广播电视大学财务活动中的内部控制研究与实践

来源:用户上传      作者: 陆永根

　　摘 要：G电大对财务活动中预算、收费、退费、支付、薪酬发放、核算、会计资料归档等环节探索出了一套成功的内部控制办法，深刻体会到实施内部控制要注意成本效益问题，财务管理信息化建设有助于提高控制效率。
　　关键词：电大 财务 内部控制
　　中图分类号：G647 文献标识码：A
　　文章编号：1004-4914（2011）01-173-02
　　
　　广播电视大学简称电大。G电大近年来着力对财务活动中的内部控制进行了研究，并结合本校实际不断探索改进内部控制的措施、程序和方法，堵塞了各种漏洞，提高了资金使用效益，取得了一些研究心得和实践体会。
　　一、研究心得
　　（一）关于内部控制含义
　　内部控制通常是指一个组织的管理者为了该组织财产物资的安全、完整，保证会计信息的真实、可靠，保证经济活动的经济性、效率性和效果性以及各项法规的遵守，而对组织的经济业务活动以及会计记录进行调整、检查和制约的自律机制，包括相应的政策、措施、程序和方法。
　　（二）关于内部控制目标
　　按照控制的目的分类，电大财务活动中的内部控制可分为财产物资控制、会计信息控制和经费收支控制三部分。财产物资控制的目标是保证财产物资的安全，防止流失和被非法侵占，提高其使用效益，促进党风廉政建设。会计信息控制的目标是保证按规范的程序和方法处理财务数据，向管理层提供完整、真实、及时的会计信息。收费控制的目标是保证按规范的项目和标准收费，该收的及时收，不该收的不收，防止乱收费。支出控制的目标是保证资金安全，提高经费使用效益，促进党风廉政建设。
　　（三）关于内部控制原则
　　电大财务活动中的内部控制应遵循以下原则：
　　1.合法性原则。内部控制要符合法律、法规的规定和有关政府监管部门的监管要求。
　　2.全面性原则。内部控制在层次上应当涵盖学校管理层和全体教职工，在对象上应当覆盖学校所有财务活动，在流程上应当渗透到财务活动的决策、执行、监督、反馈等各个环节，避免财务活动中内部控制出现空白和漏洞。
　　3.重要性原则。内部控制应当在兼顾全面的基础上突出重点，针对重要、高风险的事项与环节采取更为严格的控制措施，确保不存在重大缺陷。
　　4.有效性原则。内部控制应当能够为内部控制目标的实现提供合理保证。学校全体教职工应当能自觉维护内部控制的有效执行。内部控制建立和实施过程中存在的问题应当能得到及时的纠正和处理。
　　5.制衡性原则。学校设置的机构、岗位在财务活动中权责分配应当科学合理并符合内部控制的基本要求，确保不同部门、岗位之间权责分明和有利于相互制约、相互监督。履行内部控制监督检查职责的部门应当具有良好的独立性。任何人不得拥有凌驾于内部控制之上的特殊权力。
　　6.适应性原则。内部控制应当合理体现学校财务活动的规模、特点、风险状况以及财务活动所处具体环境等方面的要求，并随着学校环境的变化、管理要求的提高不断改进和完善。
　　7.成本效益原则。内部控制应当在保证内部控制有效性的前提下，合理权衡成本与效益的关系，争取以合理的成本实现更为有效的控制。
　　所有电大在财务活动中实施的内部控制都应遵循上述原则，也可以使用业务授权控制、职责分工控制、凭证与记录控制、资产接触控制、记录使用控制和独立稽核等控制策略。但各所电大财务活动的流程可能不同，因而控制程序也可以有所不同。
　　二、主要实践
　　以下是G电大近年来财务活动中常规业务主要环节内部控制的具体做法。
　　（一）相关环境
　　1.G电大校本部开放本科、开放专科教育在校学生10000人，成人专科教育1000人，中等职业教育200人，残疾人学历教育50人，非学历教育每年培训10000人次。下设44所分校、工作站，分校、工作站学历教育在校学生40000人。
　　2.校本部设置了人文学院、管理学院、财经学院、信息与工程学院、成人教育学院、残疾人教育学院、继续教育学院和附设职业技术学校来实施各类教学和教学管理。这些学院都只是校本部的一个职能部门。校本部只有一级财务，所有收支全部集中在财务处核算。
