浅谈企业存货管理
来源:用户上传
作者: 张玉仙
摘 要:存货管理是企业内部控制的重要环节,是企业实现经营目标,贯彻经营方针和决策,维护流动资产安全与完整,保证财务收支合法、会计信息真实性的一种内部自我协调、制约和监督的控制系统。存货的管理不仅有助于防止存货业务的错误记录和舞弊行为的发生,还能使企业加强成本控制,实施低成本战略。文章论述了我国企业存货的管理在生产经营过程中所占的重要作用,指出了目前我国企业存货管理中存在的问题及其解决的措施。
关键词:企业 存货管理 问题 措施
中图分类号:F270 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)07-247-02
存货管理是企业对在生产经营过程中所销售或耗用而储备的物资进行的管理,主要包括存货的信息管理和在此基础上的决策分析,最后进行有效控制,达到存货管理的最终目的提高经济效益。存货管理的范围包括原材料、燃料、辅助材料、包装物、低值易耗品、半成品、在成品和产成品的入出库及库存的管理。存货管理一方面要保证企业生产经营的需要,防止存货的不足;另一方面要加速存货周转,缩短存货周转时间,从而避免占用过多的资金。
一、存货管理的重要性
为了保证生产经营过程的持续性,企业必须有计划地购入、消耗和销售存货,它是生产经营过程中不可缺少的资产,也是保证生产经营活动连续顺利进行的必要条件。企业对存货管理的重视程度和管理的好坏,直接反映出企业存货平均占用资金的差异是很大的。实践证明,加强存货控制和管理,会使濒临绝境的企业有起死回生的可能,反之,则会使充满活力的企业逐步陷入困境。
实施存货控制和管理关键在于控制存货的占用总额是否合理,构成存货总额的各项存货所占比例是否恰当,分析查明企业存货占用不合理和形成积压的原因,以便采取措施控制存货储备,降低企业存货的平均资金占用水平,提高存货的流转速度和总资产的周转率,最终提高企业的经济效益。加强存货管理对于中、小企业显得更为重要,由于中、小企业正处于创业和资金积累的发展阶段,如何使中、小企业的存货价值最大化,减少持有存货的成本和风险是中、小企业发展中急需解决的重要问题,也是提高企业经营效率和赢利能力的重要途径。
二、当前我国企业存货管理存在的问题
1.存货管理制度不够完善。目前,一些公司存货方面的管理制度存在以下问题:一是未认真制定存货管理制度,或虽然有这方面的规定,但仅仅流于形式,而未予以认真执行;二是内部控制薄弱。存货的内部控制是企业内控的重要环节,完善的内控制度可及时发现记账错误,有利于防止舞弊。而很多企业或没有良好的内部控制,或虽有但由于种种原因无法真正发挥作用,一旦出现纰漏,即实行罚款、降职、撤职,而不是去从根本上解决问题。例如,在材料采购,产品销售环节往往由同一个人完成采购销售,付款收款,入库出库等全过程,使采购销售工作无章可依,还会提供暗箱操作的温床,增加了营私舞弊的可能性。
2.存货的收入、发出、结存记录不够真实。在存货领用、归集、结转、记录等过程中,人为因素较多,造成企业存货的记录不真实,不完整。尤其在部分集团化企业中,年末下级单位为完成集团公司年初下达的经营考核指标,将实际已经领用消耗的材料、配件做假退库或延期结算又不按规定暂估入库,人为降低成本费用,以达到虚增利润的目的,同时也可为下一年度完成经营指标留有余地。
3.存货的核算计量方面不够准确。《企业会计准则》规定,存货在会计期末应当按照成本与可变现净值孰低计量。企业在确定存货的可变现净值时,应当以取得的可靠证据为基础,并且考虑持有存货的目的、资产负债表日后事项的影响等因素。企业每期都应当重新确定存货的可变现净值。这里所说的可变现净值,是指在正常生产经营过程中,以存货的估计售价减去至完工估计将要发生的成本、估计的销售费用以及相关税金后的金额。但是大多数企业,并未做到按照成本与可变现净值孰低来准确体现存货的期末价值。除人员方面的问题外,主要还有以下几点原因。一是企业有意粉饰经营业绩,不真实体现存货的跌价损失;二是管理层在此方面未给予足够的重视,对于存货跌价损失准备可提可不提;三是有些存货的当前市价不易确定,或已无可比性,无法确定可变现净值。结果造成库存存货的实际价值未能得到准确体现。
4.存货的积压形成的直接损失。在存货管理中,由于缺乏科学管理,没有详细的采购计划,同时由于企业销售人员对销售预测不准确,致使企业存货积压过大,也成为部分企业存在的现象。它不但影响企业流动资金的正常周转,造成资金的浪费,而且长期滞压,容易发生贬值、毁损、失窃,从而直接形成损失。
5.未能充分利用第三方的物流管理。随着市场经济的不断发展,经济社会化和信息化程度不断增强,企业组织形式和经营管理模式均有很大变化,传统的存货管理方法对企业的自身物资资源和第三方物流明显利用不足。或者可以说传统的存货管理模式和方法已经不适合新的变化。具体来说,企业存货传统管理模式中存在以下问题:(1)存货管理“小而全,大而全”,注重了内部物流系统的整和,忽视了企业外部物流资源的利用;企业负责计划、采购、储存、领用、出库全过程的管理,占用了大量的人力、财力和物力,没有充分利用和整和社会物流管理资源。(2)注重了存货实物形态的管理,忽视了存货价值形态的管理;存货管理中,注重了存货的收、发、存的管理和实物保全,但对存货的价值管理重视不够。(3)在管理手段上,注重了运用数学模式和会计账簿等手段,通过建立数学模型,确定最佳经济批量和最佳进货时间,但忽视了通过优化业务流程,加强信息系统的建设,有利于存货管理。
