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大数据时代数字档案馆建设探究

  【摘要】从档案数字化到档案大数据管理,传统数据档案馆面临从思维方式的改变到管理模式的升级。如何抓住稍纵即逝的“窗口期”,实现从资源提供方到知识内容提供方的转变,将有效促进档案管理行业的升级。
  【关键词】大数据;数字档案馆;模式建设
  伴随着大数据时代的到来,数据被视为一种新的生产要素和创新驱动力。拥有丰富数据的传统档案馆正努力建设成为数字档案馆,将现有数据与互联网科技相融合已是大势所趋。大数据引发时代的深刻变迁,对现有的数字档案管理体系造成极大的冲击,使得管理的理论、内容和管理模式产生极大的变化。研究如何抓住现有的“窗口期”,带动档案数字档案馆建设,为广大用户提供更为针对性、优质的服务颇有意义。
  一、大数据时代对数字档案管理工作的影响
  数字档案馆是在信息化大背景下提出的概念,意在将计算机网络技术引入档案管理,将原有的以纸张为载体的档案进行数字化处理,有序处理和管理收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程,是传统档案馆功能的延伸。数字档案馆的概念是个动态的过程,它的内涵会随着信息技术的不断发展而变化,这也需要档案管理人员针对不同时期提出不同的数字档案馆的发展任务与目标。大数据时代对数字档案管理工作的影响如下:
  (一)管理要求发生改变。经过多年的探索和实践,现阶段国内许多数字档案管建设仅仅是实现了档案资料的题录、摘要,以及部分文件在线全文阅览,服务多局限在“目录式”服务。大数据时代提倡的服务是精确分析受众的需求,通过对海量数据进行筛选、提炼,针对性提供服务。这是对档案知识的挖掘和利用过程,与档案管理的本质相契合。也为数字档案馆的自身建设提出高一层次的要求,以“互联网+”建设思路为受众提供知识服务。
  (二)应用技术发生改变。自电子文件产生后,档案数据的增长从未停歇,甚至呈井喷式增长。经历过将现有档案信息化的初始过程,如今数字档案馆的互联网技术仅限在线查询、浏览,数据库技术局限于储存和基础检索,不断增长的数据反而成为档案管理瓶颈。高效存储的系统,以及依据馆藏信息和受众群体制定特有的数据挖掘方案,实现数据信息共享、利用成为数字档案馆实现技术突破的当务之急。
  (三)受众需求发生改变。传统档案与现有的电子档案馆均以被动接受查阅为主,辅以档案编研成果主动提供服务。档案受众需求主要是��历史文化记忆追寻、办事需求驱动、知识学习休闲等。这与大数据背景下及时性、碎片化的知识,以及对提供深度知识的需求大相径庭,这样促使电子档案馆要推陈出新,提供大众喜闻乐见的知识产品,增强档案的魅力。
  (四)利用方式发生改变。相比原有在实体场馆内接受受众的查阅,以及通过网络平台展示馆藏档案,与大数据时代主动推送、APP产品“圈粉”等方式形成鲜明对比。拓宽数字档案馆建设思路,变被动服务为主动服务将是未来档案利用方式的主要方向。
  二、大数据时代数字档案馆建设瓶颈分析
  (一)职能定位与服务内容不符。现有的数字档案馆建设主要围绕馆藏内容,为受众提供现有资源,重点侧重于资源的保管。但当今社会的经济发展模式已经由资源型向着知识型过渡,作为知识存储和管理主体的档案部门,现有的工作重点应该是形成知识网络,深度开发知识产品,从资源提供方向知识提供者转变。
  (二)传统建设思路已与现实环境不符。传统数字档案馆建设倾向于依靠自身资源提供产品,也由于自身内容的限制有时无法全方位反映历史原貌。大数据时代可通过数据技术联接不同数字档案馆间资源,实现互联互通,挖掘共同主题的知识点,更全面提供产品服务。
  (三)使用技术与现实不符。目前各地数字档案馆储存技术,使用系统不尽相同,无固定的标准规范,处于野性发展状态。为了保护数据安全数字档案馆间或内部更多使用局域网或离线保存,与大数据时代资源共享、数据整合的技术要求相差甚远。
  三、大数据时代下数字档案馆建设策略
  (一)明确知识提供者的身份。在大数据时代,各数字档案馆应更加明确知识提供者的身份,从意识形态上改变职能定位,提倡知识的共享与利用,让档案管理与时俱进,更大范围地服务大众。可以智慧型城市建设为契机,将馆藏数据淬炼出反映城市发展、特色的内容,衔接市民日常服务,把原本数据库上的资源变成知识,从幕后走向台前。
  (二)构建高效的知识提取系统。大数据的特征提取技术可以随时针对受众需求,精准推送、更新现有的产品。这也要求数字档案馆在现有信息资源的基础上,分析馆藏特色,打造自己的拳头产品。建立知识提取系统,准确划分受众需求特征,做到给用户所需,明确下一步工作计划。同时,不同数字档案馆间做到互联互通,资源共享,长短互补,真正实现大数据管理。
  (三)制定统一的数据标准。做到数字档案馆间资源共享的前期就是使用同一标准的数据,兼容的数据库。需要建立封闭的资源交换中心,确保资源的安全;统一电子资源格式、元数据内容以及数据提取方式,确保相互连接的数字档案馆数据质量;根据受众需求制定共同的资源转化计划,在统一的指挥棒下推进数字档案馆建设进程。
  (四)与平台提供商共赢发展。采用互联网思维,以馆藏优势与社会的平台提供商合作,借助其技术成熟、受众人员众多、运营理念先进等优势,构建多种档案利用服务体系。快速推进档案服务工作从传统的规范化管理逐步向着知识化服务迈进,以此提高档案的利用效率,较好地发挥知识对社会发展的促进作用。
  【参考文献】
  [1]乔瑞花.档案管理在大数据背景下面临的挑战及对策分析[J].创新科技,2015(6):82-84.

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