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基于BSC的公共档案馆综合评价机制架构

作者:未知

  公共档案馆是由国家和政府建立和管理的,资源由国家和社会全体公民所共有的档案馆,集亲民性、开放性、文化性和服务性于一体。作为面向社会公众的公共服务组织之一,公共档案馆必须在既得的发展成果的基础上继续奋进并加以完善,必须要建构一套合理有效的评价机制,以更好地引起社会各方面的重视,进而赢得社会各界广泛的支持。国家档案局局长李明华在2017年全国档案局馆长会议工作报告中指出将把档案业务评价工作作为提升档案业务规范化水平的重要抓手,而且要作为一个长效机制坚持下去。可见,公共档案馆建立合理有效的评价机制已然势在必行。BSC即平衡计分卡(Balanced Score Card),是常见的绩效考核方式之一,对公共档案馆建构有效的评价机制有着重要的借鉴意义。文章引入平衡记分卡这一绩效管理模式,针对目前我国公共档案馆评价机制普遍不健全的状况,旨在构建一套基于BSC的有效的评价机制。
  一、BSC简述
  BSC这一理念是Robert Kaplan和David Norton在1992年《哈佛商业评点》上发表的《平衡记分卡:业绩衡量与驱动的新方法》(The Balanced Scorecard - Measures That Drive Performance)一文中提出的,在此之前,他们经过了对12家在绩效测评方面居于领先地位的公司为期一年的研究。之后,他们又进一步出版了《The Balanced Scorecard》一书,以此奠定了平衡记分卡模式的基础。
  (一)基本内涵
  BSC以图、卡、表的形式进行组织战略的规划与实施。财务、业务流程、用户、学习与成长是BSC中密不可分的四个维度。平衡记分卡方法要求组织从这四个角度来考评组织绩效,这四方面可分别解读为:1.财务方面,即公共档案馆的财务营运表现如何。2.业务流程方面,即档案工作者必须擅长什么。3.用户方面,即用户是如何看待公共档案馆的。4.学习与成长方面,即公共档案馆是否能够长期维持优势。这四方面相辅相成,相互贯通,共同作用并充实着平衡记分卡这一丰富的理念。
  (二)重要价值
  李明华局长在2017年全国档案局馆长会议中强调,所有评价工作都要突出工作绩效,都要突出过程管理,使评价工作成为真正指导档案业务方向的“指挥棒”与落实档案工作职责的“加压泵”。这是我国公共档案馆在评价机制建构中强调“绩效管理”核心思想的突出体现。BSC体现了过程与结果的双重管控,不仅只是一种战略管理思想,而且是一套战略管理与执行的工具。BSC作為一种绩效管理和绩效考核的工具,其价值理念符合公共档案馆评价机制架构的核心思想,可以在这一评价机制体系建设中发挥充分的作用,展现重要的价值。
  二、基于BSC构建公共档案馆评价机制的意义
  关于公共档案馆评价机制的架构,国外有些国家已经建立并运行了相关的评估工具。比如澳大利亚的Check-up Digital,这是由澳大利亚国家档案馆开发的在线调查评估工具,由澳大利亚政府机构完成,每年对其数字信息能力进行自我评估。Check-up Digital于2014年开始运行,用以支持数字化连续性2020政策。澳大利亚档案馆利用自我评估的结果衡量澳大利亚政府机构数字信息能力发展的成熟程度。反过来,这也有助于为政策的制定提供信息,改善机构的问责制,并为机构提供更好的支持服务。而我国公共档案馆评价机制还不健全,还没有形成完善的机制体系,仍然处于起步探索阶段。因此,建构以BSC为基础的公共档案馆合理有效的评价机制意义重大。
  (一)更趋规范化管理
  BSC从财务、业务流程、用户、学习与成长四个方面全面地总结概括了组织内外部管理的着眼点。公共档案馆基于BSC四方面建立的评价机制可以对其管理过程及结果进行全方位的管控与评估,贯穿档案管理的全过程,这为公共档案馆的发展增添了更加行之有效的准则,促使公共档案馆的管理更趋规范与完善。
  (二)改善公共服务能力
