基于PDCA理论的高校图书馆阅读推广模式
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关键词：高校图书馆;PDCA;阅读推广
摘 要：文章基于PDCA理论引入全面质量管理理念，把PDCA循环的四个环节作为基本理论框架，并与高校的阅读推广活动过程相结合，构建出能够适用于一系列、一整套阅读推广活动的应用模式，提出在充分满足读者需求、丰富活动形式、提高活动质量、降低经济成本、提升服务效率等方面，促进高校图书馆阅读推广工作的持续开展。
中图分类号：G258.6文献标识码：A文章编号：1003-1588（2020）03-0059-04
当前，我国高校图书馆的阅读推广活动开展得有声有色，内容丰富多彩，形式灵活多样。在活动深入开展、工作日益推进的过程中，阅读推广的规范性、科学性和整体有机性等问题浮出水面。而要达成阅读推广的规范性、科学性和整体有机性，方法可能有多种，但必须指出的是，引入PDCA是一个有益的尝试，实践中也表明了这种方法的有效性。
1 我国高校图书馆阅读推广中存在的问题
当前，我国高校图书馆的阅读推广中存在一些亟待解决的问题，具体表现在以下几个方面。
1.1 对阅读推广和读者需求缺乏了解
首先，高校图书馆没有深入了解和认知阅读推广活动，没有清晰界定阅读推广的对象[1-2];其次，高校图书馆日常服务多集中在书籍借阅、信息查询、自主学习等方面，没有真正了解学生的阅读兴趣和阅读需求;再次，高校图书馆在缺乏读者阅读需求真实反馈的情况下，即使开展相应的阅读推广活动，其推广效果也很难达到预期目标。由于高校图书馆对阅读推广和读者需求双重了解的缺失，导致阅读活动既无法推广又无法深入。
1.2 高校图书馆馆员的能力与素质不高
高校图书馆馆员的专业能力和综合素质影响阅读推广活动的水平、质量与有效性，因為他们是阅读推广成功与否的决定性因素。作为实施和控制阅读推广活动的主体，馆员需要具备多方面的专业知识背景，必须成为高素质的复合型人才。基于阅读推广活动的需求，高校图书馆馆员尤其需要具备一定的活动策划、组织和实施经验，需要有一定的项目管理意识和能力。然而，我国高校图书馆馆员在开展阅读推广活动时表现出明显的能力和素质不高等问题。
1.3 形式固化，创新不够
当前，我国高校阅读推广形式越来越固化，大多数图书馆都是依托“世界读书日”开展一系列阅读推广活动。这些阅读推广活动大同小异，表现出明显的趋同化，即个性化和创新度不足。网络环境下，在手机越来越普及的情况下，这些习以为常、千篇一律的活动既缺乏竞争力，也难以吸引高校读者的注意，无法让他们积极参与其中。现在的大学生习惯浅阅读和利用新媒介阅读，他们更倾向于网络化、智能化的阅读推广形式[3]。鉴于此，高校图书馆要尝试与新媒体技术相结合，丰富阅读推广活动的形式和内容，使更多的高校师生积极主动地参与到阅读推广活动中。
1.4 没有建立长效的阅读推广机制
高校阅读推广工作要想取得实效，必须健全与完善相关制度，专门制定一个长期有效的阅读推广机制，避免忽冷忽热，起伏不定。但现实情况是，许多高校图书馆在阅读推广活动中没有相应的制度安排，造成阅读推广部门职责不清晰，阅读推广实施主体模糊，实施力度弱化[4]。部分高校的阅读推广活动由于责任主体不明确、部门之间的联系不够密切而流于形式，阅读推广实施及阅读推广实效评估不到位而沦为形象工程。更多的高校图书馆在阅读推广中不注意收集与整理读者的反馈信息，没有相应的理念、模式作支撑，导致阅读推广的质量得不到保证。
1.5 缺乏持续影响力
