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公文核稿应把握的几个问题

  【摘要】公文核稿是公文送交领导签发前文秘人员所做的一项重要工作,是保证公文质量的重要环节,其目的在于使公文规范,节省领导审阅时间。本文扼要阐述了核稿时应把握的公文行文、主题、材料、结构、语言五个方面的问题,同时提出了核稿的有效办法。
  【关键词】公文;核稿;把握;问题
  所谓“核稿”,就是对公文正式形成前的文稿进行修改、润色,订正文稿中存在的各种问题,使其符合公文的规范要求,是企业领导签发前的一个重要环节。企业各部门的公文起草人员在构思公文时,虽然是力求思考完备,但由于写作功底以及对公文各项规范要求的理解水平高低不一等方面因素的影响,完全符合要求的不多,送来的文稿,严格意义上讲还仅仅是“毛坯”,算不上真正的公文,只有经过办公室文秘人员的反复修改、润饰,才能真正把握企业领导的意图,把所要发布的信息表述的准确、恰当、规范,节省领导审阅时间。“文不厌改”、“不改不工”的道理也在于此。所以,“核稿”这一环节是公文处理工作中必不可少的组成部分。
  “没有规矩,不成方圆”。办公室文秘人员在核稿时,首先要搞清公文稿形成的背景、过程、部门领导的意见和会签环节等情况。在此基础上,根据公文要求抓住重点进行公文稿的核、改,无论公文内容还是公文形式都在核、改范围之内。依笔者的经验,核稿时主要应把握以下几个方面:
  一、行文方面
  行文是企业给本单位干部员工或其他机关、企业的发文,包括下行文、上行文、平行文三种,核查一篇公文是否需要行文,这是核稿工作的第一步。着重查看文稿内容有无实际用途,是否已发了类似文件,是否属于该部门业务职权范围内的工作,以及是否能用口头、电话、传真、公司内部OA网发邮件等方法解决的问题。一般而言,可以不行文的、介于可行文可不行文的两种情况之间的,就不必行文,以控制发文数量。如果确需行文,还要审查以什么名义行文比较合适,要控制发文规格。以党委名义行文的,就不要以党政名义一起共同行文,能以部门名义行文取得效果的,就不要以公司名义行文。例如,企业开展精益管理工作,除开始的精益管理总体方案及最终总结材料向上级管理部门报告需以公司名义发文外,其过程的许多工作内容,均可由企业主管部门以部门名义发文或通过邮件沟通的方式进行布置和落实,无需事事以公司名义行文。
  二、主题方面
  公文主题是拟稿人通过全部文稿内容所表达的意图和目的,是公文中的灵魂与核心。公文的主题必须正确、鲜明、集中,不能出现原则性的错误和常识性的问题,公文正文部分在陈述理由、依据之后,应当简洁明了地提出主旨,突出主题。修改文稿时要认真地研究主题,准确抓住关键。如果公文主题不鲜明、目的不明确、说理不清楚、章法混乱、缺乏重点,文秘人员在核稿时要严格把关,提出具体的修改意见,要求拟稿部门加以修改,保证公文主题鲜明。例如,企业开展技术问题攻关工作,公文主题就要说明该项工作的重要性和必要性,提出切实可行的技术问题攻关计划,明确主要内容、具体措施和责任单位,以及完成的时间节点,做到公文印发后,技术问题攻关工作可检查、可考核。
  三、材料方面
  材料是提供公文内容和表达主题的事物和观念,材料是文章的“血肉”,公文的材料必须符合主题、真实典型、详略得当。在核稿时对选用材料的基本要求是:一是必要,即选用能够说明观点的材料,是必不可少的;二是真实,即所用的材料必须符合实际情况,准确可靠;三是合适,即材料引用要恰当,能够说明问题即可,材料太多反而冲淡主题。在修改公文中,要看引用的材料是否有说服力;来源是否可靠;是否能相互配合说明要点;是否符合逻辑。如果公文材料有欠缺,就要对材料进行修改完善,撤换空泛和无关的材料,增加与公文主题密切相关的内容。例如,对企业编制的“十三五”发展规划的公文,核稿时要注意看“十三五”规划是否从企业长远发展的角度考虑,是否在政治形势、市场需求、企业能力等方面进行了客观分析,措施考虑是否周密可行,有关支撑材料是否都有出处,论证是否有力。