　　3.校本部设置了招标采购中心这一职能部门。
　　（二）支出预算控制
　　预算具有明确工作目标、协调部门关系、控制经费收支和考核工作业绩的作用。
　　学校每年制定年度预算，规定各项事业活动所发生的财务收支都纳入预算管理范围，保证一切支出都是为实现学校的发展目标服务。
　　学校制定预算时，各部门将本部门开展业务和专项建设、专项购置所需要的开支计划报财务处，财务处根据本校的发展规划和财力情况，综合、平衡各部门提出的开支计划，编制学校年度预算。年度预算经校长办公会议审议通过和市财政局批复后执行。涉及重大开支项目须经学校党委会或教代会审议通过。
　　学校的预算项目分解到校属各部门。在支出预算中列明各项开支的执行部门和分管校领导。
　　（三）收费控制
　　收费控制采用如下各种措施来实现：
　　1.收费公示，让学生监督收费，防止收费出错。将物价部门批准的对学生收费项目及收费标准在公示牌及校园网上公示，让学生据此监督收费。
　　2.发票管理（本文所称发票是指从财政部门购回的收款收据和从税务部门购回的发票）。这一环节控制的目标是保证发票款及时入账入行（银行）。具体做法是：（1）发票管理员到发票销售机构买回发票，负责发票管理。（2）收款员从发票管理员处领取发票，开票收款；用票后分类统计已填开发票金额，编制发票结算表，将发票记账联、存根联和发票结算表交发票管理员检查复核，无误后发票管理员收回存根联，注销收款员的用票登记；记账联和发票结算表交会计，会计再做检查复核，无误后记账。会计记账用“应收发票款”科目，以控制发票款的入账入行：借记应收发票款，贷记应缴财政专户或往来科目或冲减支出科目。应收发票款科目按每个收款员设置明细科目。（3）出纳员根据银行收款凭单登记银行存款出纳账。（4）出纳员记账后将银行收款凭单交会计记账：借记银行存款，贷记应收发票款。（5）会计每月与收款员核对“应收发票款”科目余额。
　　3.收费稽核。财务处与职能部门定期核对收费情况，防止多收、少收、该收不收现象的发生。每学期财务处整理学生交学费清单传递给学籍管理部门和学院班主任，整理学生已交书费清单传递给教材供应部门和学院班主任，整理分校已交办学分成清单传递给学籍管理部门。
　　由于电大（开放教育）学生人数多、流动性大，学生学费的收取和分校办学分成的收取，都比较难控制。为了提高控制效率，学校开发并使用了一套收费管理系统。该系统的数据与学籍管理的数据相关联。
　　对于出租场地租金收取，总务处把出租清单动态地报财务处，财务处据此判断租金是否及时收齐。
　　（四）退费控制
　　由于政策允许和电大开放办学的特点，学校退费的事项无可避免，并且发生频率很高。该校对不同项目的退费，采取不同的程序实施控制：
　　退学费控制。学生交学费后退学，按物价部门或教育行政主管部门规定应退学费的，按如下程序办理退学费手续：学生本人提出书面申请，学院领导加具意见，分管教学的校领导审批，学籍科注销学籍，财务处退学费。
　　退住宿费控制。学生交住宿费后退宿，按物价部门或教育行政主管部门应退住宿费的，按如下程序办理退住宿费手续：学生本人书面提出申请，学院领导加具意见，分管学生住宿的校领导审批，宿管科办理退宿手续，财务处退住宿费。

　　学生退学费或住宿费时，财务处收回学生的缴费发票，并在电脑收费信息库里做该发票退费标记。
　　退教材费控制。每届学生修业期满时，教材供应部门计算修业期满的每位学生的应退教材费金额，报分管教材工作的校领导审批，教材供应部门、财务处派员合作直接把教材结余款退给学生。对领取教材结余款的学生须查验其身份证件，防止教材结余款被冒领。
　　退押金控制。供货商、租户的履约保证金期满时，由合同经办部门办理退款手续。退款时须收回保证金收据并经部门负责人和分管校领导审批。
　　（五）支付控制
　　1.借款控制。教职工因公借款，须经用款部门负责人和分管该项开支的校级领导审批。开支经办人借款办理付款后，要求尽快取得合规、完备的结算、付款凭证，办理报账还款手续。借出款项不按时完成报销还款手续的，财务处经校长批准在借款人的个人收入中强制扣回借款。
