南阳市归档文件整理工作“三部曲”

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　　1、第一部曲：用目标管理宏观调控，以工作要点安排部署
　　
　　南阳市档案局在年初安排工作时，把年度归档文件整理工作列入《各县市区档案工作主要任务》目标和《市直档案工作要点》。《各县市区档案工作主要任务》从宏观上要求各县市区对归档文件整理工作进行安排部署，年终考评时，把归档文件整理情况作为考评的一项内容计入总分；《市直档案工作要点》具体安排市直归档文件整理工作，各一级单位组织好其下属单位的归档文件整理工作，按照《市直档案工作要点》衔接归档文件整理工作的日程安排，做好与市档案局的沟通与协调，指导所属单位在应归档文件收集齐全的基础上初步分类整理。档案局组织人员上门指导或者分系统把各单位集中到档案局指导。
　　
　　2、第二部曲：以“三集中”进行归整，以“三结合”统筹工作
　　
　　2.1　以“三集中”进行年度归档文件整理。一是集中时间。每年的3月～6月，市、县市区档案局都把归档文件整理与指导作为一项中心任务进行安排，做好归档文件整理与指导工作，为归档文件整理提供时间保障。二是集中人员。在人员组织上，除业务指导人员全员参加指导外，还从各科(股)室抽调人员，组成若干个指导小组，集中力量做好归档文件整理与指导工作。三是集中地点。无论整理档案还是指导工作，地点都相对集中。县市区档案局统一采用把各单位归档文件集中到档案局的方式来整理，各单位把归档文件收集齐全后送到档案局，由档案局的同志们进行分类、整理、编目。市直单位根据档案人员业务熟练程度的异同，推荐三种整理方式：熟悉档案整理业务的可自行整理；业务不熟或没时间整理的，送到南阳市档案保护技术服务中心进行整理(多数采取这种方式)；业务不熟想边学边整理的，带其到保护中心整理现场实地参观。集中整理，为归档文件整理提供了技术保障。立档单位把整理好的档案、目录(包括电子目录)带回单位后可直接上架。年年如此，避免了归档文件整理间断、累积和不规范现象的出现，为以后档案顺利进馆奠定了良好的基础。
　　2.2　以“三结合”统筹工作，即把业务指导、执法检查、人员培训三项工作相结合，相互促进，相得益彰。具体包括两个方面：一是业务指导与执法检查相互结合、相互促进。根据工作需要，大家采取“走出去、请进来”或两者相结合的办法开展归档文件整理指导工作。到档案室检查时，以业务指导科和法规科人员为主，从局(馆)其他科室挑选业务能力强的人员组成检查、指导小组，深入各单位具体指导归档文件整理工作、全面检查档案工作。对于发现的问题及时进行纠正，或下发整改通知书，进行复检。业务指导与执法检查相互促进。二是业务指导与业务培训相互结合、相得益彰，针对档案管理人员多为兼职，人员变动频繁的问题，市档案局在每次归档文件整理工作结束后，有针对性地进行培训，就档案整理工作中常出现的问题与整理档案的基本方法现场讲解，强调了各类统计表、名册和述职报告、领导讲话等账外文件的收集，并就保管期限的划分、文件的分类排列等进行统一的讲解。同时，对电子文件的收集、合格证的发放等事项进行简要的介绍，提出要求，业务指导人员现场解答疑问。文件收集齐全的，各单位档案管理人员根据所讲内容，结合本单位工作实际进行初步分类，经业务指导人员严格把关，在保管期限划分准确的前提下才能进行进一步的编目加工；文件收集不齐的继续收集，收集齐后再进行分类指导。西峡县档案局向各单位发出了《关于做好档案收集工作的一封信》，还在“网易”上开通了“西峡县档案局业务博客”。既指导了工作，又普及了业务知识。
　　
　　3、第三部曲：以登记造册澄清底子，以发合格证控制质量
　　
　　3.1　以登记造册澄清底子。即对指导的每一个单位逐一登记造册，填写单位名称、档案员姓名及电话、分类方案、业务指导人员、年度档案数量及合格证发放时间、文件材料归档范围及保管期限表审批时间等项目，全面掌握各单位档案管理和档案人员的基本情况。既方便与档案人员的联系，又明确了业务指导人员的责任，还统计出了市直单位年度文书档案归档数量，哪些单位按时来或没有接受指导，便于督促。
　　3.2　以发合格证控制质量。合格证项目有：编号，全宗名称，档案种类、年度，永久、定期(长期、短期)，档案数量。分档案质量合格证(存根)和档案质量合格证两部分。发放合格证时严格把关，把文件是否完整(有无底稿、发文签、收文签)、文件材料收集是否齐全、保管期限划分是否正确、分类是否准确合理、排列是否有序以及归档章、备考表等各项内容填写是否完整、正确等内容作为合格与否的主要依据，认真核查，不合格的整改合格后再发合格证；同时，把有没有合格证作为档案质量合格和评先的依据，对不按时整理或没领取合格证的单位进行通报。
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