归档文件整理精细还是简约

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　　桑榆晚：为了顺利完成我们专业承担的档案整理项目，我们成立了一个专家组，成员由三类人员组成：学院派(专业教师)、督导派(档案局专司业务指导人员)和实践派(长期在一线从事档案管理富有经验的档案人员)。我们在讨论归档文件的整理时，发生了关于精细与简约的激烈争论。所谓“精细整理”，是指在同一个全宗、同一保管期限、同一年度和同一个机构内，要比较详细地按照归档文件的主题(或者说事由)划分类别，将相同主题的文件尽量归为一类，以保持文件之问的有机联系；简约整理，就是在同一个机构和同一个保管期限内，基本按照文件形成的时间顺序，进行装盒和编写件号，没有必要再按照主题做大的调整。坚持精细整理的人员的理由主要有三：其一，只有比较详细地按照主题(事由)划分，才能够保持文件之间的有机联系；其二，同一个事由的文件应该排列在一起；其三，将同一个事由(主题)的文件相对集中(比如放在同一个盒或相连的几个盒中)，更方便于今后的利用和更加有效地记录历史。坚持简约整理的人员的理由也主要有三：其一，简约省事，可以最大限度地减轻工作量；其二，便于推行，搞得过于复杂，会给兼职档案员增加过多的工作量，况且他们也难以胜任；其三，简约整理为各个部门的兼职档案员带来了极大的方便，文件的收发只要按照档案部门给定的盒内文件目录应该著录的项目登记，归档的时候连文件带目录移交给档案室便万事大吉。归档文件的整理究竟是精细好还是简约好呢?
　　梁惠卿：精细整理与简约整理看似一对矛盾，但具体到现实工作中不能一概而论。首先，在整理工作时对精细与简约操作程度的把握，过犹不及与差点火候都不能达到档案整理的目的。其次，对不同的档案也要根据具体情况，分别采取精细整理与简约整理不同的处理手段。在工作中，精细整理与简约整理是统一的，没有必要把它们截然地分开。最后，不管精细整理还是简约整理都要有个整理的标准。同时，整理时要基本维持这一标准的连续性。
　　沧海一粟：关于归档文件的整理，究竟应该精细还是应该简约，我想不能搞一刀切，应该具体问题具体分析。一般来说，一些较大单位的内部职能机构各自形成的文件比较多，如果采取简约整理容易割裂文件之间的联系，宜采用精细整理；而一些较小单位的内部职能机构各自形成的文件比较少，如果采取精细整理就有点“杀鸡用牛刀”的味道了。
　　秋苇：归档文件整理，太简约不能突出文件之间存在的联系和规律，不便于利用；太精细又违背了《归档文件整理规则》改革的目的，只能二者结合和兼顾。
　　迷途老马：精细整理还是简约整理，应该视各单位的具体情况而定。比如党委、政府机关和一些大的政府职能部门，一年形成的文件有上千份到几千份，不光量大，而且类目很多。同一年度、同一保管期限、同一类目(或者同一机构)、同一作者下的文件就有几百份，这种情况，就必须精细整理。如果简约整理的话会很杂乱，日后不便于检索和利用，事实也确实如此。再比如，那些民主党派、群团组织和一些小的单位，一年的文件就几十份，最多有百十份，这种情况，很显然用简约整理比较合适，在同一年度、同一保管期限、同一类目(或者同一机构)下，按时间顺序排列整理就很好，这样既方便，也便于检索和利用。
　　孟记存：归档文件整理，不论是简约整理还是精细整理，我认为都应该保持一定的稳定性和连续性。绝不能一会儿简约整理，一会儿又精细整理；这个档案员采取简约整理方法，换个档案员又采取精细整理方法，这样整理出的文件必然乱七八糟，不便于利用。
　　宁静：精细整理与简约整理都要适度才行，总是要考虑到档案检索利用的快捷、便利，整理太简约，必定会影响到档案的多角度检索。最好是精细管理，整理稍简约。
　　80新手：归档文件整理，太精、太简都会给我们的工作造成不必要的问题。据我了解，有些大的单位，文件形成得比较多，档案工作人员每年要拿出几个月时间用于归档文件整理；往往上年度的归档文件刚刚整理完毕，下一个年度的归档文件整理任务又接踵而至。而现实情况是，机关专职档案人员的配备往往得不到保障，尤其是基层单位负责档案工作的常常是兼职人员，归档文件整理工作的质量往往得不到保证。各单位应根据实际情况，找到适合自己的方法。
　　味道：从利用角度来看，还是应该以精细整理为好。国家制定档案保管期限表等规则的初衷，也是力求精细的原则。当然希望是美好的，如果每个单位都能做到档案每年一整或者有一名专职档案员，工作做好是不难的；但实际情况并非如此，我所接触的大部分单位都没有专职档案员，都是兼职的，让他们任何一个人，花大量的时间去精细地整理档案都是不现实的。不过，我在指导或者帮助别的单位整理档案的时候，都要求尽可能地按照事由原则排列。