目前，持续时间短、间隔时间长的问题仍存在于许多高校的阅读推广活动中，每年在“世界读书日”组织开展的阅读推广活动基本上成为很多高校一年一次的活动[5]。许多高校的阅读推广活动的时间跨度太短，有的从预热宣传到活动结束仅仅几天，有的长达一个月，个别能持续3～6个月，只有极个别的才能实现全年化或常年化，导致高校的阅读推广活动缺乏持续影响力。
2 PDCA在高校图书馆阅读推广中的作用
显然，对图书馆的日常服务来说，阅读推广可被看作是一个相对独立的连续性任务或项目。要想把这个任务完成好，把这个项目实施好，借鉴项目管理和全面质量管理就显得很有必要。PDCA作为全面质量管理和项目管理的一个重要工具，将其引入高校图书馆的阅读推广中可以发华的作用。
2.1 让阅读推广服务更加标准化
目前，由于高校图书馆阅读推广缺乏标准化体系的规范，造成职责不明确、服务水平不高、推广效率低等问题。而PDCA理论从计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）和处理（Act）四个方面着手，按照规范的步骤制定阅读推广活动策略，使阅读推广人员有了更为明确的指导，减少了阅读推广活动的盲目性。此外，阅读推广活动在实施过程中出现问题后，阅读推广人员往往不明白问题出在哪个环节，而PDCA的引入可以使阅读推广的各个环节相互衔接，即便出现问题也可通过倒推找准根源，从而有针对性地进行调整[6]。
2.2 不断提升阅读推广活动的质量
“提出方案—发现问题—解决问题—提出方案”是PDCA的核心所在，其优势是可以实现服务质量的螺旋上升。在高校图书馆阅读推广活动中，馆员会碰到不同的问题和困难，阅读推广活动很难做到契合每一个读者的需求，而应用PDCA理论则能够不断地通过调整服务策略应对各种突发情况，从而优化服务手段[7]。通过把PDCA每个阶段有机嵌入高校图书馆的阅读推广过程中，使全面质量管理成为其中一个循环向前的工作环节，其每循环一次，就会对阅读推广的过程或服务质量进行改进，并且还会随着这种循环不断得到提升。
2.3 充分利用图书馆资源
在阅读推广活动中，资源的利用率能够直接反映图书馆阅读推广人员的服务水平以及本次阅读推广活动的成本控制水平，长期以来，我国高校图书馆的阅读推广一直存在资源利用率偏低的问题。而PDCA可以解决图书馆阅读推广活动资源利用率低的问题[8]。引入PDCA理论以后，加强阅读推广的计划性、控制性、衔接性和评估监督化，高校图书馆在实施阅读推广活动时应始终抓住核心问题不放，即把读者需求放在第一位，以提高读者的满意度为指标，引导更多读者参加到活动中来，既能提高读者的参与度，也使阅读推广活动的资源得到充分利用。 2.4 提升图书馆管理效能
引入PDCA理论能打破图书馆部门之间的界限，减少信息传递的流程，加强各部门的交流合作，建立起一种扁平式的组织管理模式，使多项目、跨职能部门同时运作得以实现，必然能够提升图书馆的管理效能。
3 基于PDCA的高校图书馆阅读推广模式构建
3.1 PDCA理论
PDCA循环（PDCA Cycle）的定义最早由美国质量管理专家戴明于20世纪50年代初提出。PDCA这四个英文字母代表Plan、Do、Check、Action;在PDCA循环中，Plan的含义为计划，即确定方针和目标，确定活动计划;Do的含义是执行，即具体地去做，实施计划中的内容;Check的含义是检查，总结执行计划的结果，注意效果，找出问题关键点;Action的含义是处理，对总结检查的结果进行处理，对失败的教训加以总结以免重现，对成功的经验加以肯定和适当推广、标准化，并将未解决的问题放到下一个PDCA循环。PDCA循环不仅是一种质量管理方法，也是一套科学的、合乎逻辑的通用办事程序[9]。PDCA的循环流程如图1所示。
3.2 模式构建
