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牡丹区档案管理的现状\问题及对策

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  摘 要:随着社会经济的快速发展,档案管理工作出现了新问题、新问题,不能适应形势发展的要求,档案管理工作有待进一步加强。本文对牡丹区档案管理工作现状、存在问题进行了分析,并在此基础上提出了几点对策。
  关键词:档案管理;现状;对策
  
  近年来,牡丹区档案管理工作以服务于企业、服务于职工,服务于经济建设为中心,树立整体和大局观念,牢牢抓住档案集中管理、档案基金管理、档案利用及规范化整理等各项工作,加强自自队伍建设,积极扎实地开展工作,顺利地通过了省、市、区档案管理部门达标验收工作,职工档案获得了省一级档案管理先进荣誉。然而,部分企业职工档案资料收集不规范,职工合法权益得不到保障的问题依然存在。本文拟根据牡丹区档案管理工作的实际情况提出一些看法,供同行参考。
  
  一、现状
  
  近年来,牡丹区档案局对全区职工档案实行了集中管理,现已纳入档案科管理的职工档案达2万多份、10万多农民参保的农保档案和会计档案。按照分类、编排、打印、装订的档案整理程序,对2万多份职工档案进行了规化整理,整理后的档案焕然一新,实现了脱胎换骨的变化。
  (一)硬件建设。为切实做好职工档案管理工作,牡丹区投资80多万元对档案室进行了装修,并购置了高档的档案密集架,档案室安装了空调、除湿机、消防器材等设备,并配备了微机、复印、打印、扫描一体机等现代化设备,为档案管理奠定了基础。为做好档案利用工作,我们开发了职工档案管理软件,把职工的基本情况输入了微机,建立了档案目录数据库,实现了计算机检索,提高了档案利用率。案卷质量是档案工作的基石,其质量之高低,决定着一个单位档案管理的真实面貌,为此我们在局党组的领导下,投入大量资金,按照档案整理程序,对职工档案进行了规范化整理。为确保档案整理质量,我们坚持高标准,做到“一步到位、步步到位”。从各系统抽调工作细心、办事认真的同志参加整档,我们还建立了整档责任制,每卷档案的拆卷、分类、编号、抄写目录、装订各道工序都固定专人负责。由于工作责任明确,大家认真负责,整档秩序忙而不乱,整理后的案卷实现了脱胎换骨的变化。档案管理工作初步实现了规范化、现代化。
  (二)软件建设。一是建立健全档案管理制度。为做好档案管理工作,制定了《档案管理人员守则》、《档案查、借阅制度》、《档案保密制度》等十项制度,并制作了上墙版面,使档案管理工作有章可循。二是绷紧安全弦,确保档案安全。重点采取一下措施,①加强领导,落实岗位责任制,并把安全教育贯穿整个工作始终。②按安全工作重点从事后处理转到事前防范上来,在定期做好库房自查的基础上,对重点部位和可能存在隐患的部位进行重点检查,堵塞危及档案安全的漏洞,防止危害档案安全事故的发生。③确保档案利用的安全。我们建立了档案查、借阅人员记录,要求专人办理档案查、借阅手续,并跟踪服务,确保了档案利用的安全。
  
  二、问题
  
  (一)现行档案管理体制跟不上时代发展水平。职工档案是劳动和社会保障工作的基础,是职工个人维护合法权益、政府有关部门落实政策的法律凭证,是现代企业制度下职工享受各项劳动待遇、记录参加社会保障情况的重要凭证。在新的形势下职工档案的内容已不单是侧重职工政治历史情况、工资晋级等形成的材料,而是侧重于养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、公积金、住房补贴的缴费和发放,签定、解除劳动合同等形成的材料。现有企业职工档案多为分散管理、多头管理,有的在企业主管部门管理,有的在企业管理,没有实行集中统一管理,资源整合。地方政府行政管理部门及企业专业主管部门对所辖企业的在职人员、失业人员、再就业人员没有一份清晰、准确的统计或人员名单。现代企业制度下职工档案管理没有统一的要求和模式,这种管理方式给企业的职工基础管理工作带来许多麻烦,也不利于维护职工个人利益和建设科学、规范的劳动力市场。
  (二)职工档案管理工作制度不完善。部分单位以追求利润为目的,普遍存在档案意识淡薄的情况。个别领导把精力和资金主要投向生产经营和产品销售上,认为档案工作不重要,甚至片面地认为企业与员工是雇佣关系,没必要把太多的精力用在人事档案管理上,导致对档案基础工作投入不够,造成了档案工作处于被动应付局面,难以高质量地完成。加之现在还有很多企业的人事档案管理仍停留在经验管理和手工管理阶段,这种方式严重制约了人事档案功能的发挥,越来越不能满足现实工作的需要。
  (三)部分企业职工档案管理不规范,利用率低。一是企业职工档案内容简单雷同,个人材料分散。企业职工档案材料只记录员工的姓名、年龄、性别等基本信息,这种简单的企业人事档案内容不仅不能为选人、用人提供参考,进而影响到人员的正常晋升与轮换,失去了真正意义上的参考价值。二是档案转递不及时,操作程序不规范。例如,有的人早已跳槽,但其人事档案还未按规定转递到新单位;有的企业违反规定,把人事档案当作普通邮件寄送,不作机要转递,这就容易造成档案丢失;还有的企业在人事档案转递过程中,不填写转递单,不经密封,就随意将档案交给本人自带,致使篡改、丢失档案的现象时有发生。三是有人利用档案管理的漏洞,制造虚假材料。例如,将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现,使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。
  (四)部分档案管理人员素质有待提高。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作,需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。而目前企业的档案管理人员大多素质较低,文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要。有些人员责任心不强,造成企业职工档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份档案材料,致使有的档案错漏百出,给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄与身份证不一致,前后出现多个参加工作时间,个人经历前后记录不完整等。
  