  公共档案馆依据以BSC为基础制定的全面评价机制得出的评估结果是对档案馆内外部反馈的有力呈现。档案部门可以根据评估结果进行系统分析,有针对性地解决管理过程中出现的问题,尤其是社会公众反馈的公共档案馆对外服务过程中存在的问题。基于BSC构建的评价机制的运行有助于公共档案馆更加清晰深刻地认识到问题所在,进而有助于促进服务能力的改善。
  (三)提升社会公信力
  社会组织的组织行为若能符合社会赋予的道德期望和行为规范,就能够赢得社会公信力,从而获得各类社会资助和支持,形成组织发展的良性循环。基于BSC的公共档案馆评价机制的构建是档案馆自身不断完善与发展的表现,有助于拉近档案馆与社会公众的距离,满足档案用户的期望。因此,建立有效的评价机制能够为档案馆赢取社会公信力,扩大社会影响力,从而树立其良好的社会形象。
  三、基于BSC的公共档案馆评价机制架构
  公共档案馆评价机制的建构借鉴BSC模式的基本构架,从财务、业务流程、用户、学习与成长四个角度具体展开,构建公共档案馆评价机制的具体内容。
  (一)财务
  财务方面,即公共档案馆的财务营运表现如何。财务是公共档案馆正常运作的保障,必须重视对财务方面评价指标的构建。具体而言,可以包括资金来源、财务预算、预算执行及财务决算四方面的内容。
  1.资金来源。资金来源即公共档案馆获取资金的渠道。资金来源的评价结果在一定程度上反映着社会公众对公共档案馆的认识水平、社会各界对档案馆的重视支持程度及其社会影响力。一般来说,渠道越广,说明公共档案馆形成的社会影响力越大,且受到的社会重视与支持程度越深。因此,对资金来源的评价可以促使相关人员对公共档案馆的发展有更清晰的定位和更加清楚的认识,促使公共档案馆沿着科学正确的方向发展。
  2.财务预算。财务预算即公共档案馆的整体预算,需要制定合理的财务计划与财务目标。财务预算的评价结果是对公共档案馆是否制定了科学适用的财务预算的反映,也是对档案馆未来一定期限内预计财务状况和经营成果的体现。这能促使公共档案馆的各项工作有条不紊的开展,更具条理性、科学性,进而提升档案工作的整体管理水平。   3.预算执行。预算执行即公共档案馆财务计划的执行情况。预算执行的评价结果可以检测财务资金是否得到合理分配与应用,这可以借助比例公式来进行评价,比如对馆藏基础设施建设的评价,馆藏档案建设资金(含传统与数字档案)/总资金(含档案保护费、设备费和员工工资)=总资金中馆藏档案建设所占用的有效比例。依据比例可以把握公共档案馆经费支出的大方向,一旦其他方面支出比例高出馆藏档案建设支出比例,档案部门就应及时引起重视和反思。因此,预算执行的评价工作对公共档案馆的建设发展非常重要。
  4.财务决算。财务决算即对公共档案馆财务预算执行过程及结果的总结,是财务计划与目标完成情况的反映。档案部门可以通过财务决算的评价结果系统分析财务预算的执行情况,促进公共档案馆财务预算的合理编制,提高财务资金的使用效益。同时,依据财务决算形成的书面报告,为公共档案馆的进一步发展奠定基础。
  (二)业务流程
  业务流程方面,即档案管理者必须擅长什么。业务流程是公共档案馆运行的基础,是档案馆发展的主体部分,因而对业务流程的评价指标的构建相当重要。所谓“三分技术,七分管理”,具体可以从业务管理与技术应用两个角度来进行指标构建。
  1.业务管理。业务管理评价以公共档案馆业务管理为主,包括公共档案馆开展的各项业务的管理水平评估,工作效率评估,各个项目进度评估等。公共档案馆业务管理的评价结果能够反映出档案馆开展业务工作中存在的问题,从而促进档案馆优化资源配置,优化服务内容,提升服务质量。
  2.技术应用。技术发展与应用是公共档案馆建设发展的必要支撑。尤其是在这个技术发展日新月异,新技术层出不穷的时代,各行各业的发展都与技术应用息息相关。公共档案馆的技术应用评价包括档案馆数字化水平评估以及线上服务质量评估等。技术辅助管理能够促使公共档案馆管理水平及业务办理效率的提高。
  (三)用户
  用户方面,即用户是如何看待公共档案馆的。满足用户的档案需求是公共档案馆运行的目的所在,从用户角度构建具体的评价指标是必不可少的,内容可以从用户参与度、用户感知度、服务效果、社会公信力四个方面来展开。