　　追梦人：我认为，归档文件精细整理和简约整理是有机的结合与统一，要根据各单位的情况，结合工作实际来确定具体的整理方法。对县级的基层档案室来说，兼职的档案人员居多，用简约整理的方法比较好，因其简明扼要，一看就懂，整理起来比较省劲，利用也比较方便，每年的工作任务会很快地完成。如果用精细的方法整理，也许越整越糊涂，可能最后放那里就不整了。当然，较大的单位，部门和业务比较多，每年形成、来往的文件数量很大，应该精细地整理归档文件，不然会给日后的利用带来很大不便。
　　另郁：近年来，随着机关办公自动化进程的加快，计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索方式，为归档文件整理的改革提供了机遇。随着机构改革的全面实施，机关人员编制普遍减少和归档文件整理任务繁重之间的矛盾越来越突出，“简化整理、深化检索”已成为机关档案工作人员普遍的呼声。“简化整理、深化检索”是客观形势发展的需要，也是实现档案管理现代化的必然要求。
　　zhaovu828：“简化整理、深化检索”是大势所趋。在电脑应用如此普及的今天，精细整理太过浪费，只要我们在文件目录中充分体现所有检索点，就能通过关键词检索把所有相关的文件全部列出来，何必再按事由人为地组织一遍呢?对电脑关键时刻“掉链子”的顾虑，我想完全没有必要。我们只要做好数据备份，在软硬件方面下足工夫，就能保障数据安全。
　　10ngzhengyi：精细有精细的好，简约也有简约的好。各取其长，因地制宜，大家好才是真的好!有些档案，本身价值不大，即使精细整理，也不能提升多大的价值；有些档案，内容繁杂，简约整理反而增加后期检索利用的难度。精细与简约是一对矛盾，也是对立统一的，在归档实践中都是不可或缺的。随着档案资料越来越规范和先进技术的应用，需要精细整理的档案会越来越少，档案部门由保管档案到追求经济效益和社会效益的转变，更加注重档案的后期利用，选择“简化整理、深化检索”之路也就很自然了。 　　zzja050406220：精细整理在过去的一定时期内，发挥了保证机关工作顺利进行、提高机关工作效率、维护档案的完整与完全等方面的作用，但在目前的形势下，我们应该推行简约化整理，加深检索，更快捷更方便地满足社会对档案信息的需求和利用。
　　成长中的小树：从整理者的角度来说，似乎是越简约越好，因为越简约越省时、省力，越简约越能提高整理效率；从利用者的角度来说，似乎是越方便利用越好，不管是简约整理还是精细整理，一般而言，整理得越精细越方便利用，因而对利用者来说整理似乎应该越精细越好；从提供者的角度来说，似乎是越方便提供利用越好，也应该是越精细越好。归档文件整理的最终目的是为了方便查找利用，无论是简约整理也好，还是精细整理也罢，都应该围绕方便查找利用来进行，切不可本末倒置，走上为整理而整理的歧途。
　　白粒园：希望档案整理能有一套先进的、科学的理念和与之相配套的新型、高端的工具，从而让我们档案人员轻松、高效率地完成这项工作。无论是简约还是精细，拥有了新理念、新工具，再精细的工作也很简约。
　　guodongsheng：我觉得档案整理的精细与简约之法都好用，关键是看整理单元的情况，整理单元决定整理方法。第一，要看整理单元文件材料的多少；第二，要看文件材料类别的多少。一个单位一年的文书文件材料很少，精细也好，简约也好，整齐有序就好。如果一单位文书文件材料同一保管期限的只够整理一个保管单位，无论一卷还是一盒，打开卷内目录便一目了然。只要保管单位内文件材料整齐有规可循就好，精细、简约是无所谓的。如果一整理单元文件材料很多，就应该注重分类。这时用精细分类还是用简约分类，应视整理单元问题、地域、责任者(含通讯者)的复杂程度而定。问题、问题层次单一，地域、责任者单一，使用简约；反之，则使用精细。
　　我运动：我比较赞同简约整理。《归档文件整理规则》的实施，是我国档案整理工作中的一次变革，其主要目的就在于简化整理、深化检索，其实行前提是电脑在档案工作中的普遍应用，其最大好处就是利于档案工作者的实际操作。
　　桑榆晚：我比较倾向于简约整理，理由主要有四：其一，做任何事情其实都是考虑成本的，档案的整理也是如此，精细整理会增加档案室和文件形成机关的劳动量，带来的好处(主要指利用)却微乎其微；其二，整理只是手段，利用才是目的，如果精细和简约对利用没有太大的影响的时候，显然我们应该选择简单的手段；其三，档案整理不是绘画绣花，想使它成为艺术品，无论多么麻烦都无怨无悔，实无必要；其四，与以往相比，整理和保管在很大程度上可以由计算机承担，档案人员应该投入更多的精力搞档案信息的深层加工，没有必要把精力都花到精细整理上。
　　(摘自《档案界》网站)
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