浅谈企业信息化建设――办公自动化

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　　摘要：开发企业办公自动化管理系统,实现办公自动化及网站的动态管理，使得对企业信息的管理更加及时、高效地提高了工作效率，同时对系统的开发原理、系统的功能特点和设计方案进行了介绍。
　　关键词：办公自动化 企业管理 系统
　　
　　0 引言
　　企业信息化建设是指企业应用先进的科学管理方法和现代信息技术，以信息资源为主要对象，采用系统集成的手段，对企业管理的架构与机制进行全面整合，使企业生产管理业务流程得以规范和优化，实现提升企业核心竞争力，达到提高企业经济效益和管理水平为目标的全过程。
　　1 系统建设目标
　　企业信息化建设需整合资源，完善企业管理，大力开拓市场。加快企业信息化建设步伐，提高企业运作的信息化水平，全面构建和规范企业信息化办公环境，为实现企业战略目标和工作任务提供助力，是企业信息化建设工作的总目标。
　　①实现网上协同办公，实现公文收发管理、文件报送、分发等多种对内、对外服务功能和办公业务的自动化，实现无纸化办公。
　　②建设一套高效的信息沟通平台和信息交流与共享机制，采集和积累各类信息资源并实现共享，使单位各部门及分支机构的通信和信息交流快捷畅通，为领导督办、辅助决策提供最大限度的支持。
　　③规范行政办公和审批流程，使单位各部门及分支机构的办公业务和管理规范化、合理化、高效化。
　　④遵循先进性、实用性、安全性、开放性与标准化等原则，保证系统建设、维护、使用的低成本、可靠性、安全性、易于维护和易于使用，从而最大程度地发挥OA系统的作用，为全员信息化建设和应用的持续发展打好基础。
　　2 系统建设原则
　　在系统建设的过程中，应该遵循如下原则:规范性原则、可靠性原则、易操作性原则、扩展性原则及易维护性原则。除此之外，系统还应具有人性化的后台管理平台，提供易用的网站栏目内容维护、用户权限管理等功能。
　　3 建设目的
　　基于无纸化办公建设、整合资源、提高办公效率等工作要求，以先进的计算机和通信技术为主要手段，以实现企业关键办公应用为导向，搭建一个覆盖单位各部门及各分支机构的协同办公平台及软件系统，实现办公自动化、协同化、网络化和信息共享化。
　　4 系统设计总体与通用技术要求
　　主要为模块化设计、开放性设计、安全性设计等及多层体系架构设计等要求以及通用技术要求包括软件和硬件部分的要求与原则。
　　软件部分：
　　①系统架构应采用表现层、业务逻辑层、数据层等的三层或多层分离结构基础上的Browser/Server模式。
　　②系统架构中各层应采用成熟的、符合技术标准服务器、中间件、数据库产品。其中建议操作系统采用Window Server2003或linix以上、数据库采用SQLServer2005或Oracle 9i以上。
　　③系统应保证Window XP客户端的正常使用，浏览器建议采用IE6.0及以上版本。
　　④系统应提供基于XML的数据交换接口，支持与第三方软件的应用集成。系统应对数据和应用的安全性作充分考虑，并提供较完善的数据加密及鉴权机制或接口以及日志跟踪与分析功能。
　　⑤系统应提供符合中文使用习惯的操作界面，所有与用户相关的信息都必须用中文显示，要具有多语言版本扩展能力，符合服务对象多种国籍需要。
　　5 系统平台及体系架构要求
　　整个系统采用B/S结构、基于平台化的分布式处理技术进行系统架构设计和系统开发；支持三/多层构架，表示层、业务层、数据库访问层分开；数据库采用关系型数据库，支持消息服务；考虑到OA系统基本功能实现，以后会根据需要不断增加新的功能，要求系统采用组件或者说模块化开发的技术，提供开放的标准接口，使后续的开发的功能很容易地集成进来，保证系统的可扩展性。
　　整个系统要求采用标准J2EE结构，由JAVA语言开发，系统配置由XML技术完成；数据库采用关系型数据库，同时支持多种数据库，系统通过JDBC服务连接数据库，并使用连接池提高系统性能；通信协议采用HTTP、TCP/IP。
　　6 系统功能要求
