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关于学校档案管理创新及档案管理数字化问题的探讨

  【摘要】随着信息化社会的推进,如何利用现代化的信息技术做好学校的档案管理工作已成了高中档案管理部门重点关心的问题。本文就学校档案管理创新以及档案管理数字化的问题展开探讨,并提出一些意见见解。
  【关键词】 学校;档案管理创新;档案管理数字化
  档案管理工作的质量是高中学校管理质量的重要表现之一,也能反映出学校发展水平。我国相关政策要求学校必须重视档案工作的管理,将档案工作融入到学校的发展规划中去,顺应时代发展,利用信息技术对学校的档案管理进行科学创新,实现数字化管理。档案管理数字化就是把传统的纸质档案通过现代科学技术手段转化成数字档案,进而根据档案类型、期限等不同特点将档案信息分类以方便查阅、共享,这就需要借助计算机平台以及局域网络来实现,以此来提高学校档案管理工作的效率和质量。
  一、学校档案管理的创新
  (一)管理理念上的创新。子曰:“工欲善其事,必先利其器。”讲的是工匠要想使他的工作做好,就一定要先让工具锋利起来,也就是说要想做好一件事,准备工作是非常重要的。而在对学校档案管理进行创新之前,首先要对其理论进行创新,摒弃传统观念带给的思想上的局限性,培养先进的思想意识以及创新理念。比如学校档案管理不应该只停留在利用文字、图表对个人及团队进行概括,适当地要将多媒体影像资料纳入档案管理范围,可以提高档案的全面性,提升档案管理的创新意识。
  (二)管理模式上的创新。档案管理的创新在很大程度上是档案管理模式和方式的创新。在档案管理的工作中,首先应提高档案管理的工作地位,特设专门的档案管理部门,并制定相关的政策以及工作原则等分发给学校各部门,这样可以让档案管理部门自行解决内部工作事宜,避免档案管理工作由其他部门的员工代劳所造成的档案更新、管理不到位等现象出现,提升各部门的工作效率,也更加民主平等。
  由于档案管理系统根据档案性质而决定其操作,在实现档案管理的数字化后,可以结合学校自身的档案特点,建立相应的档案管理平台,便于档案的管理,并能通过网络与师生及时分享。
  (三)管理方法上的创新。现在所提到的方法的创新,主要是指传统的学校档案管理工作是以人力手抄为主,然而在信息技术飞速发展的今天,信息技术已经走进了人民的生活并对人们的生活产生了质的改变,显然传统的人工手抄的工作方式已跟不上社会发展的步伐。所以,利用现代信息手段,计算机网络技术,积极改革高效档案管理的方法,实现信息储存、信息传输、信息分享等多个方面的创新,可以有效提高档案管理工作的效率,同时,还可以增加档案的安全性。
  (四)管理方式上的创新。做事成功与否在很大程度上取决于对这件事的管理方式,其中因事物性质的不同而改变管理方式是事情成败的关键因素。比如曾经倡导的威严管理,认为领导者和决策者要在群体中树立绝对的威严,因为只有绝对的威严才能保证有足够的执行力,才能确保每一个环节都能按时、高质量地完成。但随着社会的发展,人人平等且职业没有高低贵贱之分,人们在工作中普遍渴望能够受到他人尊敬,如果此时实行传统的威严管理,在很大程度上会引起员工的不满,甚至产生抗拒心理,使得管理工作没法顺利展开,由此,渐渐出现了人性化管理,在保持威严的同时,采用宽松的人性化管理模式,可以在不影响领导者和决策者的执行力的同时,改善工作氛围,促进员工间的友好合作,提高工作效率。
  二、数字化档案管理
  与传统的纸质档案管理不同,数字化档案管理是建立在现代计算机科学技术的成果上,以计算机为纸,以可收集信息的设备为笔,对档案信息资源进行收集和整理,并通过信息网络技术实现档案资源的共享与跨地区转移,将档案管理从繁杂的资料中拯救出来,促进档案事业的发展,成为当前档案管理部门的热点话题。
  (一)档案信息管理数字化。数字化就是将繁杂的档案信息通过计算机科学技术转变成数字与数据,再将这些数字、数据建立起适当的数字化模型,引入计算机内部进行处理。需要先进的数字化储存技术方案,具有较高的科学性、稳定性、有效性以及通用性的特点。
  (二)档案资源管理形式虚拟化。利用计算机科学技术在终端对服务器资源进行审阅或修改,可大大提高服务器的利用效率,节省大量的人力物力,进而降低成本。通过网络技术来建设虚拟资源,可以实现档案的互通服务,进而达到档案信息管理共享,比如:高中生的升学,其高中可以将学生的电子档案根据其升学情况通过网络发送至大学档案管理处,真正做到文书档案资源管理的虚拟化。
  三、对学校档案管理数字化的意见见解
  虽然我国高中学校在档案管理工作中积极引进了现代计算机科学网络技术来改革创新,取得了一定成果,但还存在着一些不足之处需要档案管理人员加以完善。
  首先是档案管理工作人员中存在思想意识不到位的现象,高中学生的档案不同于其他学段的学生档案,具有一定的特殊性,所以在对高中学生档案进行管理时需要档案管理工作人员积极严谨地完成档案的收集工作,提高自身应有的工作效率。同时,由于信息技术与计算机网络技术属于新兴技术产业,而学校内部的档案管理人员大多没有经过(下转第189页)(上接第183页)专业的信息技术与计算机网络技术的培训,缺乏相关的专业知识,缺乏相关的专业技能,便出现了不会操作或操作不当的尴尬局面,存在因误操作遗失档案信息的可能,也没法从最大程度上发挥数字化档案管理平台应有的效率,在很大程度上浪费了资源。所以就需要学校内部档案管理工作人员看清实际,努力跟上信息化的浪潮,提高自身的专业素养,抓紧时间掌握计算机网络技术在档案管理中的相关知识,并能良好地应用于日常档案管理工作。
  其次是需要注意网络安全性,建立数字化档案管理平台的目的是实现档案的网络共享,档案信息可以通过网络高速传播,但是近几年来随着网络技术的发展,网络犯罪与信息泄露等信息安全问题受到了人们的广泛关注,近年来频发的个人档案信息泄露事件使得部分高校档案管理部门也紧张了起来,所以,储存众多信息资源的学校更应该加强信息网络安全防范措施,避免信息泄露所带来的损失,不能因顾忌信息网络安全便不敢开放学校的数字化档案管理平台,进而限制了数字化档案管理的应用与发展。
  四、结语
  高中的档案管理工作是学校各项管理工作中的重要组成部分,应充分利用计算机科学与网络技术,将其应用于实际的档案管理工作中,搭建数字化档案管理平台是高校档案管理工作发展的最终趋势,当前此项应用还处于刚起步阶段,但是只要在工作实践中不断积累经验,勇于创新,不断完善档案管理手段,就可以提高档案管理的工作效率,促进学校与档案管理部门的发展。
  【参考文献】
  [1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J]. 赤峰学院学报(自然科学版),2014(03):164-165.
  [2]李宇欣.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J]. 科学中国人,2016(14):113.
  [3]刘小瑾.浅谈档案管理创新及档案管理数字化问题[J].才智,2012(22):328.

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