关于机关档案管理工作的探讨

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　　[摘要]档案具有较好的保存价值，其是记录社会活动过程中的各种文字、图表、音像等相关资料。而机关档案多是以执行代议机关制定的法律和决定及管理国家内政、外交及军事等方面的行政事务文件等，这些档案作为一种信息资源，在机关事务活动中具有不可替代的重要作用，具有极为重要的应用价值。文中分析了当前机关档案管理工作中存在的问题，并进一步对改进机关档案管理工作的具体策略进行了阐述。
　　[关键词]机关；档案管理；组织建设；制度建设；信息化
　　一、 当前机关档案管理工作存在的问题
　　（一）人才队伍建设滞后
　　在当前我国档案管理人员培养工作中，高校档案管理专业设置的时间较短，这就导致专业的档案管理人才相对数量较少，从而导致人才供给受到一定的限制。同时在当前机关单位中，档案管理人员多没有经过专业的档案知识学习，缺乏专业背景，这就导致档案管理人员在具体工作过程中，由于理论知识及实践技能较少，再加之制定相应的培训及再教育机制，这就导致机关档案管理队伍整体素质较低，专业能力不高，而且结构组成缺乏科学性。另外在机关单位中，对于档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，这就导致档案部门经费较少，这对于档案管理专业人才的配置和培养也带来了较大的制约作用。
　　（二）缺乏完善的规章制度
　　目前很大一部分机关档案管理工作都处于粗放式的管理模式下，不仅相应的管理制度缺失，而且岗位职责及规章制度都不完善，这就导致档案资料在归档时往往审查不严格，材料不完整及缺乏认真性，造假现象较为常见，使档案的真实性和完整性受到较大的影响。
　　（三）管理模式相对落后，信息化水平较低
　　目前大多数机关单位在档案管理工作还沿用传统的管理模式，机关档案多以纸质为主，档案信息化水平相对较低。虽然纸质档案曾经起到了重要凭证和记录的作用，但在当前信息化时代，纸质档案由于存在重复利用、归档工作量大及保管苛刻等诸多弊端，被数字化和电子档案取代已成为必然的趋势。
　　二、改进机关档案管理工作的具体策略
　　（一）加强组织建设，打造机关档案管理专业队伍
　　随着时代的快速发展，传统的机关档案管理模式越来越无法适应当前社会发展的需求，这就对档案档案管理工作提出了更高的要求，需要具有高素质的人地来管理机关档案。所以作为当前新时期的机关档案管理工作人员，必然努力提高自身的综合素质，与时俱进，能够与当前机关事业发展要求相适应。档案工作作为一项具有较强技术性及专业性的工作，工作中任何一个环节对理论和技术都具有较高的要求，所以当前机关单位在录用档案管理人员时，需要选择具有专业档案背景的专业人才，这些人员由于经过专业化的档案理论和实践知识学习，能够更好的胜任档案管理工作，有利档案管理质量的提升。另外，还要加强对现有档案工作人员的培训和继续教育，确保档案管理人员能够在学习过程中加快理念的转变，更好的对自身知识结构进行更新，掌握现代化的档案管理方法和手段，从而确保机关档案管理整体水平的提升。
　　（二）完善制度建设，强化制度执行实效
　　新的历史条件下，机关档案管理工作欲寻求自身的突破，实现科学可持续发展，必须坚持用制度管人管事，没有制度就无所谓管理，建立健全各项机关档案管理规章制度，是实现机关档案管理工作科学化和规范化的题中之义。首先，完善机关档案管理责任制度，落实岗位职责分工，切实扭转机关档案管理工作人员责任心不强，失职、渎职行为，强化档案材料收集管理和及时移交归档的力度。其次，完善竞争上岗制度，选拔专业人才，充实机关档案管理工作岗位，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。第三，完善机关档案管理经费支付预算制度，保障档案管理耗材供给，保证教育培训经费，从硬件和软件两个方面不断提升档案管理的现代化水平和服务质量。
　　（三）创新管理模式，提高机关档案信息化水平
　　信息技术的飞越发展带来了传统生产方式、生产模式的巨大变革，传统的档案管理模式与档案管理平台已不能满足社会的发展和时代的需要。积极运用现代科技文明的成果，创新档案数字化管理手段，提高机关档案管理信息化水平，是实现机关档案管理工作可持续发展的必由之路，也是提高其服务质量和效率的重要途径。
　　（四）拓展管理平台，构建机关档案数据库系统
　　机关档案数据库平台建设是充分利用数字信息技术，进一步提升档案管理水平及推动档案管理向现代化、信息化转型的重要举措。
　　首先，通过档案信息数字化的过程，把档案信息转化为能够为计算机识别的二进制代码，并将这些数字代码统一存储，以文本文件格式、图像文件格式，音频文件格式或视频文件格式转换成数字信息。
　　其次，将已转换的数字信息录入数据库管理平台，进一步转化为机读数据，录入过程需要严格的校对审核，确保数据库存储的数据准确无误并被计算机完全识别。
　　第三，数据库档案业务环节的内部调整
　　（1） 简化整理工作，即采用一系列方法使档案简化有序，从而解决档案的零乱与管理和利用的系统化要求之间的矛盾，便于档案实体管理与查找利用；
　　（2） 深化检索工作，为档案查询者提供高效便捷的信息服务；
　　（3）数据的保管和保护工作，数据库存储载体须配置防尘、除尘，防磁场和电场的设施，并严格防范计算机病毒，确保数据安全。
　　三、结束语
　　目前我国处于信息化时代，这就对机关档案管理工作提出了更高的要求，需要机关档案管理工作在从传统的管理模式中脱离开来，利用现代化的科技成果及管理理念来加强档案管理工作，做到与时俱进，加快推动机关档案管理人才队伍建设，确保机关档案管理工作规范化、制度化和信息化的实现，使其能够与当前信息化社会发展需求更好的适应。
　　参考文献：
　　[1]刘子芳，刘沛江机关档案工作的有效组织与管理[J].档案管理， 2013-05-15 .
　　[2]郭泳雅浅谈如何提高机关档案管理工作水平[J].办公室业务， 2013-09-05.
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