  三、对策
  
  (一)依法治档,加大对职工档案的管理力度。档案行政部门要突出抓好对企业依法治档的严肃性和规范性,力求在档案法制建设上有新的进展。依法治档是促进企业职工档案全面、规范的根本保证。地方档案行政部门要行使行政执法能力,提早介入企业职工档案的规范化管理进程,完善档案执法监督机制,推进依法治档水平。要加大对企业档案法规的宣传教育,着重提高全社会特别是各级企业领导层的档案法制意识,在企业职工建档问题上,地方档案行政部门一定要按照《档案法》的要求,严格标准,严格执法,严格监督,不当老好人,不去应付或有差不多就行的意识,更不能把《档案法》当作一种软法去执行。
  (二)建立与社会经济发展相适应的现代职工管理体制。管理方式应适应企业发展和劳动力市场发展需要,企业职工档案由现在的多级分散管理要逐步过渡为集中统一管理,有条件的企业独立管理职工档案,条件不具备的企业可以让地方劳动人事服务中心代为管理。养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险等档案也可以由地方劳动人事服务中心代为管理,这样既能有效地保障了职工的个人利益,方便了企业对职工或职工档案的管理,避免不利于职工档案保管和利用等现象的发生,积极发挥劳动保障部门的服务职能,提高了办事效率。
  (三)加强自身队伍建设,提高依法办事的观念。政治强、业务精、作风正的档案管理队伍,是做好档案工作的保证。档案工作事关大局,是一项政策性很强的工作,工作人员的政治素质是做好档案工作的基础。为此,在平时的工作中,我们自觉学习《档案法》等有关法律、法规,做到学法、懂法、用法、守法,增强法律意识,严格依法办事,提高依法行政的能力和水平。把学习和实际工作结合起来,学用相长,局大会贯通,全面提高政治素质和业务素质,使从或为驾驭本职工作的行家里手,为切实做好档案工作奠定了坚实的基础。
  (四)加大宣传力度,为档案管理制造良好的环境。档案宣传是档案事业建设的一项重要内容。实践告诉我们,只有加强档案宣传,社会档案意识,档案法制观念才能得到提高。为此,我们在开展本职工作的同时,围绕业务工作开展形式多样 宣传活动,如《牡丹区职工档案实现微机化管理》、《在劳动档案管理部门开展消防安全技能训练》等文章先后在市、区等新闻单位进行报道。
  (五)实现档案规范化管理,确保企业职员的合法权益得到保障。为了地方经济发展,为了企业职工档案规范化的管理,笔者建议地方档案行政部门、劳动人事保障部门应从实际出发,是否联合制定一个企业职工档案管理的规定或实施意见,不论企业规模的大小,都必须建立统一、标准和规范的职工档案管理体系,有条件的企业可以进行档案信息化的管理。每年要定期对辖属企业进行一次严格的职工档案执法抽查,对职工档案达不到要求的,要根据《档案法》的要求进行相应的经济处罚。必须做到不手软,不走过场,以法办事。
  
  参考文献:
  [1]王英玮.专门档案管理.中国人民大学出版社,2004:P84.
  [2] 《国家档案局办公室关于人事档案丢失诉讼有关问题的答复》(档办〔2006〕54号).

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