，以致电子档案存储结构与纸质档案形式各不相同，只能将其分开备份与打印输出，进一步加剧了会计档案管理的复杂程度与工作量。另一方面，会计档案管理人员自身的能力及素质不高，对档案管理与计算机及信息处理的知识掌握不够，在相关管理细节及网络安全防范上工作不到位，这就造成电子数据很容易受到病毒攻击或外部环境的不良影响，提高了工作错弊或失误及会计档案数据丢失的可能性。
三、高校电算化会计档案管理改进的对策
（一）提高财务人员的电算化会计档案管理意识，明确管理和规划目标
加强对电算化会计档案特性及相关管理法规制度的了解，充分认识电算化会计档案管理的复杂性、综合性与重要性，增强管理意识，不断提高相关管理人员的财务系统、电子档案及计算机信息等方面的知识水平与业务处理能力等综合素质，还需要根据时代发展的需要，对这一块人员要加大培训，以便他们所拥有的综合能力能够更好的适应环境变化所带来的新要求；另外一方面应该制定相应的长期发展规划，明确其管理的目标和任务，确保电算化会计档案管理的有序、依法进行。
（二）建立电算化会计档案管理的各项制度
（1）建立电算化会计档案的收集、立卷制度
明确规定统一纳入纸质档案与电子档案管理的会计数据及文字资料的归档范围，并根据不同档案的性质统一勘定其归档时间，全面、及时地收集相应的纸质档案与电子档案，予以统一整理、标示并立卷。
（2）建立电算化会计档案的归档、保管制度
①明确规定电算化会计档案的生成、、制式、收集、整理的统一分类标准与方法，以使各时期的会计档案在生成至归档保管的方法与方式上保持统一，保证其会计信息体现的内容与方式前后一致，便于分类收集、整理、保管及实时查找与汇总处理。
②明确规定电算化会计档案的纸质保存与光盘备份的关联方式与关联程度，协调统一两大类会计档案的同步管理，以保障电算化会计档案相关对应的一致性及其内容的完整性。
③明确规定会计核算系统升级前后不同版本下会计软件及其会计数据资料的存储及保管的方式，并拟定最新升级系统调阅关联历史数据库的规则与方法，以保持不同年限会计数据信息的连续性与相关性。
（3）建立电算化会计档案的定期备份、复核制度
建立统一的电算化会计数据AB备份与复核机制，明确备份的时间间隔、备份方式与数量、备份责任人、标示制式及保管方法等相关要素，并设立备查账簿予以登记，同时规定定期复核检查的内容、时限及修复方式等，确保电子档案的安全与完整。
（三）健全电算化会计档案管理内控制度
（1）健全电算化会计岗位内部控制制度
强化电算化会计岗位权限的管理，重新设定调整会计电子数据生成环节上个相关人员的岗位职责与权限范围，按会计数据的重要性与机密程度建立分级调阅规则，建立多用户、分权限管理的层级约束机制，减少会计电子数据发生错漏与外泄的几率，确保数据的完整和安全。
（2）规范电算化会计档案管理流程，明确相关部门与人员的职责权限
确立并规范电算化会计档案管理的流程与环节，明确其各环节上应办理的各项手续及对应的相关部门与人员职责和权限，以便对电算化会计档案管理的全过程进行有效监管，以免遗漏关键控制点，增加电算化会计档案错漏或遗失的风险。
（3）健全电算化会计档案的定期清理、销毁制度
按照不相容岗位分离的原则，设置专门的财会档案管理机构或指定专人来保管电算化会计档案，并建立定期清理、销毁制度，及时全面了解会计档案的保存状态，对已发现毁损的会计档案要及时恰当修复，对已超出保管期限的会计档案应请专业人员依法履行鉴定程序，对于符合销毁规定的会计档案编制销毁清册并依法定程序及方式进行销毁，对于保管期限已满但涉及未清债权债务和其他未了事项的原始凭证则不得销毁，应单独抽出重新立卷，并在所属相关销毁清册备注栏内及相关保管清册栏内予以标示注明。
（4）健全电算化会计档案的查询、借阅制度
建立健全电算化会计档案的查询、借阅审批制度，明确规定学校内部各级部门与人员查询、借阅会计档案的必须填写会计档案的查询、借阅申请表并由财务部门负责人审核批准签字加盖财务部门公章后方可办理相关查询、借阅登记手续；明确规定外单位查询、借阅会计档案的必须开具单位介绍信及证明并出示相关证件，与填写的会计档案查询、借阅申请表一并交由学校主管领导及财务部门负责人审核批准签字加盖学校公章后方可办理相关查询、借阅登记手续；同时会计档案管理人员应做好上述查询、接阅资料的实时跟进及借还查验等后续工作。对不符合规定的查询、借阅事项，会计档案管理人员有权拒绝办理。
（四）提升电算化会计档案管理技术，加大软硬件投入力度，整合优化信息系统 逐步转变提升电算化会计档案管理技术，不断增强会计档案管理人员的档案管理与计算机及信息处理的综合业务能力，加大各项软硬件设施设备的投入力度，引入现代会计档案信息化管理模式，将会计档案管理的全过程纳入信息化管理范畴，整合优化信息系统资源配置，建立集会计档案的信息采集、自动分类、编辑统计、归档标识、立卷存储、分期保管及查询、借阅与清理、鉴定、销毁等业务于一体的数字化系统，实现与财务管理信息系统的资源共享及同步升级，并依据“集中管理，分权调阅”的原则，构建会计数字化档案管理体系，以期适应现代会计电算化不断发展的需要。
四、结束语
会计档案管理作为一项会计基础工作，是高校财务管理的重要组成部分，它对于保证和维护财务数据的真实、准确、安全与完整具有重大意义，同时也为财务分析、预算等工作进一步整理、汇总、综合、提炼相关数据提供了强大的基础信息支持平台，在对高校经营决策管理中发挥了重要作用。会计档案管理的规范化与信息化是高校落实经济责任制度的要求，也是财务管理精细化的需要，高校应该根据自身业务特性，逐步的完善会计档案的管理，也需要借助现代信息化管理技术，建立适当的会计档案信息化管理模式，适时调整机构设置、岗位职能与运行机制，并与相关财务管理层次结构相匹配，以适应高校战略管理对财务数据的整体需求。（作者单位：湖南第一师范学院）
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