  1.用户参与度。用户参与度评价是对用户参与档案馆活动积极性的评价,体现公共档案馆与用户的互动程度。用户参与度评价是档案用户对档案馆的认知与支持程度的体现,同时也代表着公共档案馆的社会公众人气值。档案用户参与度的评价结果能够反映出档案馆与社会接轨的程度,进而促使公共档案馆提高活动开展的频次,拉进公众与档案馆彼此之间的距离,不断提升档案服务社会化水平。
  2.用户感知度。用户感知价值是档案用户在获取档案信息及知识服务后将实际成本付出与主观收益认知进行权衡后而形成的对所获档案信息及知识服务的综合评价。用户感知度评价实则是档案用户对公共档案馆服务效果的满意度体现。公共档案馆对用户感知度的评价结果反映出档案馆对用户需求的满足程度,能够促使档案人员加深对档案用户需求的了解,有针对性地提供高质量的档案服务,以提高用户的满意度与忠诚度。
  3.服务效果。档案工作者在向公民提供档案服务时,不仅要完成服务程序,还要密切关注公民利用档案之后所取得的效果。服务效果,即档案社会化服务过程中投入成本与产生效益之比,是档案信息服务社会化的成果体现。公共档案馆提供开放式服务所产生的效果及社会经济效益需要客观、公正及科学的评价标准体系来衡量和评估,即档案社会化服务绩效评价。服务效果的评价结果是公共档案馆社会化服务效果的反映,能够促使档案馆对服务过程中存在的问题有清晰明确的认知,进而推动档案服务的优化和服务效果的提升。
  4.社会公信力。社会公信力是档案馆在提供档案社会化服务过程中所产生和形成的社会公众认同和信任的影响能力。社会公信力的评价结果是用户在利用档案、接受档案服务过程中产生的认可度、信任度及满意度的体现,充分体现了公共档案馆的社会影响力,这能够促使社会公众形成对公共档案馆的正确认知,进而赢得广泛的社会支持并树立起良好的社会形象。
  (四)学习与成长
  学习与成长方面,即公共档案馆是否能够长期维持优势。学习与成长是档案馆发展的内在动力,是档案馆持续性发展的重要保证。学习与成长方面评价指标的构建可以从学习型组织、文化功能、员工素质及创新力四方面来开展。
  1.学习型组织。学习型组织,即通过对组织整体学习氛围的培养建立起来的能够充分调动员工的创造性思维且具有持续性学习能力进而创造出高绩效的组织。公共档案馆内部的学习型组织需要建立档案工作者共同的愿景并努力培养组织成员共同认同的价值观。公共档案馆学习型组织的评价结果是其持续性发展能力的体现,促使馆内发展带动整体发展,提升整体发展能力。
  2.文化功能。公共檔案馆是国家公共服务体系中不可或缺的存在,《档案法》中明确规定,中央及县级以上各级各类档案馆是集中管理档案的文化事业机构。公共档案馆内汇集的众多记载国家和民族重要历史文化的档案资源,正是人类社会文化发展历程的重要体现,具有鲜明的文化功能。文化功能的评价结果是对公共档案馆及其馆藏档案文化价值评估结果的体现,能够促使档案人员重视档案馆馆藏档案的文化属性,在彰显馆藏档案文化价值的同时实现档案文化更加深远的传播和利用。
  3.员工素质。员工素质评价即对公共档案馆内部档案人员专业素养及服务素养的评价。档案工作人员是档案工作的主体,其素质的高低在很大程度上影响着公共档案馆的发展,因而在公共档案馆评价机制架构中,对档案员工素质的评价非常重要且不可或缺。员工素质的评价结果是公共档案馆档案人员业务专业性与服务性的体现,是档案人员业务能力的反映,能够促使档案人员有更加深刻地自我认识,促使档案工作者不断地学习与成长。
  4.创新力。创新力是公共档案馆发展过程中的闪光点所在,公共档案馆在发展中持续学习与成长为组织创新能力的提升奠定了基础。将创新力纳入评价体系是公共档案馆评价机制架构不可缺少的重要部分,这同时需要建立相应的激励机制和奖励体系。创新力的评价结果是公共档案馆组织创造活力的展示,有助于激发档案人员的积极性,实现档案工作的创造性转化与创新性发展。
  (作者单位:河北大学管理学院)
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