电子技术在档案信息化建设和管理中的作用

作者:未知

  【摘 要】 本文阐述了电子技术在档案信息化建设与管理中的重要作用,提出了基于电子技术的档案信息化建设与管理策略。应制定电子档案管理制度,加大电子技术研发投入,推动档案资料信息共享,重视网络资源开发利用。
  【关键词】 电子技术;档案信息化;档案资料管理;作用
  所谓电子技术,是指含有电子、数据、磁性、光学、电磁或者类似性能的相关技术,这类技术的应用范围十分广泛,在各行业领域中所发挥出的作用也是非常关键的,而档案信息化建设管理,则正是电子技术的应用领域之一,对于电子技术的应用,也正是档案信息化建设与管理能够顺利实现的关键所在,因此,对于电子技术在档案信息化建设与管理中作用的研究,是具有现实意义的。
  一、电子技术在档案信息化建设与管理中的重要作用
  1、提高档案管理效率
  在档案信息化的建设与管理中,其对于电子信息技术的应用主要依赖于各类电子设备与信息系统,这也就意味着档案管理工作无需再同传统档案管理一样完全依靠人工来完成,无论是档案信息的传输、保存还是档案资料的查询、整理,都可以依靠计算机以及档案管理信息系统来完成。[1]以档案资料查询为例,传统档案管理通常是将纸质的档案资料分门别类,存放在档案室中进行管理,如需查阅档案资料,则要由档案管理人员按照类别进行查找并取出,这一过程不仅需要耗费较长的时间,同时也会大大增加档案管理人员的工作量。而在电子技术的支持下,档案信息可以通过电子档案的形式储存起来,存放在专门的数据库之中,并借助档案信息系统进行管理,一旦需要查阅档案资料,只需操作系统,输入查找档案的编号、名称等关键信息,即可快速完成相关档案资料的查阅,相比于人工查找,其工作效率显然有着极大的提升。因此,电子技术大大提高了档案信息化的管理效率,让档案管理人员从传统的手工编目和查询等方面的工作中解脱出来,对于档案信息化管理具有着非常重要的意义。
  2、加快档案信息化进程
  从目前来看,档案信息化虽然已经成为了档案管理的必然趋势,但档案信息化建设却尚处于初始阶段,无论是各种设备设施的引进与使用,还是在相關行业领域中的推广应用,都存在着诸多不足,这也对档案信息化建设造成了非常严重的阻碍,而电子技术则能够在很大程度上解决这些问题,从而加快档案信息化建设的进程。档案信息化建设的关键在于技术,要想实现档案信息化,就必须要对计算机技术、网络信息技术等各种先进技术进行充分应用,而这些技术都属于电子技术的重要部分,因此,电子技术对于档案信息化建设来说,正是至关重要的技术基础,只要能够掌握电子技术,并将其充分运用到档案管理工作中来,档案信息化建设中的各种问题也都能够得到很好的解决。[2]
  3、高效利用档案信息
  档案管理工作并不仅仅是对档案资料、档案信息的存储与整理,更是为档案信息的利用提供支持,而电子档案的出现,则能够让档案信息得到更好的应用。首先,电子档案并不具备实体,能够以网络作为传播媒介来传递档案信息,在实现资源共享的同时,打破传统档案管理在时间与空间上的局限,甚至还可以供多人同时查找利用同一份电子档案,大大提高了档案利用服务水平。其次,电子档案的储存形式多为光盘、磁盘等,其体积十分小巧,但能够容纳的信息却非常之多,而数据库的存在则解决了档案资料占用空间的问题,这同样能够让档案信息得到更好的利用,进而为档案信息化管理提供支持。
  4、保证档案信息安全
  传统档案管理多为纸质档案资料,在存放时对于环境的要求较高,一旦在温度、空气湿度等方面出现问题,就很可能导致档案资料的损坏,同时纸质档案的查阅、借阅比较麻烦,在数量较多的情况下,同样存在着损坏、遗失的风险。而随着电子信息技术的日渐成熟,电子档案不仅可以存储在计算机或数据库之中,避免档案资料出现损坏,同时还能够通过备份、加密等技术手段来展开电子档案的安全管理,以免出现档案信息丢失等问题,这些对于档案信息安全都是非常重要的。
