数字化档案在档案管理工作中的作用

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　　摘 要：档案管理是信息化改革较早涉足的领域，而档案数字化是档案管理信息化改革中较早出现的内容之一。本文主要探讨数字化档案，在档案管理改革过程中的发展背景和早期功能定位，同时也结合当前时代下档案管理工作的发展趋势，重新审视数字化档案在现代化档案管理工作中的作用，希望能够为档案管理工作者提供一下参考。
　　关键词：档案管理 数字化档案 现代功能
　　中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）01-000-01
　　一、数字化档案的发展背景与早期功能
　　传统的档案资料通常为实体化形式存在，而这类实体存储介质的信息承载量有限，会占用较大的现实存储空间，而且也不利于快速查找、歸类和复制。在信息时代下，数字化编码与存储技术的出现有效地解决了传统档案的这些缺点，因此档案管理也成为信息时代各行业信息化改革最早涉及的领域。
　　从早期档案管理信息化改革的角度来看，数字化档案发展支出的具体功能定位主要集中在存储功能层面上，其目的在于解决传统实体存储材料的固有限制，因此早期数字化档案在档案管理工作中的具体作用也依然以存储为主，具体可以分为以下三种：第一，对实体档案进行高密度的存储，数字化存储介质可以替代体积百倍于自身的传统档案，由此提升档案存储机构在档案信息保存量上的增长上限;第二，为实体档案提供有效的备份，用于支持档案损毁后的恢复工作;第三，为档案信息的转移和利用提供更便利的条件，其效率远超出传统档案，这种便利为档案信息价值的开发提供了重要支持。
　　二、现代化档案管理中数字化档案的新型作用
　　在信息化技术高速发展的今天，数字化档案在档案管理工作中的作用早已不再局限于存储层面，而是根据现代化信息技术的发展形成了许多新型作用，拯救档案管理工作而言，其所产生的新型作用主要有以下几个方面：
　　第一，提升档案管理工作的标准化和规范化水平。在传统档案管理工作中，实体档案的录入、归档、日常管理等工作几乎都需要通过人工方式来进行处理，这类处理工作中，人工工作的错误率相对较高，同时答案内容的呈现形式、档案管理的基本流程都很难达成绝对的标准化，这会进一步提升档案信息的失真率。再采用数字化档案后，档案信息的处理方式较为标准，人工工作很少涉及档案内容的录入过程，在标准化的计算机识别与录入过程中，档案信息内容失真的概率大大降低;与此同时，采用数字化档案后档案信息采集、归档和日常管理的人工参与部分也随之减少，软件系统替代人工功能后会促使相应管理过程的规范化。因此，使用数字化档案本身就会促进档案管理工作的标准化和规范化发展，并且这种促进性也会伴随着信息化系统在档案管理工作中的全面应用而逐步深化和完善。
　　第二，提升档案管理工作的整体效率。数字化档案最初只服务于档案管理工作中的存储介质优化和信息形式优化，这不仅仅会直接改变除档案录入和使用形式，还会对档案管理的大多数中间过程产生显著影响。其中最为突出的影响有三个方面，一是促进档案归类的处理效率，数字化档案可以采用计算机系统进行更快速地归档处理，其效率远非人工处理所能达到的;二是提升档案提取的基本效率，数字化档案可以突破时空局限，利用计算机数据库系统和数据库检索技术实现极其快速的档案提取，这也是传统的实体档案所不能实现的;三是提升档案检查、修改和校对的效率，部分机构需要定期对档案信息进行检查、修改、丰富和完善，相应档案信息需要变动，同时档案变动信息也需要进行记录，使用实体答案是此类处理工作通常需要增加新的档案载体，而电子档案可直接同步记录，且档案变更信息的记录也更为详实，这会大幅提升此类档案处理工作的效率。
　　第三，降低档案管理工作的整体成本。传统实体档案管理工作需要较多的人力资源来满足档案管理工作的实际需要，而且实体档案的存储也需要占用较多的现实空间，其存储过程也需要提供较高的安全保障条件，上述三类需求都导致了传统档案管理工作的整体成本偏高，这也使得部分机构对于档案管理工作的支持略有不足。而在使用数字化档案的情况下，档案管理工作对人的需求降到最低，同时也可以摆脱对现实空间的硬性需求，也能消除传统实体档案对多样化安全保障条件的特殊需求，这使得档案管理工作的硬性成本得到有效控制。
　　三、数字化档案对档案管理工作带来的挑战和机遇
　　虽然档案数字化为档案管理工作带来了巨大的变革和发展，但与此同时为档案管理工作带来了新的挑战，具体表现在两个方面：一是数字化档案带来了新的信息安全风险，数字化档案也存在被窃取、篡改和破坏的风险，这需要档案管理机构对数字化档案管理条件下信息化安全防护措施进行完善;二是数字化现在全新的信息化系统中运行才能充分发挥其价值，因此，档案管理机构也需要根据数字化档案的管理和利用需求建立完善的整理信息化系统，这需要相应机构对档案信息化管理的流程进行重新梳理和完善。
　　当然，数字化档案的出现也意味着档案管理信息化发展的开始，当前信息化技术尚处于高速发展，数字化档案未来的还有更多有待挖掘的新作用，这也是，现在把管理工作改革所需把握的要点。例如档案管理不仅仅处理档案保存工作，还需要结合档案归属机构的实际需求，对档案资源进行深入的开发和利用，挖掘档案在重要信息留存以外的其他价值。在大数据技术和人工智能技术高速发展的今天，海量的档案信息可以通过数字化档案之一媒介进行高效的整合与利用，比如企业可以对经营档案信息进行综合性的对比和分析，实现远超出常规财务报表分析的高价值结果。
　　结语
　　总体而言，数字化档案在档案管理工的作用并不是恒定不变的，其会随着档案管理工作的社会环境、信息化技术的总体发展而不断拓展，需要始终关注管理需求和技术改革的发展方向，不断探究数字化档案的新型功能和价值，不断挖掘数字化档案在档案管理中的新功能、新作用，为档案管理技术的不断发展和完善提供更多样化的支持。
　　参考文献
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