根据PDCA的四个环节，结合高校图书馆的阅读推广活动流程，笔者构建了基于PDCA的高校图书馆阅读推广模式（见图2）。
3.2.1 阅读推广活动规划。首先是阅读推广小组的组建，主要包括四个部分：确定小组负责人、建立组织结构、选择成员以及志愿者的合理安排。小组负责人的确立对于阅读推广的顺利开展有重要作用[10]。负责人要有统筹全局的能力，协调好活动各要素之间、内外部之间、活动与活动之间的关系，使活动能够有条不紊地展开。负责人的职责主要有规划、组织、控制等。规划主要是在活动策划的基础上对工作进行分解，对任务进行分配。小组的组建要有凝聚力和创造力，因此负责人在选择成员时要观察他们的性格、能力和素养，以便与活动的内容相匹配。其次要确立阅读推广活动的性质及策划定位。总体上，阅读推广活动的性质可以确定为免费的辅助阅读。图书馆在活动主题策划上一定要贴近读者，针对读者的个性需求提供个性化阅读指导服务，如将阅读推广活动一条龙化，即确定一本书—深阅读—讨论交流—朗诵比赛—编剧演出—实地行走体验（在书中描述的某个地方）等。活动的方式也各不相同，包括讲座、研讨会、读书会、影视欣赏等，同时要设定一个阅读推广活动要达到的目的，即该活动的意义，如大众教育、信息保障、文化传播等。再次是负责人要对活动进行工作分解及责任的分配。纵览阅读推广活动的整体内容，根据不同层面可将其分解为活动策划、活动宣传、资源的分配、人员的安排、费用的控制、时间的管理等多个方面。图书馆运用PDCA可以把每个环节融入阅读推广过程中。
3.2.2 阅读推广活动的实施和控制。一是控制时间。负责各环节的馆员根据各项活动的时间安排对总体进度进行控制，保证各步骤按既定规划按时完成。在活动实施的过程中，阅读推广小组负责人要对各个环节实施监督控制，每个环节的负责人要及时汇报实时工作，出现偏差时采取合适的调整对策，使阅读推广活动按预定的进度目标及时完成。二是控制成本。控制成本意在提高阅读推广的效益。活动的费用控制主要由各环节负责人实时申请，报阅读推广小组审批，保证以最少的资金实现较好的效果。负责人可以PDCA循环中的Plan环节为规范列出费用明细表，并详细列出各个环节所需费用，列出最高成本控制，从而对阅读推广活动各个步骤所需的费用进行控制。三是目标确定。阅读推广活动的最终目标是实现图书馆资源的有效利用，提升读者的科学文化素质，可以用质量等级来描述。各环节负责人对其所负责的具体内容进行实施和监控时可以划分出质量等级，如一般、良好、优秀等。一般而言，图书馆需要把阅读推广活动的最低质量要求控制在一般以上。四是风险控制。无论开展什么活动，风险总是存在的，图书馆阅读推广活动亦是如此。因此，图书馆要考虑到讲座人满为患、外场遭遇下雨、主讲人临时迟到等突发情况，制订风险管理计划表对活动的风险进行控制，以避免或尽可能减少因风险事件发生而带来的损失，确保活动顺利进行。五是资料整理。目前，我国很多高校图书馆不重视对阅读推广活动资料的收集，或者收集的资料不完整。笔者通过调研发现有些图书馆开展阅读推广活动根本就没有活动策划书，只是把活动的名称、内容、时间、地点等信息传到网上。材料的不完整不利于开展阅读推广绩效评估。
3.2.3 阅读推广活动测评。评估是收尾阶段的一个重要内容，也是目前高校图书馆阅读推广活动经常忽略的一个重要内容，即在阅读推广活动结束后对图书馆所提供的服务和开展活动的质量和效果进行评估，具体包括执行监督、方案修正和活动评估三项内容。其中，执行监督旨在正确理解活动方案内涵，纠正执行思路，加大执行力度等，使执行效果符合预计目标，如经费使用、人员任用、物资调配的合规性监督等。方案修正是指在活动方案执行过程中，要时刻根据阅读推广的实际情况，检验其与实际情况的契合程度，在不违反活动最初的方针、原则以及促进推广目的实现的基础上进行局部方案调整，使活动方案更加切合实际，促进阅读推广活动目标的实现。活动评估主要是小组组长和其他图书馆领导的责任，他们要监督阅读推广活动的开展效果，对活动进行各个阶段的评估，调查活动开展的效果，及时发现问题，督促改正，做好监督。