  二、基于电子技术的档案信息化建设与管理策略
  1、制定电子档案管理制度
  档案管理作为国家档案事业的重要组成部分,虽然在各方面均已制定了明确的管理制度,但随着档案信息化的不断深入,电子技术在档案管理中的应用日趋广泛,档案管理的工作内容已经发生了巨大改变,传统档案管理制度也已经难以适应当前的档案管理工作实际,因此,对于档案管理制度进行创新,制定适用于电子档案的档案管理制度是非常必要的。例如在传统档案管理工作中,档案资料保管制度需要从档案室的管理入手,对室内采取防高温、防水、防潮等相关措施,而在应用电子技术后,纸质档案逐渐被电子档案取代,档案室管理的相关制度措施自然也需要从档案管理制度中删除,并添加计算机管理、档案管理系统操作规范等相关内容。[3]
  2、加大电子技术研发投入
  电子技术为档案信息化建设与管理提供了重要支持,但由于当前电子技术仍存在很多不成熟之处,因此档案管理对于电子技术的应用也同样存在着很多弊端,例如在档案信息的安全上,虽然电子档案在存储期间能够得到有效的保护,然而由于档案信息的传递必须要依靠网络,因此在档案信息传输过程中,仍然存在着信息泄露的风险,尤其是对于一些保密性较强的档案资料来说,一旦被他人所获取,其后果往往比较严重。因此在档案信息化的建设与管理中,必须要对电子技术的相关科研工作给予足够的重视,加大科研资金的投入,推动档案信息安全防护等方面的电子技术能够不断进步,这样才能够为档案信息化提供更为有利的技术支持。
  3、推动档案资料信息共享
  前文中提到,档案管理工作的核心目的并非对档案信息的存储、整理,而是要为档案信息的充分利用提供支持,在传统档案管理模式下,由于纸质档案占用空间较大,无法复制多份,因此很难实现大范围的档案信息共享,极大的限制了档案信息利用效率。而在电子档案出现后,则使得档案信息高效利用的实现成为了现实,只要用户拥有访问档案信息系统的权限,就能够随时随地的查询档案资料,获取其中的档案信息。为此,档案信息化建设与管理必须要充分利用电子档案的这一特点,在不影响部分档案保密性的前提下,建立更多开放的档案信息平台,向社会共享各种档案信息资料,从而使档案信息得到更加广泛的应用。
  4、重视网络资源开发利用
  电子技术的应用虽然扩大了档案信息搜集范围,使更多的网络资源成为了电子档案,但由于当前电子档案的管理尚未得到规范,因此各行业领域通常都不具备统一、权威的档案信息平台,各类电子档案资源也都分别存储于不同平台内,这就给用户对档案资源的查找与利用造成了很大的麻烦。因此,档案信息化的建设与管理仍需要重视对网络资源的开发利用,利用先进的电子信息技术对网络上的各种档案资源进行整合,并进行集成化的电子档案管理,为电子档案的信息利用提供方便。
  总之,在档案信息化已成定局的情况下,电子技术在档案管理工作中的应用不仅是档案事业发展的必然需求,同时也是档案信息化建设与管理的关键所在,具有着非常重要的作用,但要想将这一作用充分发挥出来,则还需要在电子档案管理制度、电子技术研发等方面采取合适的策略。
  【参考文献】
  [1] 张崴,鄢敏.档案信息化发展的必要性和途径[J].办公室业务,2018.23.48.
  [2] 邢贺艳.档案信息化建设与档案管理的几点思路[J].智库时代,2018.48.22-23.
  [3] 洪斌.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑河学刊,2018.06.177-178.
  【作者简介】
  陈俊文(1980.9—)男,广西合浦人,研究方向:档案管理.
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