新形势下档案管理工作的规范化

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　　【文章摘要】
　　新形势下，时代的发展对档案管理工作提出了更高的要求，就其本身来说，档案管理工作具体环节比较复杂，需要高能力、专业化的管理人员。有效的档案管理工作有利于信息的保存和查询，加快相关部门的工作效率，促进档案管理工作的顺利进展，随着时代的发展，我们也应该进一步规范档案管理工作。因此，本文首先介绍了档案管理工作的重要性，接着轮速了档案管理中现存的一些问题，并最后提出了管理策略，以便实现档案管理工作的规范化，适应新形势的变化。
　　【关键词】
　　新形势;档案管理;工作规范;现状;措施
　　0 前言
　　二十一世界是知识经济时代，随着时代的变迁，各方面都应加以改革来满足新形势的要求。就档案管理工作而言，以往的档案管理工作已经不能适应当前时代的需求，因此我们应该认识到档案管理的重要性，在此基础上明确当前管理工作中存在的不足，并找出合理的解决措施来改变现状。
　　1 档案管理工作的重要性
　　档案主要记录了组织以往的事件和历史，组织能够从档案中获得组织所需要的信息和经验，有利于组织吸取经验，方便对日后事件的处理;另外，档案还是一种组织文化，积淀着组织的文化内涵，因此档案管理工作对组织具有重要的意义，有效的档案管理工作能够促进组织的发展。
　　从组织的内部来讲，通过档案管理工作，组织人员可以了解组织以往的发展历程，帮助员工更好地掌握组织的文化精神，全面地认识组织，有利于提高员工的历史认知水平[1]。除此之外，档案管理记录了组织中很多重要的内部信息，这些信息与组织日后的发展息息相关，如果泄露了这些信息，将会危及到组织的发展方向，严重的话还会威胁到组织的生存，所以我们要加强档案管理工作，使其规范可靠。
　　从组织的未来来讲，档案管理工作有利于促进组织日后的发展。管理者的决策直接影响到组织的发展，而组织管理者的决策很大程度上要借鉴以往的经验和相关的数据，所以管理者的决策离不开档案管理，规范的档案管理能够帮助管理者做出科学、合理的选择，促进组织未来的发展。从上面的论述中我们可以知道档案管理工作对组织的内部和未来都有重要的发展意义，规范化的档案管理工作有利于保存重要的信息，为组织未来的决策奠定良好的基础，促进组织的全面发展。
　　2 档案管理工作中存在的问题
　　档案管理工作在组织的发展中占据着重要的地位，是组织管理中一项关键的任务。但是就目前来看，档案管理工作中还存在一些问题，为了使档案管理工作适应现代化的要求，实现管理工作的规范化，我们必须要明确档案管理工作中现存的一些问题，以便能够更好地解决这些问题。
　　2.1 档案管理员没有认识到档案管理工作的重要性
　　从当前的现状分析，我国档案管理人员工作水平较低，很大一部分员工根本还没有认识到档案管理工作的重要性，因此难以实现档案管理工作的规范化和专业化。在组织里，工作人员都把档案管理作为一个十分简易的工作，上层管理者也是这样认为，导致没有把档案管理你重要性的理念灌输于员工心中，从而使档案管理工作没有受到大家的重视。除此之外，这种长期忽视的态度也会导致工作人员的工作能力大大下降，因为管理人员并没有把档案管理看做一个重要的工作，所以其投入的辛劳也不会很多，更不会努力去提高自身的档案管理水平和管理能力。
　　2.2 档案管理工作信息化水平较不高
　　原先的档案管理大都是采用纸质化的工作方法，这种工作方法难以实现信息长久地保存和使用，信息的准确率也会受到一定的影响，其管理效率也不会很高，而当今社会信息膨胀，工作节奏加快，所以传统的管理方法已经不符合现代生活的要求[2]，我们要实现档案的信息化管理。当前档案管理的信息化水平较低，科技含量不高，信息化技术难以落实到平日的工作中，因此我们要认识到传统工作的落后性，以此来提高工作效率，运用科技手段来提高信息处理的能力，从而实现档案管理工作的规范化。
　　3 新形势下档案管理工作规范化的有效途径
　　3.1 提高档案管理人员的专业水平，加强管理工作的能力
　　我国档案管理工作程序纷繁复杂，要想实现档案管理工作的规范化，我们必须要提高档案管理人员的专业能力和专业水平。就目前来看，我国档案管理工作人员对档案管理工作重视程度不高，其工作能力水平有限，对档案管理工作的专业知识掌握不够，随着时代的发展，我国应当不断更新档案管理的工作方法，适当地应用科技手段来规范档案管理工作。为此，我们首先要对档案管理工作人员进行专门的培训，采用讲座授课、聘请专家来补充管理工作的知识，另外还要开辟实践平台，给档案管理员工提供操作的机会，使理论结合实际，进而提高档案管理员工的专业水平和工作能力。
　　3.2 加强管理人员的重视程度，提高管理意识
　　为了使档案管理工作更加规范化、专业化，组织内部应该提高管理意识，改变原有的忽视态度，规范相关管理工作的工作流程和工作标准，把所有的资料进行集中整合和分类，并对资料进行备份，以备后续工作的使用，之后的归档工作与立卷工作必须详细，严格对档案进行分类归档，在此基础上，我们还要保证档案的准确性和完整性。另外，相关人员还要建立并健全完善的档案管理规范和管理体制，把员工的具体任务和具体责任进行明确的划分，让员工各有所职，各得其所，对于那些态度不端正的员工要按照制度来进行处理，严格惩罚，从制度上来加强档案管理工作人员的重视程度，进而提高管理意识。
　　3.3 提高档案管理的信息化水平
　　为了适应现代化的要求，我们要利用先进科学技术，不断更新和完善电子档案管理系统，实现档案管理的信息化，从而提高档案管理的工作水平和工作效率，保证档案存档信息的准确性和完整性。另外，引入搜索引擎技术，便于相关信息的查找、整合和分类。除此之外，我们还要建立并健全规范的归档制度，进一步加强档案归类工作，让相关工作人员认识到自己的责任，明确工作要求和工作指标[3]。同时，还要对档案管理人员进行技术培训，丰富员工的科技知识，让员工学会利用互联网技术来操作档案管理，以此来提高档案管理的信息化水平。
　　4 结语
　　我们要明确档案管理工作的重要性，改变以往的管理工作态度，并在此基础上，认识到当前档案管理中存在的问题和不足，进而提高我们的管理意识，提高档案管理人员的工作水平和专业素养，最后运用现代科技手段来实现档案管理工作的规范化。
　　【参考文献】
　　[1].韩梅，木雕企业档案工作与档案文化建设[J].办公室业务，2012年07期.
　　[2].章熙昀，新形势下木雕企业档案管理工作的规范研究[J].华章，2011年14期.
　　[3].巴云红，新形势下事业单位的数字化档案管理工作[J].科技传播，2011年18期.
　　【作者简介】
　　李文勇，男（1965.11―），汉族，籍贯：河南省商城县人，专科，技师。研究方向：图书管理.档案管理
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