三、提高企业存货管理水平的途径分析
1.建立科学高效的存货管理制度。企业应建立起科学高效的存货管理制度,并随着企业的发展不断完善。存货的日常控制方法应采用存货归口分级管理责任制。制定指标部门应参照历史数据,结合本期实际情况,分解存货资金计划指标给企业各有关职能部门进行管理。例如:各种材料物资归公营部门管理,产品、半成品归生产部门管理等,各归口部门负责制定分管存货的资金定额和具体的管理办法。然后将各部门分管的指标层层分解下达到所属各级单位和个人,实行存货的分级管理。
2.完善企业内部控制制度,确保其行之有效。(1)在存货的采购审批方面,首先,建立存货业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保存货业务的不相容岗位相互分离、相互制约和监督,如采购、验收与付款;保管与清查;销售与收款;存货处置的申请与审批;审批与执行等。其次,授权批准控制,明确审批人对存货业务授权批准方式、程序和相关控制措施的权限责任,不得越权审批;明确经办人员的职责范围和工作要求,对于超越权限的业务有权拒绝办理,并向上级报告;严禁未经授权的机构人员办理存货业务。再次,制定存货业务流程,明确存货的取得、验收与入库、仓储与保管、领用发出与处置等环节的控制要求,做好相应的记录与凭证保管。(2)在存货检验保管方面,外购存货应符合内部采购与付款的有关规定;抵顶债务及其他原因入库的存货应有有关部门、人员的审批,其价值与质量状况应符合双方协议;严格验收制度,重点是对取得存货的品种、数量、规格、质量和其他相关内容进行验收;设置存货明细账,加强对代管、代销、暂存与委托加工存货的管理。(3)在存货的库存管理方面,首先,根据销售计划、生产采购资金筹措等制定仓储计划,合理确定库存存量的结构和数量。其次,加强日常管理,严格限制未经授权的人员接触存货。再次,建立库存存货分类管理制度,对企业全部存货按其重要程度、价值高低、耗用量大小和订购难度等为标准,划分出ABC类,分别管理;对贵重物品、生产用关键备件、精密仪器、危险品等重要存货采取特别控制措施。第四,建立健全存货的防火、防潮、防盗和防霉变措施。最后,建立清查盘点制度,如有盘亏和盘盈,应分清责任,报告有关部门及时处理。(4)在存货的发出方面,建立领用审批制度;销售应符合内部的有关规定;处置时应明确范围、标准、审批权限和责任;存货取得、验收、保管、领用发出、处置各环节凭证资料需妥善保管。(5)在存货管理人员方面,定期检查存货业务的相关岗位和人员的设置情况;定期检查存货业务授权批准制度的执行情况;定期检查存货收发、保管制度的执行情况;定期检查存货处置制度的执行情况;定期检查存货会计制度的执行情况。
3.建立适合自身发展需要的计算机存货管理系统。在手工处理方式下,企业对于存货的管理面临着较为复杂的局面,尤其是那些综合性的制造企业,气管理的存货种类繁多,数量巨大,管理人员往往被每天大量的数据,台账淹没,信息处理速度低而且容易出错,在这种情况下,对市场的存货供应和产成品需求的辩护反应迟钝,更谈不上决策的科学性。由此,我们引入决策型企业存货管理信息系统,以解决企业在存货管理中遇到的问题。把计算机用于企业存货管理,不但可以发挥计算机信息处理速度快的优势,从而得到节省人力,降低劳动强度的目的,而且由于存货管理决策属于半结构化的决策类型,建立科学的存货决策模型,达到预期的辅助决策效果是完全有可能的。
4.存货的规划。存货的规划是控制存货水平,降低资金占用,使存货效益和成本达到最优化的存货事前控制方法。做好存货规划,首先应制定经济订货规划,确定好经济订货批量,再订货点,及时补货,避免缺货。其次,要确定存货资金的占用额。通常可以采用以下三种方法:一是根据各种存货平均每天的周转额和其资金的周转日数来确定存货资金数额的周转期法;二是以上年存货资金占用额为基础,分析计划年度各项变动因素加以调整后确定资金数额的因素分析法;三是根据存货资金与有关因素的比例关系来确定资金数额的比例法。
5.合理整合内部物流资源,充分利用第三方物流。企业内部物流资源是指有利于加强存货管理的所有资源,如仓储资源、人力资源、信息资源、管理资源、运输资源等。企业内部的物流资源是否得到充分利用,直接影响着存货的经济采购量、仓储量和存货的成本。
在企业管理中,企业内部物流资源的整合已为大多数企业所重视,如仅利用内部物流资源,难以满足企业降低成本和提高竞争力的要求,而利用第三方物流对加强存货管理有重要作用。一是有利于降低仓储费用,运输费用,还可减少差旅费用等,从而降低企业成本,提高产品的竞争力;二是减少存货储存资金的占用,提高资金利用率;三是第三方物流企业专门从事物流工作,有丰富的专业知识和经验,有利于提高企业的物流管理水平,加快企业产品的周转速度,也有利于企业占领市场,提升产品服务形象;四是企业物流的外包,可减少物流设施的投资费用,物流人员的管理费用,减少流通环节,可以减少在产品质量和货款上的被欺骗行为,使企业专心致志从事自己所熟悉的业务,从而使企业将资源配置在核心事业上。
参考文献:
1.财政部会计资格评价中心.中级会计实务.经济科学出版社,2009
2.林萍.存货管理.消费导刊,2007(03)
3.薛雁群.向存货管理要效益.会计之友(中),2006(08)
(作者单位:西山煤电(集团)有限责任公司财务处 山西太原 030053)
(责编:贾伟)
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-734026.htm