  四、结构方面
  公文结构是公文的组织构造,具有规范性和相对确定性。公文对结构的要求是:严谨、完整、条理清楚、层次分明。修改结构主要是修改文稿的写作方式,一要注意结构的完整性,主要检查文稿的组成部分有无缺项,所用文种、文体是否恰当;二要注意结构的严谨性,主要检查段落安排是否合理,层次是否清晰,过渡和照应是否有序等。应当注意的是,核查文稿时可能要删掉多余段落,补充某些材料,修订某些观点,会造成结构变动,这就要求文秘人员核稿时考虑这些因素,不能顾此失彼,导致新的结构不合理。例如,企业上报申请技术改造资金的公文,应简明扼要地列出技术改造项目的重要性和可行性以及预计产生的效益,同时将论据按重要程度由前往后分别列出,把缺乏说服力的论据删掉,做到说理透彻,材料确凿,使上级机关阅后觉得该技术改造项目确有必要且能落实。
  五、语言方面
  公文语言是以叙事和说理为主要特征,以公务实用为目的一种规范化的语言,要求平易朴实、准确严谨、庄重大方。语言文字表述如何,直接关系到公文质量,影响公文的贯彻执行,因此,对语言文字的修改是十分重要的。核稿时一般对语言文字做以下几方面的修改:(1)查找文稿语言文字上的毛病,删掉繁琐多余甚至错误的文字;(2)核查用词用句是否贴切妥当,使公文内容简洁、语句通顺,准确地表达所述情况;(4)对文稿中的引文、序号、数字、标点符号、计量单位、日期等进行认真核查,防止语言表达不严谨产生歧义的现象。例如,企业某份通知中,“请应急队员携带抗洪抢险专用工具,于7月5日前来报到”,阅文人可以理解为“7月5日这天来报到”,亦可以理解为“7月5日之前来报到”,语言表达出现歧义,容易引起误解。
  六、核稿的方法
  从事核稿工作的文秘人员要有高度的责任感,具备较高的政策理论水平、业务水平和文字表达能力。个人的业务素质直接关系到公文的质量,乃至办事的效果、企业的形象。在核稿时可采用以下方法提高核稿质量:
  (一)换位思考法。把自己当作公文受阅人进行换位思考,如果是核改下行文,就把自己当作企业普通职工,看能不能很快理解公文内容并知道怎么办理;如果是核改上行文,就把自己当作上级机关的领导,是否能很快弄清公文表达的准确意图。带着这种方式去核稿改稿,能较好地保障公文为阅读人所接受。
  (二)冷却法。在核稿时,有时会遇到问题一时改动不了,或者一时改不好的情况,可将文稿放置一会儿,待头脑清醒冷静了,再来核查,这些问题有可能“山重水复疑无路,柳暗花明又一村”,迎刃而解。
  (三)诵读法。在核稿时,把所核稿件当作一篇文章来诵读,文稿中一些不易察觉的毛病,在几经诵读之下,就会暴露出来。一些文稿读起来让人感到“拗口”,不通情理,只有边读边改,才能使文稿的文意畅达。
  (四)博采众长法。一��人的思维在一定的范围内毕竟是有限的,所核的文稿也难免有漏洞,有时,你觉得自己核稿比较到位了,但水平更高的同志,如企业领导、部门领导、特定专业的同志,他们从不同的视野、不同的角度,也能发现问题,提出比你更好的修改意见,此时把他们的意见与自己核查过的对照,取其优点,文稿就会更全面、深刻和精辟。另外,核改稿时与拟稿人直接交流,核实相关情况,讲明修改的理由,沟通得当,可以迅速准确地修改不足之处,并得到拟稿人的理解,为公文及时上报下发创造条件。
  七、总结
  综上所述,公文核稿是保证公文质量的重要环节,在核稿时要注重把握行文、主题、材料、结构、语言五个方面,并掌握合适的拟稿方法,使公文满足“格式规范,内容明晰,表述科学”的要求,达到比较完善的程度,更好地为企业生产科研、经营管理服务。

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