《归档文件整理规则》归档文件整理中的其他常见问题(之八)
作者 : 未知

  在实践中,归档文件整理除前述解读中涉及的内容外,还存在诸如稿本、年度、盒号、目录以及书写要求等常见问题。   组件中的稿本问题
  在组件环节中,存在正本、定稿、历次修改稿、彩色留痕稿的区分,而且这些稿本在纸质文件和电子文件整理中的要求有所差别。因而既需要对这些稿本有正确认知,又要准确把握在不同条件下的整理要求,以更好地指导实践。
  1.稿本的区别
  (1)历次修改稿
  历次修改稿(即所谓草稿,为与《规则》保持一致并便于理解,本文将草稿明确为历次修改稿)是文件撰拟过程中形成的非正式、无执行效力的文稿,比如初稿、讨论稿、征求意见稿、送审稿等。历次修改稿不属于正式公文,不具备现实执行效用,一般情况下不需要归档保存。
  (2)彩色留痕稿
  彩色留痕稿是在办公自动化过程中形成的、集中记录文件处理过程的“花脸稿”。彩色留痕稿保留了文件创建和历次修改的实施人、实施时间和内容,反映了在办公自动化过程中文件的形成过程。
  (3)定稿
  定稿是经领导人审阅或经会议讨论通过的最后完成稿,是缮印正本的依据。草稿经过审核修改签发以后即变成定稿。经过多次修改形成的文件,最后一稿经过签发成为定稿。
  实践中,定稿容易与校对稿、印刷稿产生混淆。校对稿是在制作正式文件过程中用于校对、修正版面错误的文稿,印刷稿是在校对之后印刷出来的、未加盖生效标识的稿本。这两种稿本与定稿的区别就在于其并非经领导人审阅或经会议讨论通过的稿本,因而不能充做定稿。
  简言之,判断是不是定稿,唯一的标准就看这个稿本是不是领导人审阅或经会议讨论通过的那个稿本,如是,则为定稿,反之则不然。
  (4)正本
  正本是根据定稿缮印的、供受文者使用的具有法定效用的正式文本。公文正本一般是具有规范格式和生效标志(发文机关盖章或有关领导人的签署),具有法定的行政效力,即俗称的“红头文件”。
  如果不太熟悉公文结构,正本容易与正文这个概念产生混淆。实际上,正文是与附件相对应的,二者分别是一件公文的主体和附属部分;而正本、定稿、历次修改稿分�e都是一件完整公文,每个稿本可能同时存在正文与附件。
  2.稿本的留存
  (1)在纸质文件材料组件中,一件发文通常包含正本、发文稿纸、定稿三部分,历次修改稿一般不需归档。但是,对于法律法规等重要文件的历次修改稿,或者带有领导人重要批示的稿本,则需要归档保存。如此,一件发文就由正本、发文稿纸、定稿、历次修改稿四部分组成。
  (2)在电子文件组件中,按照《数字档案室建设指南》要求,一件发文通常包含正本、发文稿纸、定稿、彩色留痕稿四部分。彩色留痕稿由于反映公文的形成过程,是维护电子文件真实性的重要手段,在目前条件下具备留存的必要和可能,因而一律要求归档保存。
  (3)近些年,随着计算机辅助办公或者办公自动化的开展,关于定稿的留存出现了一种认识倾向,认为既然定稿一般与正本内容一致(除生效标识外),因此可以基于节约的考虑不再留存定稿。这种看法是错误的,原因有二:一是文件重视结果,档案关注过程。档案通过对过程的记录,能够呈现既往决策过程,为之后借鉴提供更多参考,可以更好的发挥档案的价值。二是定稿是领导人审定签发或会议审议批准的稿本,是正本的来源与依据,也是正本法定效力的重要支撑,可以有效避免不必要的法律风险,因而应当归档保存。
  分类中的年度问题
  在以前的实践中,存在区别形成年度和归档年度的做法,导致同一件档案可能存在两个不同的年度,造成了管理、检索的额外负担和认知困难。《规则》建议尽可能将年度确定为反映文件自然属性的形成年度,而不是在归档中人工赋予的归档年度。如此既可以体现整理的“忠实”原则,让整理工作回归本原,又可化繁为简,明确判断标准。正确把握《规则》分类中的“年度”判断,需要注意以下几种情况:
  1.文件有多个时间特征
  一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。年度一般应以文件签发日期(即落款日期)为准,据以判定文件所属年度。例如,2010年形成的《2011―2015年工作规划》,应归入2010年,2011年形成的《2010年工作总结》,应归入2011年。
  2.跨年度形成的文件
  机关单位的某些具体职能活动,如召开会议、处理案件等等,可能会跨年度形成文件,这样的文件如果组成一个整理单位,比如组成一件,则实践中往往统一在办结年度归档,分类时的年度以办结年度为准。比如,跨2010年、2011两个年度的会议,其形成的文件材料统一在闭幕年,即2011年整理归档,分类时的年度为2011年。
  需要说明的是,对于年度跨度较大的职能活动,或者这项工作每年的文件形成量较大、不及时归档可能会影响到这些文件齐全完整,或者根本不要求这些职能活动档案组成一个整理单位的,则可以将这些文件分散到各个年度内归档。在信息化环境下,为了做到随办随归、方便电子文件管理,也应尽可能按照形成年度归档,以减少在电子文件上附加与文件本身无关且容易产生混淆的信息(归档年度),以简化整理、方便管理。
  3.几份文件为一件
  在整理中,几份文件作为一件时,件的年度应以装订时排在最前面的文件的签发日期(即落款日期)体现的年度为准。具体地说,正本与定稿为一件,以正本为准;正文与附件为一件,以正文为准;转发文与被转发文为一件,以转发文为准;来文与复文为一件,以复文为准。
  4.文件没有标注日期
  此类情况常见于内部文件(白头文件),需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据以确定形成年度。当文件的形成年度确实无法考证时,可以将归档时的年度作为其年度,并在备注项加以说明。

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