　　6.1 协同工作
　　协同工作是单位内部员工间的协同工作平台(包括异地分支机构协同)，支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载以及附件加载，协同数据转入邮件协同，应该能够完成自建流程、调用模板流程、自建个人模板、调用格式、上传附件、调用统计表单等，以完成单位办公中的资料传递、审批、请示、报告、汇报、工作沟通等工作内容。
　　6.2 发文管理
　　发文管理主要用于内部发文(如向各部门及下属单位发通知、通告通报，也可发往具体的部门或个人，各项规章制度也可形成内部发文)，也可用于对外的发文(如对上级主管部门的请示、报告、对平级单位的通知、通告、对下级单位的指示、批复等）。发文管理主要完成发文所涉及的一系列操作：处室拟稿、领导审核、核稿、领导签发、文书印发等，实现发文管理的全过程，包括从拟稿到红头文件下发的一个完整流程的控制，也包括一般公文的传递。
　　6.3 收文管理
　　实现收文管理的全过程，包括电子文件的处理和纸质文件的扫描处理。收文管理主要是接收外部(上级单位)来的文件、传真、资料等，登记后可安排领导或有关人员传阅(顺序或同时)，一般情况下，不能也没有必要修改来文内容，但可以做批示或圈阅。收文管理模块实现公文登记、拟办、转发、处室拟办、领导阅办、归档、相关单位查询公文等功能、要求。
　　6.4 公文查阅
　　可以在办公自动化系统中实现公文的直接查找和浏览。
　　6.5 项目管理
　　管理项目作为OA的一个组成部分，工程项目管理是中电企业重点工作之一，领导和员工、客户和管理人员的沟通和信息的及时传递等，会直接影响项目管理质量好坏，所以管理好一个项目，就要求项目的必要信息：时间、人员配置、机具配置、文件档案、计划进程、相关会议都是相互联系的。
　　项目管理中要包括：项目人员组织、计划需求、工期进程、事件记录、报表等。对于项目权限进行设定，项目查看的权限完全和各个信息本身的权限相同，项目文档在文档管理中生成项目文件夹，新建立的项目在项目文件夹的对应子目录，通过预归档和归档来存储。可以通过协同邮件、在线消息等方式直接与关联的人员项目进行沟通。
　　6.6 合同管理。
　　合同管理是工程项目以及商务等管理的核心，合同审批和管理是每个企事业单位的重要工作之一，每个合同的签订都需要经过相关职能部门的审核，这个过程往往要花费较长的时间，但随着软件技术的不断发展和进步，通过网上协同审批和管理来提高工作效率、节约成本、增强顾客满意度已成为现实。
　　6.7 工作日志。
　　记录用户操作，即工作内容，并允许用户查阅近期工作情况。
　　6.8 会务管理。
　　实现会议申报、审批、安排、通知、记录、查询等的综合管理功能。会务管理主要包括会议管理和会议室管理两部分。用户可以通过会议室管理查看所有会议室的占用情况，预定会议拟召开期间可用的会议室，确保会议室资源的合理、充分使用。
　　6.9 人事管理
　　提供企业的人事档案管理，具体包括：a档案管理：提供人事基础资料、联系资料、学习经历、工作经历的信息记录等。b业务管理：转正、入职、离职、调职等变动信息的记录，并提供相关信息转发协同。c自定义信息：自定义人事档案扩展信息，自定义人事枚举数据。d人事查询统计：进行人员花名册的查询和相关信息的统计查询。
　　6.10 系统管理
　　对使用单位、部门、人员、岗位以及流程、栏目等内容灵活定义，通过一定的配置就可以实现系统的适应性，保证系统维护的简易性，应用程序及接口的一致性。
　　7 结束语
　　从以上叙述可以看出，为企业建立一个功能完善的自动化信息系统并非是一件简单的事情，办公自动化信息系统是一个系统工程，从建设初期就应走标准化建设思路，从政策上和业务上保证与国家大政方针相符，从信息化建设思路上符合电子政务等相关规划。此外还要充分考虑到信息系统安全和建立一套完善的培训体系，从管理维护和普通应用2个层次，从支撑平台和办公自动化系统本身两个方面进行全面培训。

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