3.2.4 阅读推广活动优化。在高校阅读推广活动中，充分调动阅读推广主体参与合作，可以利用各方优势资源，明确各方的责任与义务，在统筹协调中调配资源，发挥资源对目标实现的巨大貢献力，从而以最小的资源耗费实现最大的目标。在阅读推广活动中，阅读推广人员、读者和志愿者之间合作的紧密与否、整合资源的程度高低，决定了推广效果和目的的实现与否。高校图书馆要认识到阅读推广不是一个个孤立、单个的活动，而是一个整体有始有终的各个活动相互关联的有机体，在开展阅读推广的实践中要更新阅读推广活动的理念，制订出新颖且规范的阅读推广指南。 4 进一步的思考与建议
4.1 不断优化高校图书馆阅读推广模式
目前，图书馆学界还没有就如何引入PDCA理论科学、客观、有效地构建阅读推广模式进行系统性的研究，也很少有成熟的基于PDCA的阅读推广模式并将其应用到高校图书馆阅读推广活动中的具体案例。其原因归根结底在于缺乏跨学科的理论研究，学者们对如何持续提升阅读推广活动质量的理论建设没有给予足够重视。因此，图书馆必须以提高阅读推广活动质量为宗旨，通过与其他领域中某一成熟理论的结合（如PDCA理论）不断改进阅读推广活动。
4.2 重视资料收集、数据分析和效果评价
当前，有关阅读推广的研究过于强调前期的宣传报道，特别是挖空心思地研究新的活动方式，而对后期的效果评价、评估方面则较少关注。基于PDCA的阅读推广模式有利于高校图书馆做好数据的收集和保存、数据的分类和分析，建立科学有效的效果评价体系，从而为进一步的优化改进提供充分的数据支撑和详实的参考来源。
4.3 建立健全高校图书馆阅读推广的管理和服务质量责任体系
如果说高校图书馆阅读推广活动是一个总PDCA循环，那么其活动过程中各个环节的管理运行则是总循环下的一个个小PDCA循环，各个循环同步进行，从大小各个方面把阅读推广活动各项工作有机地组织起来，使推广活动的组织者、工作人员、志愿者及各部门的相关者的工作有机统一、相辅相成，逐步实现总的发展目标。但是，再完美高效的工作环境也会随着实际情况的变化而出现各种各样的问题，因此，高校图书馆必须建立与之相关的阅读推广工作规范和质量管理体系，按照相关阶段和步骤要求进行任务分解，找到具体的解决办法并加以落实，为此，图书馆需要成立一个能够有效完成计划目标的阅读推广小组，形成一套顺畅的质量信息控制和反馈系统，对阅读推广活动管理和服务质量反馈信息进行综合分析，为构建规划（P）、过程控制（D）、方案修正（C）、质量提升（A）提供决策依据。
5 结语
笔者依据PDCA理论，借鉴质量管理中的经验和方法，提出基于PDCA的阅读推广模式，旨在抛砖引玉，为后续研究提供参考。引入PDCA循环分析框架和成熟的理论内涵，将PDCA循环与高校图书馆阅读推广活动有机结合，构建出基于PDCA的高校图书馆阅读推广新模式，能全方位指导和改善高校图书馆阅读推广活动，具有较强的操作性和持续性。同时，学界同仁应更加重视阅读推广活动的跨领域研究，探索出更加科学、合理、多样而系统的阅读推广模式。
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（编校：崔 萌）
收稿日期：2020-02-18
作者简介：张志爽（1994— ），郑州航空工业管理学院信息管理学院2017级研究生。
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