　　2.报账控制。各项开支要求严格按年度预算进行，所有开支用途必须符合预算项目内容，大额开支还须按《G电大招标采购工作规定》执行。
　　财务处审核付款凭证时，对较大额的支付项目，按如下办法查验相关资料：（1）大额支付要查验合同、验收资料。（2）涉及固定资产购置的要查验学校固定资产管理部门编制的固定资产记账单，确保所购固定资产纳入学校管理。（3）开支金额达到学校招标采购规定应由学校招标采购中心组织（主持）采购的项目，要查验招标采购中心或招标代理机构出具的中标（成交）通知书；付款达到合同金额90%以上时，要查验学校招标采购中心组织（主持）验收的资料。（4）年初预算以外的开支，付款时需查验校领导特批的开支预算。
　　3.支票使用控制。空白支票和支票印鉴，由两人分别保管，避免一人签发支票。
　　4.支付复核。出纳员按会计审定的支付凭证付款、记账后，主管会计、分管会计记账时对支付凭证再做复核，防止支付舞弊或差错发生。
　　（六）本校教职工薪酬发放控制
　　1.基本工资、津补贴等薪酬固定部分的发放控制。教职工的薪酬中由市财政统发的部分，每月由学校人事部门书面将人员薪酬变动情况通知市人事局，市人事局审核通过后通知财政局通过银行发放。由学校发放的部分，每月由学校人事部门将人员薪酬变动情况通知财务处，财务处薪酬发放员编制工资发放表交学校人事部门审核、财务处会计复核；薪酬发放员按审核后的发放表发放。
　　2.加班费等临时报酬的发放控制。由产生报酬的业务负责部门编制报酬发放表，经该业务分管校领导审批后由财务处发放。
　　3.个人薪酬发放清单、计税清单放在校园网上让教职工个人查询，作进一步的核对。
　　4.会计对薪酬发放事项记账时，对发放清单再做复核。
　　（七）核算、账务处理控制
　　学校的财务收支活动根据我国事业单位会计制度，结合本校的实际需要进行账务处理，实施核算。
　　会计记账时，主管会计根据原始凭证手工编制记账凭证，分管会计对主管会计编制的记账凭证进行复核，无误后录入到会计电算化系统。主管会计复核分管会计的录入是否正确。
　　财务处每月将固定资产账户余额变动情况送固定资产管理部门核对，学生退学费情况送学籍管理部门核对，往来款项账户余额变动情况送相关业务部门核对。固定资产管理部门定期盘点实物，保证账账相符、账实相符。
　　分管会计及时清理学校的债权债务，适时地提醒、督促经办人员办理往来款项结算。
　　主管会计每年根据市财政局的要求编制决算书，经校长审批后报送市教育局、市财政局。
　　（八）会计资料归档控制
　　分管会计兼任会计档案管理员，及时整理、装订会计资料，形成会计档案。会计档案形成后送到学校保密室保存。会计档案查阅须经财务处负责人或纪委负责人同意并报校长批准。
　　三、实践体会
　　G电大几年来的实践得到了许多体会，体会较深的有两点：
　　1.实施内部控制需要考虑成本效益问题。内部控制也是有成本的，松散的控制与严密的控制效果不一样，所付出的成本也不一样。理论上可以说，当增加控制措施时，所付出的控制成本也增加，控制对象出现差错带来损失的期望值也会减小；当控制成本增量小于损失期望值减量时，增加控制措施才是值得的。内部控制实务中，只能根据本单位实际情况综合考虑各种因素，采取适当（足够有效、不浪费）的控制措施。
　　2.财务管理信息化有助于提高控制效率。G电大校本部学历教育8年内有效保留学籍的学生20000人，学生类别有开放教育本科、开放教育专科、成人教育专科，残疾人学历教育、中专等；非学历教育每年培训上万人次；学校属下有44所分校、工作站。如果不使用计算机对每笔收费进行记录，靠手工来处理收费数据，生成控制所依赖的信息，不知道要耗用多少人力。
　　（作者单位：广州市广播电视大学财务处 广东广州 510091）
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